Backups maken, hoe doe je dat?

Backups. Geen ondernemer zal de noodzaak ervan ontkennen. Toch blijkt uit onderzoek in opdracht van KPN dat 39 procent van de Nederlandse mkb’ers slecht of onvoldoende is voorbereid op verlies van digitale bedrijfsgegevens.

Zo’n zeventien procent maakt zelfs nooit een backup. Onverantwoord, en bovendien onnodig. Want tegenwoordig zijn er verschillende prima oplossingen voorhanden, zowel in eigen huis als in de cloud.

Tape

Veel mkb'ers maken voor hun backups nog altijd gebruik van tape. Dat klinkt nogal belegen en ouderwets, en dat is het natuurlijk ook. De methode kan weliswaar voldoen, maar tegelijkertijd is hij bewerkelijk en kwetsbaar. De dagelijkse routine van banden wisselen, coderen, administreren en veilig opbergen, kost immers veel discipline en tijd. Daarbij wijst onderzoek van Gartner uit dat slechts de helft van alle op tape vastgelegde backups ook daadwerkelijk voldoet. Een verontrustend laag percentage. Maak je gebruik van tapes, dan doe je er verstandig aan om eens te onderzoeken of er ook wel echt bruikbare backups op staan. Zo ja, prima, niks aan de hand. Zo niet, dan bieden ze je slechts valse veiligheid en zul je een alternatieve oplossing moeten zoeken.

NAS & RAID

Een aantrekkelijk voorbeeld van zo’n alternatieve oplossing is een RAID van NAS-schijven. NAS staat voor Network Attached Storage en is in principe niets anders dan een externe harde schijf die zich via het bedrijfsnetwerk laat benaderen. De kracht van deze oplossing gaat echter schuil in de tweede afkorting: RAID (Redundant Array of Independent Disks). NAS-schijven kunnen namelijk ‘in serie geschakeld’ worden - ofwel ‘in RAID’ - waardoor alle data altijd op ten minste twee schijven tegelijk wordt opgeslagen. Zo verzeker je jezelf van een doorlopende backup en betekent een gecrashte harde schijf niet langer dataverlies, maar slechts prestatieverlies. Tot hij vervangen wordt en de gehele RAID weer op volle kracht verder kan. Een dergelijk NAS-systeem is niet duur. Voor een kleine € 200,- heb je al een exemplaar waarin twee in RAID geschakelde schijven kunnen worden geplaatst.

Calamiteiten

Toch kent een RAID / NAS-combinatie ook een belangrijk nadeel, en dat is het gebrek aan mobiliteit. Want waar een ouderwetse tape nog simpelweg in het dashboardkastje past, gaat niemand elke avond met een compleet NAS-systeem in de file staan. Bij calamiteiten als brand, overstroming en diefstal voldoet een NAS-systeem daarom niet. Althans, niet als je hem opstelt binnen de muren van je bedrijfspand, wat meestal het geval zal zijn. Daarnaast vereisen calamiteiten een andere oplossing dan slechts een backup van losse data.

Image

In crisissituaties heb je namelijk liever een complete ‘image’ van de gehele ICT-infrastructuur tot je beschikking. Naast een backup van losse bedrijfsdata dus óók van het complete besturingssysteem en alle bedrijfsapplicaties. Zodat je die als één werkend geheel kunt terugzetten op nieuwe apparatuur als de oude verloren is gegaan, en je bedrijf weer betrekkelijk snel volledig op de rails staat.

Co-locatie

De meest riante oplossing bij calamiteiten is echter een zogenaamde ‘co-locatie’. Dat is een complete, werkende omgeving op afstand, bestaande uit een kopie van alle sofware én hardware die je in gebruik hebt. Zo’n kopie kan in crisisituaties de volledige bedrijfsvoering direct overnemen, waardoor je in principe helemaal geen downtime meer hebt. Voor een dergelijke fraaie constructie moet je echter wel voldoende geld in kas hebben.

Cloud

Welke oplossing in jouw situatie de beste is, wordt vooral bepaald door de grootte en complexiteit van je bedrijfsvoering. In alle gevallen geldt echter dat de cloud voor backups een prima omgeving is. Of het nu om gewone backups, ‘images’ of co-locaties gaat. In de cloud staan je gegevens immers per definitie buiten het eigen pand opgeslagen en heb je er altijd en overal directe toegang toe.

