Slimmer inkopen loont
Vergroot je winst: bespaar tijd en geld
De makkelijkste manier om meer winst te maken met je bedrijf is door je kosten omlaag te brengen, dus door slimmer in te kopen. In dit artikel geven we je een paar strategieën om je inkoopkosten te verlagen, minder tijd aan inkoop te besteden en je positie als klant bij je leverancier te versterken.
Je inkoop is eigenlijk alles waar een factuur tegenover staat, van je paperclips tot je uitzendkrachten. Het zijn alle kosten die je maakt voor je bedrijf, behalve de kosten voor je personeel en bijvoorbeeld rente op een lening. Voor de meeste bedrijven bestaat zo’n 70 procent van hun omzet uit inkoop. Het is dus de moeite waard om hier eens wat langer bij stil te staan.
Want door slimmer in te kopen kun je:
Tijd besparen, voor jou of je medewerkers;
Je administratie makkelijker maken;
Meer inzicht krijgen in waar je geld naartoe gaat;
Een lagere prijs of betere voorwaarden bedingen bij je leverancier
Maak een overzicht
Slim inkopen begint bij het in kaart brengen van je hele inkoop. Ga eens na wat je allemaal koopt, en bij wie allemaal. Vaak bestellen ondernemers 80% van wat ze nodig hebben bij 20% van hun leveranciers. De overige 20% wordt bij 80% van de leveranciers besteld. Vaak zijn dit de artikelen waar je bedrijf niet om draait, maar die je toch nodig hebt zoals je kantoorartikelen, koffie en thee en wc-papier.
Is dit bij jou ook het geval? Dan besteed je relatief veel tijd en moeite aan goederen die niet bepalend zijn voor je winst. Want deze producten moeten allemaal worden besteld, je moet contact onderhouden met de leveranciers, de producten moeten worden opgehaald of aangenomen én de aankoop moet worden verwerkt in de administratie. Dat is tijd van jou of een medewerker, en kost je dus geld.
Volgens Inkoopvandaag kost het verwerken van een factuur ongeveer een tientje tot meer dan 20 euro (standaard). De moeite waard dus om te zorgen voor minder binnenkomende facturen! Veel grotere bedrijven hebben een medewerker of een afdeling die belast is met inkoop, of het wordt erbij gedaan door de office manager of bedrijfsleider. Hoe minder tijd zij kwijt zijn met het inkopen van de kantoorartikelen et cetera, des te meer kunnen zij focussen op de essentiële bedrijfsgoederen.
Tip 1: Cluster je inkopen
Een van de eerste technieken om slimmer in te kopen is dan ook het clusteren van je inkopen: haal meer bij dezelfde leverancier. Kantoorartikelen en dergelijke kun je vaak bij dezelfde (online) groothandel bestellen. Misschien is deze winkel niet voor elk product het allergoedkoopst, maar omdat je in één keer bestelt, de producten samen worden bezorgd en je maar één factuur krijgt, bespaar je zoveel tijd en moeite dat het alsnog minder duur is. Een online platform als bol.com heeft bijvoorbeeld meer dan 15 miljoen artikelen. Vrijwel alles wat je nodig hebt voor kantoor of organisatie kun je hier vinden. Of je nu inkoopt voor een kinderdagverblijf en luiers, speelgoed, schoonmaakproducten en koffiebekers nodig hebt of officemanager bent bij een websitebouwer en de nieuwe laptops en accessoires, maar ook de pingpongtafel, relatiegeschenken en een goede koelkast bestelt, verder zoeken hoeft dan niet.
Een bijkomend voordeel van het clusteren van je inkopen, is dat je een betere onderhandelingspositie krijgt bij je leverancier. Je wordt immers een betere klant voor hem, dus hij zal ook meer moeite voor je willen doen. Misschien kun je korting krijgen bij grote bestellingen, of betere afspraken maken over je betaaltermijn, de aflevering of de specificaties van het product. Misschien kan je leverancier ook bijvoorbeeld een deel van je voorraden beheren of een ander product dat jij nodig hebt voor jou bestellen en tegelijk met je andere producten aan jou leveren. Ook grote, bekende groothandels kunnen afspraken maken met hun zakelijke klanten als die grotere bestellingen doen. Kijk eens wat er mogelijk is.
Tip 2: Kijk kritisch naar je producten
Heb jij veel verschillende leveranciers omdat je allemaal hele specifieke producten inkoopt, die je nergens anders kunt krijgen? Kijk eens kritisch naar je assortiment en de spullen die je gebruikt en verplaats je in je klant. Wat vindt die nou écht belangrijk, waarvoor komt hij bij je? Heb je echt al die specifieke producten nodig, of kun je ook gaan voor meer generieke producten, die je tegelijk met andere benodigdheden kunt inslaan? Ook standaardiseren verbetert je inkoopproces: je gebruikt minder verschillende dingen en koopt meer van hetzelfde, dus sta je sterker bij je leverancier en ben je minder tijd kwijt aan het bestellen en de administratie.
Wees ook kritisch bij het kopen van de producten die je zelf gebruikt: welke functies hebben jij en je medewerkers nou echt nodig? Moet je wel de allernieuwste computers hebben, of is een goedkopere optie ook goed genoeg? Ook bij diensten wordt vaak te veel ingekocht: gebruik jij alle services die bijvoorbeeld je accountant je in je abonnement biedt? Zorg dat je weet waar je recht op hebt en waar je voor betaalt en gebruik dit ook, of onderhandel opnieuw zodat je alleen betaalt voor wat je daadwerkelijk nodig hebt.
Tip 3: Koop online
Je bespaart veel tijd als je je inkopen online kunt doen. De artikelen worden gewoon bij je op kantoor gebracht, je hoeft niets meer zelf op te halen. Ook heb je je bestellingen en facturen meteen digitaal, dus je kunt ze snel in je boekhouding verwerken en hebt altijd overzicht op wat je inkoopt. Online winkelen is tegenwoordig ook snel: iets wat je bij bijvoorbeeld bol.com voor 12.00 bestelt, wordt dezelfde dag bezorgd. Spullen die voor 23.59 zijn besteld, komen een dag later. Als je zo snel nieuwe producten kunt krijgen, hoef je zelf minder voorraden aan te houden. Ook zo bespaar je geld, want je hebt minder ruimte nodig en hoeft minder tijd te besteden aan het beheer.
Online winkels zoals bol.com hebben ook zakelijke accounts, waarmee je meerdere werknemers voor jouw bedrijf kunt laten bestellen. Je bestellingen en facturen worden in één overzicht verzameld en je mag een factuur binnen 30 dagen betalen.
