Dit zijn de eisen van de Belastingdienst voor je administratie
De wettelijke eisen voor je administratie
Je bent verplicht administratie bij de houden, maar aan welke eisen moet die boekhouding voldoen? Voor ondernemers gelden andere regels dan voor particulieren. Na dit artikel weet je precies aan welke verplichtingen je moet voldoen.
Administratie bijhouden voor je belastingaangifte
De administratie vormt de onderbouwing van je belastingaangifte. Je moet altijd kunnen aantonen wat je inkomsten, kosten en activiteiten zijn geweest, omdat hierop de inkomsten- of vennootschapsbelasting wordt gebaseerd.
Door gebruik te maken van een boekhoudpakket van bijvoorbeeld e-boekhouden.nl kun je makkelijk alle gegevens voor je aangifte opslaan. Wanneer je gebruik maakt van een programma als e-Boekhouden.nl kan je daar gemakkelijk je bonnen en facturen uploaden. Het programma houdt vervolgens bij welke btw je moet afdragen en welke btw je terugkrijgt. Wanneer je vervolgens je aangifte moet doen, staan alle gegeven al klaar en kun je dit gelijk naar de belastingdienst verzenden. Zo wordt het een stuk makkelijker om je btw-aangifte te doen. Het kan zijn dat de Belastingdienst vraagt om onderbouwing of een boekenonderzoek wil doen. Om hieraan te voldoen moet je een aantal gegevens bewaren.
Eisen administratie Belastingdienst
De volgende zaken moet je opnemen in je administratie (mits van toepassing):
Ontvangen facturen
Kopieën van verzonden facturen
Kasadministratie en kassabonnen
Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
Tussentijdse controleberekeningen
Bankafschriften
Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
Agenda’s of andere afsprakenboeken
Correspondentie (ook zakelijke e-mails)
Software en databestanden
Rittenregistratie zakelijke auto
Urenregistratie voor fiscale voordelen als starters- en zelfstandigenaftrek
Een groot deel van deze gegevens wordt automatisch bewaard. Je bank bewaart de af- en bijschrijvingen van je zakelijke rekening. Als je een kassa hebt, kies dan voor een systeem met het 'Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen’. De data die daarin worden opgeslagen, worden goedgekeurd door de Belastingdienst. Maar veel andere gegevens zal je actief zelf moeten bewaren. Om het bewaren van deze gegevens makkelijker te maken kan je gebruik maken van de rittenregistratie-app of de urenregistratie-app van e-Boekhouden.nl.
Lees hier alles over de wettelijke bewaartermijn van je administratie
Online of offline: waar bewaar je de boekhouding van je bedrijf?
Werk je al met een online boekhoudprogramma, dan wordt veel van de verplichte data al automatisch opgeslagen. Al je geldstromen, facturen en rekeningen zitten in het programma, zijn opgeslagen in de cloud en zijn daar veilig.
Sinds 2009 zijn papieren en digitale facturen aan elkaar gelijkgesteld. Dit geldt voor de facturen die jij verstuurt, maar ook voor bonnetjes en inkomende rekeningen.
Als je een digitale versie opneemt in je administratie, dan moet het wel een scan of foto van goede kwaliteit zijn. De echtheidskenmerken en gegevens moeten goed te zien zijn. Alleen notariële documenten en financiële jaarverslagen moet je (ook) op papier bewaren. Lees meer over digitaal bewaren van je administratie in de brochure van de Belastingdienst.
Heb je nog geen boekhoudprogramma? Meer over het kiezen van een boekhoudpakket
Het boekhoudprogramma van e-boekhouden.nl kun je nu 14 dagen gratis proberen, zo ontdek jij of dit programma bij jou past. Als starter kun je zelfs 15 maanden lang gratis gebruik maken van e-Boekhouden.nl.
Ordenen en bewaren: hoe bewaar je de boekhouding?
Het is belangrijk om de administratie goed en duidelijk te ordenen. De Belastingdienst moet je gegevens binnen een redelijke termijn kunnen controleren. Dat gaat niet met een grote doos met verkreukelde bonnen en facturen. Digitaal heeft daarom de voorkeur.
Een ‘papieren’ administratie mag alleen als je een hele kleine administratie hebt. Digitale gegevens moeten digitaal bewaard blijven, ook als je ze hebt afgedrukt. Je mag gegevens wel converteren naar nieuwe programma’s, als je bijvoorbeeld overstapt op een andere computer of nieuwe boekhoudsoftware.
Wat als je niet aan de eisen administratie van de Belastingdienst voldoet?
Is je administratie een rommel, niet compleet of helemaal niet aanwezig? Dan bestaat de kans dat je je daarvoor voor de rechter moet verantwoorden. Ook zal de Belastingdienst dan zelf je omzet en winst vaststellen, omdat ze het niet uit je boekhouding kunnen halen. Dit pakt nooit in het voordeel van jou uit.
Wanneer controleert de Belastingdienst je boekhouding?
De kans dat de Belastingdienst op je stoep staat, is niet zo groot. Maar de fiscus krijgt automatisch een melding als je cijfers veel afwijken van die van andere, vergelijkbare bedrijven. Dan bestaat de kans dat een controleur je komt opzoeken.
Ook steekproefsgewijs voert de Belastingdienst boekenonderzoek uit. Je kunt dus ook met niet-afwijkende cijfers een controle krijgen van de Belastingdienst.
Wat als ik mijn administratie kwijtraak?
Stel je bewaart je boekhouding lokaal op je computer. Wat gebeurt er dan als je computer crasht, gestolen wordt of je op een andere manier niet meer bij je administratie kunt? Dan kun je heel erg pech hebben en kunnen de gevolgen veel geld kosten. Alle bewijslast ligt bij jou, dus zorg voor goede back-ups.
Personeel in dienst: nog meer bewaren
Als je personeel in dienst hebt, is je verantwoordelijkheid op het gebied van administratie nog groter. Denk aan alle contracten, loonstaten, loonstroken en jaaropgaven. Ook moet je een kopie van het identiteitsbewijs van je werknemer en een verklaring loonbelasting hebben en bewaren.
Lees meer over wat het personeelsdossier moet bevatten
Wil jij alle informatie rondom het doen van je financiële administratie nog eens rustig tot je nemen? In deze video van e-Boekhouden.nl wordt alles nog eens uitgelegd.