Uitbesteden

Grotere MKB’ers met een ingewikkelde bedrijfsvoering doen er goed aan om eens te praten met hun ICT-partner over de vele backup-opties die er tegenwoordig zijn. Ook liggen er natuurlijk mogelijkheden om speciaal voor backups zaken te doen met een derde partner. Reken daarbij op prijzen vanaf ongeveer € 1,- per GB (externe) opslagruimte, bij een standaardservice die bestaat uit automatische, periodieke backups van documenten, databases en e-mails. Maatwerk, zoals een co-locatie, zal natuurlijk een stuk prijziger uitvallen en zul je zelf uit moeten onderhandelen.

Zelf doen

Voor kleinere MKB’ers en ZZP’ers, ligt de situatie simpeler. Zeker als hun bedrijfsvoering niet veel meer omvat dan een enkele pc. Zo kun je met Windows 7 snel en eenvoudig zelf backups of zelfs complete systeemkopieën (zoals Microsoft ‘images’ noemt) genereren. Lees hier hoe je dat precies doet. Het onderbrengen in de cloud is vervolgens ook geen probleem, dankzij de vele online opslagdiensten die de laatste tijd als paddestoelen uit de grond schieten. Zie hier voor een heel aardig overzicht van deze diensten, waaronder Google Drive, SkyDrive en Dropbox.

Vijf tips voor een goed backupbeleid

1. Maak frequent backups en hanteer daarbij verschillende frequenties voor belangrijke en minder belangrijke bestanden.

2. Zet je (backup)servers niet in de kelder, maar op een hoger gelegen verdieping (niet de hoogste). Kelders en zolders zijn immers het meest gevoelig voor wateroverlast.

3. Vergeet niet om geregeld ook backups te maken van de bedrijfswebsite.

4. Bewaar backups onder verschillende versienummers en over een langere periode. Soms worden beschadigde gegevens immers niet direct opgemerkt, waardoor de meest recente backup niet zal voldoen voor het herstellen van een bestand dat al langer geleden onbruikbaar is geworden.

5. Test je backups regelmatig, zodat je er zeker van bent dat ze geen valse veiligheid bieden.

Je documenten, programma's en bedrijfsgegevens vormen het centrum van je onderneming. En je klantgegevens, die je met veel inspanning en zorg hebt vergaard, moeten op een veilige plek worden bewaard. Je wil tenslotte niet dat je alles kwijt bent als er een brand uitbreekt of als je harde schijf crasht. Een back-up biedt uitkomst. 

Back-up 

Als je alleen werkt vanaf je eigen schijf, dan is de kans groot dat je al je gegevens kwijtraakt bij een calamiteit. Dit kun je voorkomen door een back-up naar de cloud te maken. Het voordeel is dat je back-up zich op een andere plek bevindt dan de originele bestanden en je bestanden extra goed beschermd zijn, doordat clouddiensten over geavanceerde beveiligingstechnieken beschikken. Ook is een back-up oplossing in de cloud vaak flexibeler dan een andere back-up methode: Je kunt je capaciteit vergroten als dat nodig is.

Programma's

Je kunt kiezen voor verschillende online back-up programma's. Voorbeelden zijn Google Drive, Dropbox, Skydrive (Windows), Back-up Online (KPN), Clouddrive en iCloud (Apple). Houd er wel rekening mee dat je als ondernemer moet kiezen voor een betaald abonnement, omdat de gratis versies beperkt zijn in opslagruimte (tot 25 GB). 

Risico's

Een back-up in de cloud is veilig, maar niet 100 procent. Je account kan gehackt worden, waardoor je alsnog de gegevens kwijt bent die je in de cloud hebt opgeslagen. Een ander risico noemt Steve Wozniak, die samen met Steve Jobs Apple oprichtte: "In de cloud ben je nergens eigenaar van. Je hebt je data weggegeven door de voorwaarden van de clouddiensten te accepteren."

Alternatieven

Een andere optie is een lokale harddisk of NAS (Network-attached storage, een opslagmedium). Dan houd je wél het risico op een defecte schijf of schade bij brand. Voordeel is dat een hacker niet bij je back-up kan. 

Ook een optie: je back-up deels via de cloud doen en deels via bijvoorbeeld een externe harde schijf. 

Frequentie

Vergeet niet na te denken over de frequentie waarmee back-ups moeten plaatsvinden. Is één keer per dag (of eigenlijk nacht, in de praktijk) voldoende of moet het meerdere keren per dag gebeuren omdat je data de hele dag door veranderen?

Bronnen: Frankwatching, Computable