Hoe maak je afspraken over aanwezigheid op kantoor?

Je wilt duidelijke afspraken maken over de aanwezigheid op kantoor. Slim, want een goede kantooraanwezigheidsbeleid helpt je niet alleen om de productiviteit te verhogen, maar ook om de samenwerking te verbeteren en je bedrijfscultuur te versterken. In dit artikel bespreken we hoe je effectieve afspraken maken over aanwezigheid op kantoor en thuis of op locatie werken, waarom dit belangrijk is voor je bedrijf en vind je praktische stappen om beleid op te stellen dat past bij jouw bedrijf.

Waarom is aanwezigheid op kantoor belangrijk?

Thuiswerken of hybride werken lijkt tegenwoordig wel de norm. Maar toch biedt aanwezigheid op kantoor nog steeds veel voordelen. Wanneer medewerkers op kantoor werken is direct en laagdrempelig communiceren veel makkelijker, waardoor ze sneller beslissingen nemen en misverstanden voorkomen. Ook verhoogt een kantooromgeving de productiviteit en de creativiteit, omdat je verschillende mensen met verschillende ideeën, invalshoeken en expertises samenbrengt. Als laatste zorgt fysieke aanwezigheid op kantoor voor een hechter team en meer betrokkenheid, omdat collega’s elkaar makkelijker en beter leren kennen. 

Strikt of flexibel kantooraanwezigheidsbeleid?

Om goede afspraken te maken, moet je eerst weten wat je kantooraanwezigheidsbeleid is. Ga je voor een strikt aanwezigheidsbeleid waarbij medewerkers op specifieke dagen en tijden op kantoor zijn of kies je voor een flexibel aanwezigheidsbeleid waarbij medewerkers hun eigen kantoortijden en -dagen mogen kiezen? 

Strikt aanwezigheidsbeleid kantoor

Voorbeeld: Alle medewerkers zijn van maandag tot en met vrijdag van 9 tot 5 op kantoor. 

Kenmerken: Voorspelbaar, vaste routine, makkelijk te beheren, iedereen is tegelijk beschikbaar voor vergaderingen en samenwerkingen, weinig ruimte voor persoonlijke omstandigheden en voorkeuren, kan leiden tot lagere werktevredenheid

Flexibel kantooraanwezigheidsbeleid

Voorbeeld: medewerkers mogen twee dagen per week thuiswerken en bepalen hun eigen werktijden, mits ze bereikbaar zijn voor vergaderingen en hun deadlines halen.

Kenmerken: moeilijker coördineren, minder verbondenheid tussen medewerkers, hogere medewerkerstevredenheid, meer ruimte voor werk-privé-balans, belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde, minder kantoorruimte nodig, meer ruimte om werken op een manier die bij de medewerker past, technologie nodig om effectief samen te kunnen werken.

Vragen om te stellen bij het opstellen van afspraken/beleid over aanwezigheid

• Wat voor werk doen we vooral?

• Heeft ons werk veel face-to-face overleg nodig of kan het ook op afstand?

• Wat willen mijn medewerkers?

• Hebben zij behoefte aan meer flexibiliteit of juist aan duidelijke, vaste werktijden?

• Hoe communiceren we nu?

• Kunnen we goed samenwerken via digitale tools of is fysieke aanwezigheid beter?

• Wat zijn de kosten?

• Kunnen we besparen op kantoorruimte als we flexibeler werken toestaan?

• Hoe belangrijk is teamgevoel voor ons?

• Draagt samen op kantoor zijn veel bij aan onze teamdynamiek en cultuur?

• Wat zijn de wettelijke regels?  

• Welke technologie hebben we nodig?

• Hebben we de juiste middelen om op afstand te werken?

• Wat zijn onze kernuren?

• Hebben we bepaalde tijden waarop iedereen beschikbaar moet zijn?

• Hoe gaan we prestaties meten?

• Hoe houden we bij of medewerkers hun werk doen als ze flexibel werken?

• Wat is het effect op werving?

• Is flexibel beleid aantrekkelijker voor nieuwe medewerkers?

Afspraken over aanwezigheid op kantoor: onderwerpen

Goede afspraken over kantooraanwezigheid en thuiswerkmogelijkheden zorgen voor een soepele bedrijfsvoering, helpen je misverstanden te voorkomen en medewerkerstevredenheid te verhogen. Dit zijn een aantal onderwerpen waarover je afspraken kunt maken als het gaat om de aanwezigheid op kantoor:

Kernuren en werktijden

Zorg dat je in het thuiswerkbeleid afspraken maakt over kernuren en werktijden. Op welke tijden moeten medewerkers verplicht op kantoor zijn? Voorbeeld: op dinsdag en donderdag moet iedereen van 10.00 tot 15.00 op kantoor zijn.

