Vaststellingsovereenkomst voor een soepele ontslagprocedure

Bij ontslag met wederzijds goedvinden hoort een vaststellingsovereenkomst. In zo’n beëindigingsovereenkomst leg je vast dat het contract wordt beëindigd. Dit helpt om het proces soepel te laten verlopen. Wat staat er precies in dit document? Wanneer is het verplicht? Waar moet je op letten en hoe zorg je dat je aan de juridische voorwaarden voldoet? Hier vind je de verplichte onderdelen en een handig voorbeeld.

Wat is een vaststellingsovereenkomst?

In een vaststellingsovereenkomst (VSO) leg je de afspraken vast voor de beëindiging van een doorlopend arbeidscontract. Dit gebeurt bij ontslag met wederzijds goedvinden. Jij en je werknemer bepalen samen de inhoud en ondertekenen de overeenkomst. Een vaststellingsovereenkomst wordt ook wel een beëindigingsovereenkomst genoemd.

Waarom een vaststellingsovereenkomst maken?

Een vaststellingsovereenkomst is nodig om de samenwerking met je werknemer formeel te beëindigen. Als er een duidelijke overeenkomst is, die door jou en je werknemer is ondertekend, kan er geen discussie meer ontstaan over de voorwaarden rond ontslag. Je legt bijvoorbeeld vast wat de ontslagvergoeding is. Zo kun je de samenwerking meestal op een prettige en relatief snelle manier beëindigen, zonder tussenkomst van een rechter.

Wanneer is een vaststellingsovereenkomst verplicht?

In een aantal situaties is een vaststellingsovereenkomst verplicht. In andere situaties is zo’n beëindigingsovereenkomst vooral een nuttig instrument om een ontslagprocedures soepel te laten verlopen.

Een vaststellingsovereenkomst is verplicht bij:

• Ontslag met wederzijds goedvinden. De meest voorkomende reden voor een vaststellingsovereenkomst. Als jij en je werknemer samen besluiten om de arbeidsovereenkomst te beëindigen, dan is een vaststellingsovereenkomst wettelijk verplicht.

• Ontslag tijdens de eerste twee jaar van ziekte. Wil je iemand ontslaan die ziek is, dana kan dat alleen met een vaststellingsovereenkomst.

• Ontslag tijdens een opzegverbod. In sommige gevallen, zoals bij een zwangerschap of ouderschapsverlof, mag je iemand niet ontslaan. Wil je de arbeidsovereenkomst toch beëindigen, dan moet dat met een vaststellingsovereenkomst. 

Een vaststellingsovereenkomst is handig bij:

• Ontslag om bedrijfseconomische redenen. Wil je iemand ontslaan vanwege een reorganisatie of een andere bedrijfseconomische reden? Dan is een beëindigingsovereenkomst niet verplicht, maar alleen een handig instrument om de ontslagprocedure soepel te laten verlopen.

• Ontslag vanwege disfunctioneren. Als iemand niet functioneert, dan is een vaststellingsovereenkomst niet verplicht als je arbeidsovereenkomst beëindigt. Het vergroot vaak wel de kans dat de werknemer akkoord gaat met het ontslag. 

Vaststellingsovereenkomst bij ziekte

Een zieke werknemer mag je niet zomaar ontslaan. Er geldt een ontslagverbod. In goed overleg kun je soms wel tot ontslag met wederzijds goedvinden komen. Maar je mag een werknemer hier nooit toe dwingen. In sommige gevallen wil je werknemer misschien ook zelf uit dienst gaan.

Als je zieke werknemer een vaststellingsovereenkomst ondertekent loopt hij wel een risico. Als hij op de afgesproken einddatum namelijk nog steeds ziek is, komt hij waarschijnlijk niet in aanmerking voor een uitkering van het UWV. Voor je werknemer kan het dus nadelig zijn om ziek uit dienst te gaan. Blijft hij bij jou in dienst? Dan kan hij rekenen op twee jaar loondoorbetaling tijdens ziekte. Er moet dus een goede ontslagvergoeding tegenover staan, als hij toch wil kiezen voor ontslag.

