Tips bij digitalisering: overwin de obstakels
Als reden om te digitaliseren noemen ondernemers efficiëntie, het verlichten van administratieve lasten en het beheren van gegevens op één centrale plek. Hoewel de voordelen groot zijn, ziet menig mkb'er nogal wat beren op de weg als het gaat om het implementeren van digitale oplossingen. De meest genoemde drempels zijn tijd (42%), financiële middelen (32%), capaciteit (30%), kennis (24%) en de competentie van medewerkers (18%). De weg naar digitalisering is echter niet zo hobbelig als je misschien denkt.
Begin bij het begin: breng de huidige situatie in kaart
De mogelijkheden van digitalisering zijn oneindig, dus de eerste stap is het kiezen van de processen die je graag wilt digitaliseren. Vraag je af welke processen omslachtig zijn, veel tijd kosten en medewerkers frustreren. Een pijnpunt in veel organisaties is bijvoorbeeld het archiveren van documenten. 22% van de ondernemers geeft dan ook aan dat het digitaliseren van het archief hoog op de agenda staat. Het digitaliseren van een dergelijk werkproces begint bij het in kaart brengen van de huidige informatiestromen en processen. Maak een overzicht van de voor- en nadelen van het huidige werkproces, analyseer de knelpunten en breng in kaart hoeveel tijd de processen kosten.
Maak inzichtelijk hoeveel tijd en geld je kunt besparen
Wanneer je een werkproces in kaart hebt gebracht, kan het echte werk beginnen. 16% van de ondernemers wil graag inzicht in de kosten van digitalisering versus het rendement krijgen. Want wanneer ga ik mijn investering eruit halen? De volgende stap is dan ook het analyseren van de kosten van de geplande digitalisering en de mogelijke besparing. Reken daarom voor de belangrijkste werkprocessen uit wat de kosten zijn. Denk aan tijd, personeelskosten, opslagkosten en alle andere kosten die met het proces gepaard gaan. Op het eerste gezicht simpele handelingen kunnen uiteindelijk flink in de papieren lopen. Zo kost het scannen van een factuur maar 30 seconden, maar als die taak meerdere keren per dag herhaald dient te worden, verandert dat al gauw in een dagtaak.
“Digitalisering kan helpen om het scannen terug te brengen van 30 naar 2 seconden en dat scheelt niet alleen tijd, maar ook personeelskosten.”
Onderschat je eigen kracht niet
Als MKB’er is het een behoorlijke uitdaging om op te boksen tegen de grote spelers in je markt. Waar grote bedrijven profiteren van hun omvang en vaak IT-specialisten in huis hebben, heb je het als MKB met een stuk minder mankracht te doen. Daarin zit tegelijkertijd ook de kracht van kleine bedrijven: ze zijn een stuk flexibeler en meer agile. Het feit dat er minder personeel is en de lijntjes korter zijn, maakt dat kleine bedrijven vaak een stuk wendbaarder zijn. Dat maakt het makkelijker te innoveren en op marktkansen te reageren. Laat je bij het digitaliseren dan ook niet ontmoedigen door je bedrijfsgrootte, maar zie het als een kans.
Schakel extra handjes en kennispartners in
De boekhouding besteed je uit, de personeelsadministratie laat je over aan de HR-manager en voor de schoonmaak huur je een externe partij in. Je kunt als mkb’er niet van alle markten thuis zijn, dus is het inhuren van externe partners helemaal niet gek. 12% van de mkb’ers geeft aan behoefte te hebben aan extra handjes bij het toepassen en implementeren van digitale oplossingen en 12% zou graag advies inwinnen bij een externe partij. Aarzel dan ook niet om hulp van kennispartners in te schakelen wanneer je wilt gaan digitaliseren. Zij kunnen je alles vertellen over de naadloze aansluiting tussen zakelijke toepassingen, innovatieve technologieën en tegelijkertijd geautomatiseerde werkprocessen voor je installeren.
Maak je werknemers klaar voor hun digitale werkplek
Mensen houden over het algemeen niet van verandering. Het verruilen van je bureau voor een digitale werkplek kan dan ook even wennen zijn. Wees dus niet verrast als medewerkers niet direct staan te juichen wanneer je hen vertelt over je plannen om te digitaliseren. Leg uit hoe de digitalisering hen in hun werkzaamheden kan helpen en zorg dat iedereen met de nieuwe oplossing vooruit kan. Koppel de ICT’ers uit jouw organisatie bijvoorbeeld aan medewerkers die wat ondersteuning kunnen gebruiken. En realiseer je ook dat digitalisering op de lange termijn bijdraagt aan jouw imago als werkgever.
Ben je van plan om te gaan digitaliseren? Laat je dan dus zeker niet afschrikken door mogelijke hobbels op de weg. Met de juiste voorbereiding is digitalisering ook heel geschikt voor het mkb en kun je veel tijd en geld besparen.
