Welke afspraken moet ik met mijn werknemers maken over het volgen van cursussen?

Je wilt dat je werknemer een opleiding of cursus gaat volgen. Of misschien heeft een werknemer hier zelf om gevraagd. Dat is goed voor de ontwikkeling van je mensen en van je bedrijf, maar wat voor afspraken maak je over de betaling van de studiekosten?

Hoeveel moet ik (mee-)betalen?

Is het in het belang van jouw onderneming dat een werknemer een cursus, opleiding of training volgt? Dan is het redelijk dat je als werkgever de volledige kosten daarvoor betaalt. Als de werknemer zelf met het initiatief komt, of als de studie slechts gedeeltelijk in het belang is van het bedrijf, dan kun je ervoor kiezen alleen een deel te betalen.

Studiekosten terugbetalen na ontslag?

Een grote angst van ondernemers is dat je werknemer kort na een dure cursus of opleiding ontslag neemt en met de kennis die hij op jouw kosten heeft opgedaan aan de slag gaat een andere werkgever.

De praktijk wijst uit dat werknemers dit niet vaak doen, maar je kunt maar beter het zekere voor het onzekere nemen. Er bestaat geen wettelijke bepaling over het terugbetalen van studiekosten. Daarom kan er discussie ontstaan tussen werkgever en werknemer over het terugbetalen van deze kosten. Daarbij zal de werknemer in veel gevallen niet eens weten wat de precieze kosten zijn, bijvoorbeeld bij verplichte cursussen.

Een studiekostenregeling opstellen

Maak voor aanvang van de cursus of opleiding goede afspraken. Leg in een schriftelijke studiekostenregeling vast wat er gebeurt met de opleidingskosten als de werknemer ontslag neemt. Je kunt bijvoorbeeld overeenkomen dat de werknemer studiekosten terug moet betalen als hij of zij binnen twee jaar na het volgen van een opleiding de organisatie verlaat. Vaak wordt daarbij een zogenaamde ‘glijdende schaal’ opgenomen. Dit houdt in dat hoe langer de werknemer in dienst blijft, hoe minder studiekosten hij hoeft terug te betalen in geval van ontslag. Je kunt afspraken met een individuele medewerker ook vastleggen in een studieovereenkomst. 

Wat moet ik allemaal vastleggen?

Het is verstandig om in een algemene studiekostenregeling een aantal basisregels vast te leggen. Hierin neem je op wanneer een studie volledig of gedeeltelijk wordt vergoed, hoeveel studieverlof je werknemer krijgt en welke terugbetalingsregeling er geldt bij sontslag.

Daarnaast leg je per werknemer en per opleiding of cursus de specifieke afspraken vast. In dit document kun je bijvoorbeeld ook concrete bedragen opnemen. Ook kun je afspreken dat een werknemer een deel van de kosten moet betalen als hij niet slaagt voor een opleiding.

Uit de rechtspraak blijkt dat rechters er veel belang aan hechten dat werknemers weten waar ze aan beginnen. Om verrassingen voor zowel jou als je werknemer te voorkomen, leg je dus vooraf zoveel mogelijk vast.

Om ook nog bij stil te staan

Het is goed om ook na te denken over het natraject van een cursus. Wat doen de medewerkers met de opgedane kennis na de scholing? Delen ze het geleerde met collega’s, bijvoorbeeld in een korte kennissessie, of mag je verbeteringen verwachten in hun eigen werk?

Door het volgen van een cursus heeft de werknemer een hoger kennisniveau gekregen. Hoort daar ook meteen een hoger salaris bij? Of is het volgen van de cursus al een beloning op zich? Wat redelijk is zal per geval verschillen. Maak er in ieder geval duidelijke afspraken over.