Vergaderen is van essentieel belang binnen een organisatie. In dit artikel vertellen we je alles wat moet weten met betrekking tot videoconferencing. Als er in je bedrijf thuis of mobiel wordt gewerkt is het lastig om ‘even snel bij te praten’. Er zijn echter genoeg mogelijkheden om online te vergaderen.

De mogelijkheden van online vergaderen

Videoconferencing is het online vergaderen mét beeld via online videoconferencing tools. Je kunt met z’n tweëen vergaderen, bijvoorbeeld met een zakenpartner, maar ook met je hele bedrijf. Betaalde varianten van deze tools bieden de ruimte voor ruim 1000 deelnemers.

Tegenwoordig werken veel mensen op afstand, thuis of onderweg naar een afspraak. Waarom zou je in de auto stappen en anderhalf uur in de file staan voor een vergadering op kantoor als je ook online kunt vergaderen? Web conferencing scheelt veel onnodige reistijd en reiskosten.

Online vergaderingen zullen face-to-face ontmoetingen nooit helemaal kunnen vervangen. In sommige situaties, zoals bij de opening van een kantoor of een presentatie van een nieuw product, kan een online videoconferentie ook juist weer afstandelijk overkomen.

Via welke videoconferencing tools kan ik online vergaderen?

Als je besluit om online te vergaderen, kun je gebruik maken van verschillende softwaretoepassingen. Deze videoconferencing tools zijn het meest populair:

• Google Hangout / Meet

• Zoom

• Microsoft teams

• Skype for business 

Deze tools zijn ook allemaal beschikbaar als videoconferencing app. Zo kun je niet alleen op je laptop videobellen, maar ook op je smartphone en tablet. Handig voor onderweg.

Hoe voer je een goede videoconference?

Een online vergadering voer je iets anders dan een normale vergadering. Om een succesvolle web conference te organiseren, moet je rekening houden met de volgende spelregels:

• Zorg ervoor dat jij en je werknemers weten hoe de technologie werkt

• Gebruik een webcam, zodat je elkaar kunt zien. Zet deze op ooghoogte, anders lijkt het alsof je in een soort put kijkt. Voor formele online vergaderingen is het ook belangrijk om je goed aan te kleden en er verzorgd uit te zien.

• Wijs een gespreksleider aan die deelnemers de beurt kan geven, anders gaan mensen door elkaar heen praten.

• Zet je geluid uit als je niet aan het woord bent, dan maak je geen onnodig geluid. Dit kan de vergadering verstoren.

Een op de drie internetgebruikers zet zelf video’s op internet, terwijl vrijwel iedereen met een smartphone of tablet video’s downloadt. Nu 4G standaard geworden is en 5G in aantocht, zijn de snelheden ook goed genoeg voor vergaderingen. Veel mensen denken bij videogesprekken nog steeds aan Skype. Maar inmiddels zijn er verschillende alternatieven bijgekomen, die er kwalitatief zeker niet voor onderdoen en in sommige opzichten zelfs beter zijn. De vijf beste videovergadertools:

Google Meet

Google is er in geslaagd een krachtig video-vergader programma te maken met Google Meet (Hangouts voor particulier gebruik). Meet heeft bovendien als voordeel dat je er geen software voor hoeft te downloaden. Google Meet is voor alle gangbare webbrowsers beschikbaar - zelfs Microsoft’s Internet Explorer!

Voor alle duidelijkheid: je moet wel een Gmail account hebben. Iedereen die in die mailbox als contactpersonen staat aangemerkt, kun je uitnodigen voor een vergadering. Ook kun je vanuit Google Calendar meteen mensen uitnodigen en een vergaderlink toevoegen. Simpeler kan het bijna niet. Google Meets ondersteunt HD video. Maximaal kunnen er negen personen gratis aan een video vergadering deelnemen. Je kunt je scherm delen en er komen steeds meer toepassingen bij.

Besturingssystemen: web | iOS | Android

Skype

Skype is nog steeds het meest gebruikte gratis programma voor een-op-een videogesprekken. Wanneer meerdere personen aan het gesprek willen deelnemen, dan moet er betaald worden. Tijdens een video chat kan je berichten versturen of bestanden delen. Word je oproep niet beantwoord, dan bestaat er de mogelijkheid om een bericht achter te laten. Wat weinig mensen weten is dat Facebook voor haar videogesprekken ook Skype gebruikt.