Vaststellingsovereenkomst en WW

Een vaststellingsovereenkomst kan gevolgen hebben voor de WW-uitkering van de werknemer.  Om ervoor te zorgen dat hij recht op een WW-uitkering heeft, moet in de beëindigingsovereenkomst duidelijk staan dat jij als werkgever de eerste stap hebt gezet voor het ontslag. Als je werknemer zelf het initiatief heeft genomen voor ontslag, dan heeft hij namelijk geen recht op een WW-uitkering.

Onderdelen van een vaststellingsovereenkomst

Wat staat er in een vaststellingsovereenkomst? Denk in ieder geval aan deze onderdelen:

• Basisgegevens: De overeenkomst bevat natuurlijk de naam en het adres van je werknemer en de gegevens van jouw bedrijf.

• Ontslag + reden: Je beschrijft dat de arbeidsovereenkomst wordt stopgezet en wat daarvoor de reden of aanleiding is. Bijvoorbeeld met wederzijds goedvinden of omdat je werknemer een andere baan heeft gevonden. Er is geen dringende reden voor ontslag, zoals bij ontslag op staande voet.

• Ontslagdatum: Bepaal wanneer de arbeidsovereenkomst stopgezet wordt. Dit is de einddatum of ontslagdatum. Houd daarbij rekening met de wettelijke opzegtermijn van het contract.

• Overdracht: Leg vast welke taken en spullen overgedragen moeten worden en hoe dat gebeurt. Denk hierbij aan bezittingen van je bedrijf, zoals een leaseauto, laptop of smartphone, maar ook aan wachtwoorden, accounts en bedrijfsinformatie.

• Vakantiedagen en laatste werkdag: Ga na hoeveel vakantiedagen je werknemer nog heeft en kijk wanneer zijn laatste werkdag is. Je kunt er ook voor kiezen (een deel van) de overgebleven vakantiedagen uit te betalen. Dan kun je de samenwerking mogelijk sneller beëindigen. Vaak wordt een werknemer vrijgesteld van werk tot aan de ontslagdatum.

• Ontslag- of transitievergoeding: Meestal wordt er een vergoeding gegeven om het contract af te kopen. Ook wel een ontslagvergoeding genoemd. Bepaal samen wat een goede vergoeding is. Je kunt de wettelijke transitievergoeding als basis nemen voor het bepalen van een redelijke vergoeding. Maar je bent niet verplicht de transitievergoeding te betalen.

• Eindafrekening: Welke zaken moeten nog uitbetaald worden en wanneer gaat dat gebeuren? Leg de afspraken over de eindafrekening ook vast in de overeenkomst. Denk daarbij aan uitbetaling van overgebleven vakantiedagen, vakantietoeslag en eventuele bonussen. 

• Geheimhouding: Is je werknemer vrij om bij een concurrent aan de slag te gaan? Of klanten mee te nemen? Wijs hem op de afspraken in een concurrentiebeding, relatiebeding of geheimhoudingsbeding in het arbeidscontract. Of maak hier nieuwe afspraken over en neem ze op in de vaststellingsovereenkomst.

• Finaal kwijtingsbeding: Dit is een belangrijk onderdeel aan het einde van de vaststellingsovereenkomst. Je maakt in dit beding duidelijk dat jij en je werkgever afstand doen van verdere afspraken en rechten, behalve die in deze overeenkomst staan.

• Ondertekenen: En tot slot natuurlijk de handtekeningen van jou en je werknemer, inclusief de plaats en datum van ondertekening.

Vaststellingsovereenkomst opstellen

Een vaststellingsovereenkomst maken is niet ingewikkeld, maar je moet wel zorgen dat de afspraken en voorwaarden helder zijn. Hoe kun je een goede vaststellingsovereenkomst (VSO) opstellen? 

Afspraken maken

Als het eenmaal duidelijk is dat je de samenwerking met je werknemer wil stoppen, ga je samen afspraken maken over de beëindiging. Dit kun je doen in de vorm van een open gesprek of op basis van een eerste voorstel. Daarin neem je in ieder geval de onderdelen van de vaststellingsovereenkomst mee. Dit zijn direct de belangrijkste afspraken die in de beëindigingsovereenkomst komen te staan. Geef daarna je werknemer de gelegenheid om te reageren. Uiteindelijk kom je tot een definitieve vaststelling van het ontslag.

