Werknemer komt niet opdagen? Dit kun je doen
Redenen en mogelijke vervolgstappen
Wat kun je doen als je werknemer niet op z'n werk verschijnt? Wat zijn mogelijke redenen dat hij niet komt opdagen? En hoe zit het met de regels? Zo pak je het aan.
De redenen waarom een werknemer niet naar het werk komt, kunnen natuurlijk heel divers zijn. Normaal gesproken zal je werknemer contact met je opnemen om te vertellen waarom hij er die dag niet is. Maar de praktijk is weerbarstiger: misschien hoor je helemaal niks van je werknemer. Dan zit er niks anders op dan zelf in actie te komen.
Werknemer komt niet opdagen: redenen
De eerste vraag die je zal stellen is: wat is de reden dat een werknemer niet komt opdagen? Het antwoord op die vraag bepaalt namelijk wat de vervolgstappen zijn. Dit zijn een paar veelvoorkomende redenen waarom een werknemer niet op het werk komt:
Ziekte. In de meeste gevallen zal het om ziekte gaan. En iemand die ziek is, kan vergeten om dit door te geven. Of zich zo ziek voelen dat dit lastig is.
Noodsituatie. Kan het zijn dat je werknemer met spoed iemand moet helpen? Bijvoorbeeld een van de kinderen die naar het ziekenhuis moet? Of misschien is er een sterfgeval in de familie.
Thuiswerk. Als het goed is, weet je wanneer je werknemers op kantoor of thuis werken. Maar misschien heeft je werknemer besloten om toch maar thuis te werken zonder jou in te seinen?
Vakantie. Kan het zijn dat je werknemer een (mini)vakantie houdt? Een dagje naar het strand of een lang weekend wandelen in de bossen. Natuurlijk hoor je daarvan op de hoogte te zijn, maar ach, miscommunicatie is menselijk.
Onvoorziene omstandigheden. Zit je werknemer vast in een file? Heeft het veel gesneeuwd? Heeft de trein vertraging? Of misschien is hij of zij compleet door de wekker heen geslapen. Het zijn van die dingen: het kan je overkomen.
Werkweigering. Hopelijk gebeurt het niet vaak, maar het kan gebeuren: je werknemer weigert op het werk te komen, bijvoorbeeld vanwege een arbeidsconflict. Het kan ook zijn dat hij op vakantie is gegaan terwijl zijn verlofaanvraag geweigerd was.
Is er sprake van verlof?
De Nederlandse wet biedt je werknemers heel wat mogelijkheden als het gaat om verlof. Een paar soorten verlof zijn:
Zorgverlof (lang- en kortdurend)
Je werknemer mag dit soort verlof aanvragen als de situatie zich voordoet. Natuurlijk moet hij dan wel aan de voorwaarden voldoen. Hij moet je bijvoorbeeld op de hoogte brengen (en houden).
Plan de campagne: werknemer komt niet opdagen
Maar hoe zit het als je werknemer niet komt opdagen terwijl hij geen verlof heeft opgenomen en er geen recht op heeft? En hoe voorkom je onduidelijkheid als het over dit onderwerp gaat? Hier een plan de campagne:
1. Deel het verzuimbeleid
Elk bedrijf moet een beleid hebben voor verzuim, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek. Daarin moeten dingen staan als:
Wat moeten je werknemers doen als ze niet kunnen komen werken?
Aan wie moeten ze het melden?
En hoe moeten je werknemers verzuim melden?
Hier mag geen onduidelijkheid over bestaan. Anders kan het makkelijk zijn dat je werknemer zich ziek gemeld heeft, maar niet bij de juiste persoon.
Daarnaast moet het verzuimprotocol ook duidelijkheid geven over de consequenties van niet komen opdagen zonder geldige reden. Bijvoorbeeld: een straf in de vorm van vakantie-urenreductie.
2. Kom in actie en communiceer
Neemt je werknemer geen contact met je op? Neem dan het initiatief en zorg ervoor dat jij of iemand anders contact opneemt. Herinner de persoon er wel aan dat van hem verwacht wordt dat hij over verzuim communiceert. Is de persoon onbereikbaar? Dan kun je als laatste redmiddel een aangetekende brief versturen.
3. Leg dingen vast
Leg dingen vanaf het begin (schriftelijk) vast. Bijvoorbeeld: een werknemer komt niet opdagen en is niet bereikbaar. Noteer wat je hebt gedaan om hem te bereiken, hoe vaak iets gebeurt etc. Je weet namelijk niet wat er nog allemaal gaat komen. Je kunt het personeelsdossier gebruiken om een verslag hiervan op te bouwen. Dit is handig voor later: stel dat er ooit een arbeidsconflict ontstaat, dan kun je de feiten presenteren zoals ze waren.