Besturingssystemen: Windows | Mac OS | Linux | iOS | Android | Windows Phone | Blackberry | Playstation Vita | Xbox One

FaceTime

Ooit begonnen als een manier voor iPhone-gebruikers om videogesprekken te houden en inmiddels uitgegroeid tot Apple’s primaire video vergader tool. Gratis beschikbaar op alle Apple producten (met uitzondering van de eerste iPad). In de praktijk werkt het simpel: na je telefoonnummer of e-mail adres te hebben geregistreerd, kan je andere gebruikers zoeken. Heb je die eenmaal gevonden, dan is verbinding maken net zo makkelijk als bij een telefoongesprek. Enige nadeel is dat het dus alleen beschikbaar is voor Apple apparaten.

Microsoft Teams

Net als Google heeft Microsoft een online omgeving waar je documenten kunt delen (net als Google Drive) en kunt videobellen. Die laatste toepassing is dan ook de bekendste toepassing van Teams. Teams is daarnaast de koppelen met Outlook en je agenda.

Zoom

Zoom is een online vergaderplatform dat veel gebruikt wordt om op afstand te vergaderen. In een handomdraai nodig je tot 1000 mensen uit voor je meeting. Een groot voordeel van Zoom videoconferencing is dat alleen de host een Zoom-account nodig heeft. Voor de overige gebruikers is het downloaden van de app wel handig, maar niet nodig. Zoom is gratis tot 40 minuten met maximaal 100 mensen.

1. Webconferencing

"Tring-tring". Je laptop gaat over. Je accepteert het binnenkomende videogesprek, je webcam springt vanzelf aan en je bent direct live en visueel met een collega, klant of andere relatie verbonden. Deze individuele oplossingen - denk aan Skype, Google Hangouts of Microsoft Lync - worden steeds meer gemeengoed. Deze simpele en vaak gratis variant van videoconferencing wordt ook wel webconferencing of video-chatten genoemd. Heel handig om snel en simpel met elkaar face-to-face te communiceren, maar niet in alle gevallen even betrouwbaar qua kwaliteit en verbinding.

2. Videoconferencing

Gedegen videoconferencing gaat een stapje verder. Oplossingen op dit gebied zorgen voor een solide verbinding met beeld en geluid van hoge kwaliteit. Meestal gebruikt vanuit een speciaal daarvoor ingerichte vergaderruimte of werkplek met specifieke hardware gekoppeld aan je IT-infrastructuur. Hier zit natuurlijk wel een prijskaartje aan. Prijzen van een volledig pakket variëren van +/-2.000 tot 30.000 euro per locatie. Je hebt ook systemen op de markt (ook telepresence genoemd) die meer dan 100.000 euro kosten per locatie.

3. Combinatie

Veel aanbieders van videoconferencingoplossingen bieden klanten beide varianten - zodat er in goede kwaliteit vergaderd kan worden, maar ook even snel geschakeld kan worden in iets mindere kwaliteit. De grote spelers in de wereld van videoconferencing zoals Microsoft, Cisco, Polycom en Avaya ontwikkelen nu ook versimpelde online oplossingen en apps om videoconferencing laagdrempelig te maken. Ook de kwaliteit van de gratis oplossingen wordt, langzaam maar zeker, beter. De markt groeit dus steeds meer naar elkaar toe. Een goed teken voor de mkb’er die op zoek is naar een kwalitatieve oplossing voor een goede prijs.

Videoconferencing slaat aan

In Nederland en andere westerse landen zijn de uitgaven aan telefonie de laatste jaren drastisch omlaag gegaan. Ondanks de crisis blijven investeringen op het gebied van videoconferencing juist toenemen. Videoconferencing is geen hype, maar voor veel bedrijven een nuttige manier om te communiceren in het tijdperk van mobiel werken.

Dankzij de opkomst van een sneller en krachtiger mobiel netwerk (van 3G naar 4G) is videoconferencing via mobiele apparaten op steeds meer locaties een optie. Ook de mobiele apparaten zelf worden steeds beter en kunnen een degelijke videoverbinding ondersteunen. Daarnaast dalen de kosten van basic videoconferencing zeer snel, door de toenemende concurrentie en verbeterde techniek. Hierdoor is videoconferencing niet langer voorbehouden aan de vergader- en bestuurskamers, maar is het steeds meer een laagdrempelig, toegankelijk middel voor ieder individu en bedrijf.