Beëindigingsovereenkomst opstellen

Wanneer je de afspraken duidelijk hebt, ga je die in een vaststellingsovereenkomst zetten. Hiervoor kun je de lijst met onderdelen hierboven gebruiken. Voor ontslag met wederzijds goedvinden kun je ook het model beëindigingsovereenkomst van het UWV gebruiken. Dit model is gratis en bevat alle wettelijk verplichte onderdelen. 

Aandachtspunten beëindigingsovereenkomst

Waar moet je verder rekening mee houden bij het opstellen van een beëindigingsovereenkomst? Let op deze aandachtspunten voor werkgevers:

• Bedenktijd werknemer. Je mag een werknemer niet verplichten om akkoord te gaan met je voorstel. Na akkoord heeft de werknemer nog 14 dagen bedenktijd om de vaststellingsovereenkomst te annuleren, zonder daarvoor een reden te nomen. Deze bedenktijd moet je vermelden in de VSO, zodat jij voldoet aan je informatieplicht. Doe je dit niet of niet op tijd? Dan heeft de werknemer zelfs drie weken bedenktijd. 

• Zorg voor goede nazorg. Bied de werknemer nazorg aan, zoals outplacement of nascholing. Zo help je de werknemer om een nieuwe baan te vinden. 

• Communiceer duidelijk met de werknemer. In een vaststellingsovereenkomst staan termen waar niet iedereen dagelijks mee te maken heeft. Geef ruimte voor vragen en uitleg, zodat je werknemer goed begrijpt wat er in de vaststellingsovereenkomst staat.

Vaststellingsovereenkomst en transitievergoeding

Bij het maken van een vaststellingsovereenkomst ben je niet gebonden aan een verplichte transitievergoeding. Als een werknemer zelf ontslag neemt, heeft hij geen recht op de wettelijke transitievergoeding. Omdat hij via deze overeenkomst instemt met het ontslag, is er geen vaste vergoeding.

Tip: Je kunt met onze calculator zelf de transitievergoeding berekenen

Hoewel het dus niet verplicht is, wordt er in de meeste gevallen wel een ontslagvergoeding gegeven, omdat je werknemer nog een doorlopend contract had. Over de hoogte van de vergoeding ga je onderhandelen met je werknemer. Binnen de ontslagvergoeding mag je wel de waarde van een transitievergoeding meenemen. Zeker als je werknemer op zoek moet naar een nieuwe baan.  Neem alle afspraken over de ontslagvergoeding (het bedrag en de datum van uitbetaling) op in de vaststellingsovereenkomst.

Vaststellingsovereenkomst voorbeeld

Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Gebruik een voorbeeld vaststellingsovereenkomst. Dan heb je direct een goede basis. Er zijn online verschillende voorbeelden die je kunt gebruiken. Op de website van het UWV vind je bijvoorbeeld een gratis model beëindigingsovereenkomst. Daarnaast zijn er nog meer voorbeeldcontracten en templates die je zo kunt invullen. Soms tegen betaling.

Natuurlijk moet je de voorbeeldovereenkomst wel aanpassen naar je eigen wensen. Voeg alle bedrijfs- en persoonsgegevens toe en de specifieke afspraken die je met je werknemer hebt gemaakt over de beëindiging van zijn contract.

Vaststellingsovereenkomst controleren

Voldoet jouw vaststellingsovereenkomst wel aan de voorwaarden? Laat een juridisch expert de overeenkomst controleren. Het is verstandig om de hulp in te schakelen van een jurist of advocaat. Daarmee voorkom je juridische blunders. Je werknemer kan namelijk ook rechtsbijstand inschakelen en de VSO laten controleren.  Met een foute overeenkomst heb je geen poot om op te staan bij een eventuele rechtszaak en ben je mogelijk alsnog een hoop tijd en geld kwijt aan het ontslag. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Zorg dus voor een vaststellingsovereenkomst die voldoet aan de voorwaarden.

Tip: Lees ook het artikel Werknemer ontslaan? Volg deze stappen

Auteur

Raphael Klees

Elke week probeer ik ondernemers in Nederland te inspireren en vooruit te helpen. Dat doe ik als redacteur en hoofdredacteur van verschillende zakelijke websites. Mijn doel is de informatie voor bedrijven zo helder en duidelijk mogelijk te maken. Daardoor kunnen ondernemers zich snel weer richten op hun bedrijfsvoering.