Vakantiedagen uitbetalen, meenemen, opbouwen en aanvragen
De regels rondom vakantiedagen van personeel
Iedere werknemer heeft recht op vakantie. Hoeveel wettelijke vakantiedagen moet je geven? Hoe werkt de opbouw en aanvraag van vakantie? En mag je werknemer vakantiedagen meenemen naar volgend jaar? Dit zijn de regels rondom vakantiedagen van personeel.
Wettelijke vakantiedagen, hoe werkt het?
Een werknemer heeft elk jaar recht op minimaal vier keer het aantal dagen dat hij of zij per week werkt. Dat zijn de wettelijke vakantiedagen. Als je werknemer vijf dagen per week werkt, krijgt hij dus twintig wettelijke vakantiedagen per jaar.
Verschil met bovenwettelijke vakantiedagen
Vaak is in de cao een hoger aantal vakantiedagen afgesproken. Die extra vakantiedagen noem je bovenwettelijke vakantiedagen. Je kunt als werkgever ook zelf meer vakantiedagen geven dan wettelijk verplicht is. Het aantal bovenwettelijke vakantiedagen leg je vast in de arbeidsovereenkomst van je medewerker.
Tip: Hoeveel vakantiedagen geef jij? Lees meer over bovenwettelijke vakantiedagen.
Berekening vakantiedagen
De berekening van vakantiedagen is eenvoudig. Kijk hoeveel dagen iemand per week werkt en vermenigvuldig dat met vier. Dan weet je het aantal wettelijke vakantiedagen per jaar. Dit is de berekening voor fulltime- en parttime-medewerkers:
Als je werknemer fulltime werkt (5 dagen per week), heeft hij recht op 20 wettelijke vakantiedagen per jaar.
Als je werknemer parttime werkt, bijvoorbeeld 3 dagen in de week, dan heeft hij 12 wettelijke vakantiedagen per jaar.
Tel daar nog eventuele bovenwettelijke vakantiedagen bij op. Hoeveel dat er zijn, hangt volledig af van de afspraken over vakantiedagen in de cao, het bedrijfsreglement of de arbeidsovereenkomst. Bijvoorbeeld 4 extra vakantiedagen per jaar voor alle werknemers. Of 1 keer het aantal dagen dat iemand per week werkt.
Tip: Je kunt de berekening ook in uren uitvoeren. Lees meer over de berekening van vakantie-uren in het artikel over Wettelijke verlofdagen voor je personeel.
Vakantiedagen opbouwen
Wanneer beginnen medewerkers met het opbouwen van vakantiedagen? De opbouw van vakantiedagen start op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin iemand in dienst is gekomen. Dus als je medewerker start op 15 juni, dan begint de opbouw van verlof op 1 juli. De opbouw loopt over een periode van twaalf maanden. Je werknemer heeft na een jaar dus zijn volledige aantal vakantiedagen opgebouwd.
Wanneer krijg je nieuwe vakantiedagen?
Die vraag hebben veel werknemers. Elk jaar komen er in ieder geval weer nieuwe vakantiedagen bij. Ook in het eerste jaar mag je werknemer al vakantiedagen opnemen. De vakantiedagen worden dan naar evenredigheid berekend. Je werknemer is dus continu bezig met het opbouwen van vakantiedagen en kan op elk moment opgebouwde vakantiedagen opnemen.
Tip: Leg de regels over vakantiedagen en -uren vast in een personeelshandboek of in de arbeidscontracten van je werknemers.
Vakantiedagen opbouwen in verschillende situaties
Er zijn veel vragen over de opbouw van vakantiedagen. Hoe werkt dat bijvoorbeeld als een werknemer ziek is of met verlof gaat, bouwt hij dan vakantiedagen op? Een overzicht:
Tijdens ziekte: Ja, een zieke werknemer bouwt in ieder geval wettelijke vakantiedagen op. Of dit ook zo is met bovenwettelijke vakantiedagen, hangt af van de afspraken in de cao of het arbeidscontract.
Tijdens zwangerschap: Ja, als je werknemer zwangerschapsverlof en bevallingsverlof heeft opgenomen, loopt de opbouw van wettelijke vakantiedagen tijdens die periode door.
Tijdens onbetaald verlof: Bij sommige vormen van onbetaald verlof wel, bij andere niet. Tijdens langdurend zorgverlof en aanvullend geboorteverlof bouwt je werknemer wel gewoon vakantiedagen op. Tijdens onbetaald ouderschapsverlof en bijzonder verlof niet.
Ziek tijdens vakantie
Als een werknemer tijdens zijn vakantie ziek wordt, dan moeten de vakantiedagen waarop hij ziek is omgezet worden in ziektedagen. De vakantiedagen kunnen dan op een later moment opnieuw opgenomen worden. Je werknemer moet zich wel officieel ziek melden en zich aan de controlevoorschriften houden.