Videoconferencing wordt steeds populairder. Dat ligt ook voor de hand: je bespaart er veel reistijd én –kosten mee! Het aantal producenten van apparatuur voor videoconferenties is de afgelopen jaren dan ook sterk toegenomen. De keuze aan professionele systemen is overweldigend. Wil je voor een gratis oplossing gaan, dan heb je ook daarin redelijk veel keus.

Geluid minstens zo belangrijk

Waar moet je nu op letten wanneer je een professioneel systeem wilt kopen (of huren, want dat is ook mogelijk)? Qua video bieden alle producenten en distributeurs meestal dezelfde videokwaliteit: HD video. Prima. 

Maar wat je vaak hoort na afloop van een videoconferentie is dat deelnemers klagen over ‘de slechte geluidskwaliteit’. Deze amusante video maakt dat overduidelijk:

5 tips om van je videoconferentie een succes te maken:

1.Acoustic Echo Cancellation (ruisonderdrukking)

Je hebt vast wel eens meegemaakt dat er ‘een echo’ in een videogesprek zat. Of dat het geluid ging ‘rondzingen’. Dat risico loop je al gauw met Voice-over-IP, wat immers de onderliggende technologie van de geluidsverbinding is. Akoestische ruisonderdrukking is de oplossing – de vakterm is Acoustic Echo Cancellation (AEC).

Veel systemen zeggen dat ze dat ook kunnen, maar dat valt in de praktijk soms behoorlijk tegen. Let er daarom bij de keuze van een systeem op dat het over ruisonderdrukking beschikt voor full-duplex speech (oftewel: tweezijdige gesprekken). Op die manier kunnen meerdere personen tegelijkertijd spreken, zonder dat er een hinderlijke galm ontstaat.

2. HD Voice

Even een leuk feitje: de menselijke stem heeft een frequentiebereik van ongeveer 100Hz tot 12.000 Hz. Het bereik van een traditioneel telefoongesprek is niet meer dan 300 Hz tot 3500 Hz. Vandaar dat wij vaak tijdens een telefoongesprek vragen of iemand nog even kan herhalen wat hij eerder zei, een naam of woord wil spellen, enzovoort.

HD Voice vergroot het bereik tot 7000 Hz, wat al een enorme verbetering is. Wil je tijdens een videoconferentie ook muziek laten horen (denk aan een presentatie), dan loont het de moeite naar een systeem te kijken dat het volledige bereik van het menselijk oor bestrijkt: 20Hz tot 20.000 Hz.

3. Aparte microfoons

Goede microfoons zijn afgestemd op de menselijke stem en negeren achtergrondgeluiden. Slechts een tafelmicrofoon is daar nauwelijks geschikt voor. Neem de moeite om er extra microfoons bij te nemen. Een goed videoconferentie systeem kan dat aan. Let bij je keuze erop dat het systeem beschikt over specialized signal processing (gespecialiseerde signaalverwerking). 

4. Speakers

Het gekke is dat wij thuis het liefst ‘surround cinema’ hebben wanneer wij televisie kijken, maar op het werk vaak nog steeds genoegen nemen met deplorabele geluidsversterking. De goedkopere videoconferentie systemen zijn aansluitbaar op een HD-televisie. Ben je tevreden over de geluidskwaliteit van dat apparaat, dan is er niets aan de hand.

Overweeg anders om er een extra speaker aan te koppelen. Je voorkomt daarmee dat de aanwezigen zich voorover moeten buigen om te horen wat er nu precies gezegd wordt…..

5. De vergaderruimte

Kies voor een videoconferentie een ruimte, waar zo min mogelijk kans bestaat op galm en/of  achtergrondgeluiden. Je kunt er natuurlijk ook een aparte ruimte voor inrichten. Je hoeft dan echt niet te denken aan een complete herinrichting: een paar schuimpanelen kunnen al voldoende zijn. Vier of zes schuimpanelen van 60 cm x 1.20 m en je kunt aan de slag.