Allianz Trade klantencheck

Heb je weleens gehoord van de boekhoudterm ‘dubieuze debiteuren’? Wat zijn dubieuze debiteuren? In dit artikel lees je alles over deze dit onderwerp en hoe je er rekening mee kunt houden in je boekhouding

Dubieuze debiteuren betekenis

Dubieuze debiteuren zijn debiteuren van wie het twijfelachtig (dubieus) is of ze ooit zullen betalen. Bijvoorbeeld omdat een bedrijf in financiële problemen zit. Op het moment dat je vaststelt dat een betaling onwaarschijnlijk is, boek je die in je administratie over van ‘debiteuren’ naar ‘dubieuze debiteuren’. In de praktijk blijkt dat dubieuze debiteuren vrijwel nooit betalen. Daarom wordt er bij dubieuze debiteuren ook wel gesproken over oninbare facturen.

Hoe ga je om met dubieuze debiteuren?

Je kunt op verschillende manieren omgaan met dubieuze debiteuren. Voordat je een factuur als dubieuze debiteur bestempelt, is het belangrijk om de situatie en de oorzaak van de wanbetaling te beoordelen. Is er sprake van financiële problemen bij je klant? Bestaan er geschillen over de goederen of diensten die je hebt geleverd? Pas als de situatie helder is, bepaal je de juiste aanpak.

Tijdlijn verschilt per sector

Hanteer ook een redelijke tijdlijn voordat je overgaat tot afboeken. Per sector en specifieke omstandigheden kan deze termijn sterk verschillen, maar over het algemeen wordt een periode van 90 dagen als redelijk beschouwd.

Werk je met veel verschillende klanten en opdrachtgevers en wil je de omzetderving als gevolg van dubieuze debiteuren een stapje voor zijn? Dan kun je een speciale voorziening inrichten in je boekhouding. Of je boekt standaard een klein percentage van je facturen af.

Voorziening dubieuze debiteuren

Je kunt in je boekhouding dus een voorziening dubieuze debiteuren inrichten. Met deze voorziening dubieuze debiteuren kun je de vordering in mindering gaan brengen op je winst. Hiermee beperk je de schade door oninbare facturen. Hoe pak je het aan?

Op het moment dat duidelijk is dat de factuur niet betaald gaat worden, neem je een voorziening op in het grootboek. Je maakt een ‘Dotatie voorziening dubieuze debiteuren’ met de waarde van de oninbare factuur aan de Voorziening dubieuze debiteuren. Je boekt dit bedrag zonder btw (zie hieronder meer over de btw).

Standaard afboeken

In de praktijk blijkt dat zo’n 3% van de facturen niet betaald wordt. Je kunt dus 3% van je facturen afboeken en dat apart houden voor eventuele dubieuze debiteuren. Mocht het gunstiger of minder gunstig uitvallen, dan kun je dat boeken als winst of verlies. In dit geval richt je een soort spaarpotje in voor onbetaalde facturen, want je anticipeert op het feit dat je bepaalde inkomsten misloopt. En dat biedt ook andere voordelen: door je erop voor te bereiden, minimaliseer je de impact op je werkkapitaal.

Dubieuze debiteuren afboeken

Via de voorziening dubieuze debiteuren kun je oninbare facturen afboeken. Je kunt dat ook stapsgewijs doen, afhankelijk van hoelang de factuur open staat. Bijvoorbeeld met een afboekpercentage van:

• 25% bij 2-3 maanden

• 50% bij 3-6 maanden

• 75% bij 6-9 maanden

• 100% bij meer dan 9 maanden

Op die manier kun je dubieuze debiteuren afboeken. Je boekhouder of accountant kan je adviseren wat de beste manier is voor jouw onderneming. Zo’n financieel adviseur kan ook goed inschatten wat het afboeken van een factuur voor financiële impact heeft op je winst- en verliesrekening.

Voorbeeld

Een bouwbedrijf doet de verbouwing van een bedrijfspand van onderneming A. Deze verbouwing kost € 50.000. Onderneming A heeft financiële problemen en geeft aan de factuur nog niet te kunnen betalen zolang ze niet genoegcashflow hebben. Het heeft geen zin om de factuur via een incassobureau te innen, want daarmee zou Onderneming A failliet gaan en kan het bouwbedrijf sowieso naar het geld fluiten. In overleg gaan het bouwbedrijf en onderneming A akkoord met een uitstel van betaling van éen jaar.

Als je geen kredietverzekering hebt afgesloten, bijvoorbeeld bij kredietverzekeraar Allianz Trade, is de kans groot dat deze openstaande factuur onbetaald blijft. Vandaar dat deze schuld niet wordt ingeboekt onder debiteuren, maar onder dubieuze debiteuren.

Met meetinstrument Days Sales Outstanding dubieuze facturen beoordelen

Voor goed debiteurenbeheer en om te bepalen of je een factuur wel of niet afboekt onder dubieuze debiteuren, kun je een handig meetinstrument gebruiken: Days Sales Outstanding (DSO). Dit is een ratio die het gemiddeld aantal dagen dat je wacht op de betaling van een factuur. De meter van de DSO gaat lopen zodra je de factuur naar je debiteur verzendt en stopt wanneer je betaling ontvangt.

Lage of hoge DSO

Door de DSO-formule toe te passen, zie je in één oogopslag hoe lang het gemiddeld duurt - vaak per maand - voordat je facturen worden betaald. Ligt dit gemiddelde onder de 30 dagen? Dan heb je een relatief lage DSO. Ligt je DSO hoger dan 45 dagen? Dan zit jouw geld langer vast in facturen. Dit kan leiden tot cashflow problemen. Wat de DSO ook is, je kunt de uitkomst gebruiken om facturen al dan niet als dubieus af te boeken.

Werk je met een hoge DSO, maar komen je klanten of opdrachtgevers nagenoeg altijd over de brug? Dan kun je besluiten om de eerder genoemde afboekpercentage uit te stellen. Andersom geldt dat je bij een lage DSO juist sneller kunt besluiten om dubieuze facturen af te boeken.

Btw dubieuze debiteuren terugvragen

Normaal gesproken (als je btw moet berekenen over je facturen en btw-aangifte doet) draag je de btw over je facturen af aan de Belastingdienst. In het geval van dubieuze debiteuren mag je de btw terugvragen als de factuur oninbaar is.

Dubieuze facturen voorkomen

Je kunt veel doen om dubieuze debiteuren te voorkomen. Twee belangrijke punten om in gedachten te houden:

Check de kredietwaardigheid 

Om te beginnen is het verstandig om van tevoren te kijken hoe kredietwaardig een toekomstige klant is. Veel gegevens over de financiële situatie van een bedrijf kun je opvragen bij de KVK, zoals de jaarrekening. Maar je kunt ook van tevoren de kredietratings opvragen van een potentiële klant. 

Goed debiteurenbeheer

Daarnaast is het belangrijk om je debiteurenbeheer goed op orde te hebben. Is de betalingstermijn van een nota verstreken? Bel even met de klant en vraag hoe het zit. Stuur vervolgens een herinneringsnota en verwijs naar het telefoontje. Gebeurt er niks dan stuur je een aanmaning en later nog eens een tweede aanmaning. Om vervolgens de factuur uit handen tegen aan een incassobureau. Hopelijk is dat afdoende om alsnog (een deel van) je geld te zien

Mogelijk gemaakt door onze kennispartner:

Bescherming tegen jouw betaalrisico’s met een kredietverzekering.

Lees hier meer artikelen in samenwerking met Allianz Trade.

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.