Vakantiedagen aanvragen en afwijzen
Je werknemer moet zijn vakantie eerst aanvragen. Vaak is er in een (collectieve) arbeidsovereenkomst vastgelegd hoe dit in zijn werk gaat. Maak duidelijk bij wie en op welke manier je werknemer vakantie moet aanvragen: schriftelijk, per e-mail of via een app. Bepaal ook hoe ver van tevoren de vakantie-aanvraag ingediend moet worden. Bijvoorbeeld minimaal vier weken voor aanvang van de aangevraagde periode.
Vakantie-aanvraag afwijzen, mag dat?
In principe moet je de vakantie-aanvraag goedkeuren. Je werknemer heeft namelijk recht op zijn vakantiedagen. Maar als het je bedrijfsvoering ernstig in de problemen brengt, bijvoorbeeld omdat meerdere werknemers met een cruciale functie tegelijk op vakantie willen, mag je een vakantieverzoek afwijzen.
Na de aanvraag heb je twee weken de tijd om schriftelijk bezwaar te maken. Je moet een gewichtige reden hebben om het bezwaar te kunnen laten slagen. Probeer dit altijd in goed overleg te doen met je werknemer en zoek samen naar een oplossing. Dat werkt vaak het beste.
Tip: Voorkom dat er problemen ontstaan in de vakantie. Maak een goede vakantieplanning.
Vakantiedagen meenemen?
Mag een werknemer zijn vakantiedagen meenemen naar volgend jaar? Ja, een werknemer kan vakantiedagen meenemen naar een volgend kalenderjaar. Maar niet onbeperkt. Voor vakantiedagen geldt de volgende houdbaarheid:
Voor wettelijke vakantiedagen is de houdbaarheid 6 maanden.
Voor bovenwettelijke vakantiedagen is de houdbaarheid 5 jaar.
Als een werknemer buiten zijn eigen schuld vrije dagen niet kan opnemen, bijvoorbeeld als het extreem druk is, dan kunnen die vakantiedagen langer meegenomen worden.
Lees ook: Moet je verplicht vrij geven op Goede Vrijdag?
Vakantiedagen uitbetalen, mag dat?
Wettelijke vakantiedagen mag je niet uitbetalen aan je werknemer, tenzij hij uit dienst gaat. Heeft een werknemer nog vakantiedagen over als hij vertrekt, dan moet je ze uitbetalen bij de eindafrekening.
Bovenwettelijke vakantiedagen mag je ook tijdens het dienstverband uitbetalen. Maar dit mag alleen als je werknemer hierom vraagt en je het daarmee eens bent. Je mag niet zonder overleg besluiten om de bovenwettelijke vakantiedagen uit te betalen. En je werknemer kan dat ook niet eisen.
Tip: Lees meer over de uitbetaling van vakantie-uren.
Veelgestelde vragen
Wat zegt de wet over vakantiedagen?
Volgens de wet heeft iedere werknemer recht op vakantiedagen. Per jaar is dat vier keer het aantal dagen dat hij wekelijks werkt. De wettelijke regels over vakantiedagen staan in het Burgerlijk Wetboek Boek 7, afdeling 3.
Waar vind je de regels over bovenwettelijke vakantiedagen?
Als je bedrijf een cao heeft, staan daar regels in over extra vakantiedagen. Als er geen cao van toepassing is, kun je zelf afspraken maken met je werknemer. De regels over vakantie leg je vast in een personeelshandboek, bedrijfsreglement of in iedere arbeidsovereenkomst.
Mag je de aanvraag van vakantiedagen afwijzen?
Een vakantie-aanvraag mag je in principe niet afwijzen, tenzij er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn. Dit moet je kunnen aantonen. Probeer altijd in goed overleg met je werknemer naar een oplossing te zoeken. Zorg er in ieder geval voor dat hij zijn vakantiedagen op een ander moment kan opnemen.
Wanneer mag je wettelijke vakantiedagen uitbetalen?
Alleen als je werknemer uit dienst gaat moet je de overgebleven wettelijke vakantiedagen uitbetalen. In andere gevallen mogen wettelijke vakantiedagen niet worden uitbetaald. Bovenwettelijke vakantiedagen mag je wel tussentijds uitbetalen, als je werknemer daarom vraagt. Maar je bent niet verplicht dit te doen.
Mag een zieke werknemer vakantie aanvragen?
Ja, een zieke werknemer mag in sommige gevallen vakantie aanvragen. Bijvoorbeeld als iemand herstelt van een langdurige ziekte. Hij moet daarvoor toestemming krijgen van jou en de Arbodienst waarmee je samenwerkt. De vakantie mag het herstel en de re-integratie van de werknemer niet in de weg staan. Een arbo-arts kan beoordelen of de reis en het verblijf niet schadelijk zijn voor de gezondheid van je werknemer. Na goedkeuring gelden de opgenomen dagen als vakantiedagen.