Flexibele werkdagen in aanwezigheidsbeleid

Leg vast hoe je als bedrijf omgaat met flexibele werkdagen. Hoeveel dagen per week of welk deel van hun wekelijkse uren mogen medewerkers thuiswerken? En moeten ze die dagen van tevoren opgeven of mogen ze dat lastminute beslissen? Voorbeeld: medewerkers mogen 50% van hun wekelijkse uren thuiswerken of medewerkers mogen maximaal 2,5 dag per week thuiswerken.

Aanwezigheid bij vergaderingen: verplicht, digitaal of fysiek

Maak afspraken over verplichte (fysieke) aanwezigheid bij bepaalde vergaderingen of bijeenkomsten. Moeten part-timers ook op niet-werkdagen aanwezig zijn? Mag iemand die thuiswerkt digitaal aansluiten? Voorbeeld: Teamvergaderingen vinden elke maandag om 09.00 uur op kantoor plaats.

Communicatie en bereikbaarheid tijdens flexibel werken

Stel regels op over de communicatie tussen collega’s en bereikbaarheid tijdens thuiswerkdagen. Voorbeeld: medewerkers moeten tijdens thuiswerkdagen bereikbaar zijn via e-mail, telefoon en/of Slack.

Gebruik van kantoorruimtes

Maak duidelijk hoe medewerkers vergaderruimtes en flexplekken kunnen gebruiken en reserveren. Denk ook na over terugkerende vergaderingen. Mogen mensen een ruimte een jaar lang vastleggen voor hun vergadering? Voorbeeld: Vergaderruimtes moeten minimaal een dag van tevoren worden gereserveerd via het systeem. 

Beveiliging en toegang tot kantoor

Stel regels op voor toegang tot het kantoor, zoals het gebruik van toegangspassen en sleutels. Denk ook na over tijden waarop het kantoor gebruikt mag/kan worden. Voorbeeld: Toegangspassen kunnen gebruikt worden tussen 07.00 en 19.00 uur en zijn niet overdraagbaar aan anderen.

Gebruik van apparatuur en middelen

Zorg dat er in je aanwezigheidsbeleid voor kantoor ook regels staan over het gebruik van kantoorapparatuur zoals printers, laptops en WiFi. Mogen laptops van de zaak mee naar huis / koffietent om de hoek? Kun je printers vanaf een andere locatie dan kantoor gebruiken? Voorbeeld: laptops die eigendom zijn van het bedrijf mogen niet onbeheerd achter worden gelaten en moeten elke maand gecontroleerd worden op updates.

In 5 stappen een kantooraanwezigheidsbeleid

Stap 1: bepaal wat je bedrijf nodig heeft

Waarom en wanneer is het belangrijk dat medewerkers fysiek op kantoor aanwezig zijn? Zijn er vergaderingen waar iedereen fysiek bij moet zijn, voor welke processen en activiteiten moeten mensen op kantoor zijn en wat kunnen ze op een andere locatie doen? Kijk hierbij ook naar voorkeuren van je medewerkers en hoe je zit met full- en parttime medewerkers. Je kunt wel iedereen op woensdag op kantoor willen hebben, maar in de praktijk is dit een dag waarop veel parttimers niet werken.

Stap 2: schrijf een eerste versie van de afspraken op

Schrijf een voorlopig beleid met bijbehorende afspraken, waarin je de verwachtingen en regels rondom thuiswerken en aanwezig zijn op kantoor duidelijk maakt. 

Stap 3: haal feedback op bij je medewerkers

Verzamel feedback van je medewerkers. Iedereen tevreden stellen is lastig, maar met de feedback en suggesties kun je het beleid verbeteren. 

Stap 4: bekijk met welke tools je gaat werken

Hybride werken vraagt en biedt meer flexibiliteit. Met tools zoals online agenda’s, planningsoftware en communicatieplatforms kun je aanwezigheid en afspraken bijhouden en inzichtelijk krijgen. 

Stap 5: communiceer de afspraken

Informeer je team over de afspraken en zorg ervoor dat iedereen ze begrijpt. Leg ze vast in het personeelshandboek, het thuiswerkbeleid en eventueel ook al in arbeidscontracten.

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.