Wat is voorraadbeheer?
Je goederenstroom onder controle
Om de kosten van de opslag binnen je onderneming zo laag mogelijk te houden, wil je zo min mogelijk goederen in voorraad te houden. Toch moet je altijd voldoende goederen op voorraad hebben. Met voorraadbeheer zorg je voor een goed evenwicht.
Wat is voorraadbeheer?
Voorraadbeheer omvat alles wat te maken heeft met het beheren van goederenstromen binnen je onderneming. Overzicht houden op je voorraad kan op verschillende manieren. Een goed voorbeeld zijn de streepjescodes die supermarkten toepassen: op moment van verkoop weet men precies welk product de deur uit gaat. Aan het eind van de dag wordt er een overzicht gegenereerd van verkochte producten en kan men proactief gaan bestellen bij de leverancier(s). Zo'n uitgebreid systeem is zeker niet altijd nodig.
Bij het inrichten van je voorraadbeheer is het goed om rekening te houden met de volgende punten
1. Breng (en houd) structuur in je voorraad
Een goed begin met voorraadbeheer start met inzicht in wat je in huis hebt. Een overzichtelijke en logische structuur helpt je om grip te houden op je voorraad – niet alleen voor jezelf, maar ook voor je personeel.
2. Stel prioriteiten
Het is verstandig om te bepalen welke producten te allen tijde op voorraad moeten zijn, en welke producten een wat mindere prioriteit hebben. Op basis van je eigen inschatting kun je bepalen voor welke producten er bijvoorbeeld een veiligheidsvoorraad moet worden aangehouden.
3. Kies een voorraadbeheermethode die bij je past
Een voorraadbeheermethode kan je helpen om je voorraadbeheer efficiënt te houden. Zorg dat het voor iedereen binnen je onderneming duidelijk is welke methode je toepast. Veelgebruikte methoden zijn Just in Time, FIFO en LIFO.
4. Zorg voor snelle, betrouwbare toeleveranciers
Bij het op peil houden van je voorraden is het belangrijk dat je kunt vertrouwen op je toeleveranciers. Wees kritisch bij het vinden van toeleverancier en houdt ze aan de gemaakte afspraken.
5. Draag zorg voor de administratie
Om de inkoop goed af te stemmen op de verkoop, is het van belang dat je precies weet hoeveel producten er binnen je onderneming rondgaan. Zorg er dus voor dat je de administratie op orde hebt, zodat je nooit teveel of te weinig bestelt. Weeg tenslotte goed af of de inzet van ICT (denk aan het voorbeeld van de streepjescodes) toegevoegde waarde heeft binnen je onderneming. Een Warehouse Management System (WMS) zoals die bij supermarkten wordt toegepast kan veel voordelen opleveren voor de administratie van je voorraad.
6. Maak geregeld de balans op
Houdt geregeld in de gaten of de voorraad overeen komt met wat er volgens de administratie aanwezig moet zijn. Hoe regelmatig je dit doet is afhankelijk van het type bedrijf dat je runt. Vergis je niet in de inspanning die vereist is voor dit zogenaamde balansen. Het vergt grote nauwkeurigheid om de aanwezig voorraad goed in kaart te brengen. Het precies waarderen van je voorraad ben je voor de belastingdienst overigens niet verplicht. Er wordt alleen verwacht dat je een goede schatting maakt van de waarde van je voorraad.
RFID gebruiken bij voorraadbeheer
Al jaren wordt er voor het elektronisch uitwisselen van data in de logistiek gebruik gemaakt van Electronic Data Interchange (EDI). Binnen deze techniek zijn er een aantal standaarden die worden gehanteerd. De Extensible Markup Language (XML) en RFID (radio frequency identification) zijn hier goede voorbeelden van.
Deze techniek, die wordt gezien als de toekomstige vervanger van de streepjescode, maakt het mogelijk om op afstand via radiogolven informatie op te slaan en uit te lezen van een RFID-tag. Voor voorraadbeheer is deze techniek interessant omdat dit het mogelijk maakt om, zonder elk product fysiek te scannen, te weten waar het product zich bevindt. Op deze manier kan je nog preciezer timen wanneer leveringen aankomen. Bovendien heeft het nog het bijkomende voordeel dat gestolen goederen makkelijker teruggevonden kunnen worden; de chip is van miniscule omvang en voor het menselijk oog te verbergen.
De kosten van een individuele RFID-tag zijn nog te hoog (rond de 20 eurocent) om duizenden tags te gebruiken in de bedrijfsvoering, maar dit zal met de technologische ontwikkelingen snel veranderen. In de logistiek en in het voorraadbeheer heeft RFID dus zeker de toekomst.
Wat zijn de voordelen van een goed voorraadbeheer?
je bestelt zelden teveel goederen
door het stellen van de juiste prioriteiten zijn de belangrijkste goederen altijd op voorraad
een completer aanbod op voorraad betekent minder ontevreden klanten
je maakt minder voorraadkosten
Wat kan een doorlichting van je voorraadbeheer opleveren?
Om te peilen of je de voorraad binnen je bedrijf op een goede manier beheert, kan het verstandig zijn om een externe partij eens te laten kijken naar je bedrijfsprocessen. Een objectieve blik op je voorraadbeheer kan uitmonden in een waardevol advies waardoor je het voorraadbeheer beter kan regelen en er voor je bedrijf meer uit kan halen.