4. Toon interesse
Wees geen kille bestuurder, maar een betrokken baas. Toon interesse in je werknemer, zodat hij voelt dat hij gewenst is op de werkvloer. Je kunt op die manier ook beter inschatten wanneer je extra hulp moet inschakelen. Persoonlijke aandacht kan zijn als een beetje water op een verdroogd plantje. Hopelijk bloeit je werknemer weer helemaal op.
5. Maatregelen nemen
Je werknemer komt nog steeds niet opdagen. Hij weigert gewoon te komen werken. Wat kun je dan doen? Natuurlijk moet je om te beginnen goed checken wat je rechten en plichten zijn. Begin dus niet zomaar allerlei sancties door te voeren. Ga te rade bij een juridisch specialist zodat je zeker weet wat je kunt doen. Dit zijn een paar opties (afhankelijk van de situatie):
Loonverrekening. Heeft je werknemer geen geldige reden voor verlof? Dan hoef je hem in principe niet uit te betalen. Als het goed is staat dit in je beleid. Je mag de uren verrekenen met zijn loon. Maar laat dit niet als een verrassing komen: vertel het aan je werknemer en ga eerlijk in gesprek. Natuurlijk zul je dit niet doen als iemand een keer te laat is (bijvoorbeeld door een file).
Boete. Je kunt een boete geven als er sprake is van verkeerd gedrag. Als het goed is heb je in de arbeidsovereenkomst hierover dingen vastgelegd: wat verkeerd gedrag is en welke boetes hierop staan.
Schorsing. Als dingen echt de spuigaten uitlopen, kun je iemand op non-actief stellen. Maar let op: doe dit niet zomaar. Bij een schorsing moet je het loon namelijk wel gewoon doorbetalen.
Niet komen opdagen en ontslag op staande voet?
Een werknemer ontslaan doe je niet zomaar. Er zijn in Nederland strenge ontslagregels. Je kunt iemand alleen ontslaan voor een specifieke reden. Bijvoorbeeld:
Disfunctioneren
Arbeidsconflict
Bedrijfseconomische redenen
Langdurige ziekte
Op staande voet (met geldige reden)
Lees hier meer over een werknemer ontslaan
Disfunctioneren
Een werknemer die niet komt opdagen zomaar ontslaan is dus geen optie. Je zult moeten kunnen hard maken dat je werknemer bijvoorbeeld ontslaat wegens disfunctioneren. Dit maakt het bijhouden van een personeelsdossier ook zo belangrijk. Daarin staan alle feiten en het bewijsmateriaal.
Je moet kunnen laten zien dat je hebt geprobeerd om de werknemer te helpen om zijn gedrag te veranderen. Als het goed is heb je daarvan gespreksverslagen in het dossier. Start je een ontslagprocedure? Ga dan ook na of je basis sterk genoeg is.
Op staande voet
Je ontslaat iemand alleen op staande voet als iemand ernstig verwijtbaar gedrag verweten kan worden. Dan gaat het om dingen als:
Diefstal
Misleiding
Bedreiging
Grove beledigingen
Dus het feit dat iemand niet komt opdagen, zal geen reden zijn voor ontslag op staande voet. Maar het kan natuurlijk wel zijn dat er een reden bij komt waardoor iemand ernstig verwijtbaar is.
Tijdens proeftijd
Zit iemand in zijn proeftijd en komt hij regelmatig te laat of niet opdagen? Dan kan dat een reden zijn om de proeftijd op te zeggen. Een keer te laat komen kan een toevalstreffer zijn, maar soms zijn er meerdere indicaties dat je beter een andere werknemer kunt aannemen.
Niet opdagen door ziekte
In veel gevallen is ziekte de reden dat een werknemer niet op het werk komt opdagen. Een zieke werknemer krijgt gewoon loon doorbetaald. Natuurlijk moet de werknemer zich dan wel aan de bedrijfsregels over ziekte houden. Is iemand korter dan 4 weken ziek? Dan is ziek melden bij de bedrijfsarts meestal voldoende.
Bij een langere ziekteperiode zal hij zich moeten melden bij het UWV. Je werknemer krijgt vervolgens 2 jaar doorbetaald: minstens 70% van zijn laatstverdiende loon (het kan zijn dat de cao daar iets anders over zegt).
Ontslag bij langdurige ziekte
Pas na twee jaar die periode van 2 jaar mag de werkgever ontslag aanvragen bij het UWV. Maar ook dan geldt dat je dit niet ‘even’ doet. Je moet zorgen voor een goede onderbouwing van de aanvraag. Bij tijdelijke contracten ligt dit wat makkelijker: je kunt ervoor kiezen om het contract niet te verlengen.
