Welke documenten kan ik digitaliseren om kosten te besparen?
Stappenplan: bepaal welke processen verbeterd kunnen worden
Welke documentprocessen binnen jouw bedrijf zijn omslachtig en irriteren je werknemers? Je kunt er vast een aantal bedenken. Maar heeft het zin deze te digitaliseren? Is het kosteneffectief? We helpen je graag de verbeterpunten in kaart te brengen.
Breng je documentstromen in kaart
Om te ontdekken waar de verbeterpunten liggen is het goed in kaart te brengen welke documenten er binnen het bedrijf in omloop zijn. Denk aan alle in- en uitgaande post en e-mails (met bijlagen) binnen je organisatie. Denk ook aan alle fysieke en digitale bestanden die jij en je werknemers zelf aanmaken en alle gegevens die via systemen binnenkomen (zoals klantgegevens). Zet alle verschillende datatypes onder elkaar en zet erachter waar deze binnenkomen, in welke vorm (digitaal / fysiek), hoe vaak (aantal) en welke route het bestand aflegt binnen je organisatie (verwerking, gebruik en opslag).
Uren en kosten
Aan de hand van dit overzicht kun je gaan bepalen wat je gaat aanpakken. Reken voor de belangrijkste informatiestromen uit hoeveel tijd het je organisatie kost om de informatie te verwerken. Dit kun je doen door middel van urenregistratie van je werknemers. Aan de hand daarvan kun je uitrekenen hoeveel geld het je kost (op basis van het uurtarief van de betrokken werknemers). Daarna kun je bepalen wat je gaat digitaliseren en wat niet.
Vraag een specialist om hulp
Heb je er moeite mee om dit in kaart te bregen? Een IT-specialist (bijvoorbeeld een IT-leverancier of kantoorautomatiseerder) kan je helpen bij het in kaart brengen van je documentstromen en kijken of het slim is dit te digitaliseren en mogelijk ook te automatiseren (document management). Als je bijvoorbeeld maar een paar facturen per week binnen krijgt, kun je ervoor kiezen dit handmatig in te scannen en zelf op te slaan in het juiste mapje (digitaliseren, ordenen). Heb je een bedrijf dat wekelijks meer dan 100 facturen binnen krijgt, dan is het slim een documentstroom in te richten om deze documenten in de juiste vorm op de juiste plaats te krijgen met zo min mogelijk handelingen (automatiseren).
Bepaal waar je begint
Als je weet waar de kansen liggen van digitaliseren ga je bepalen waar je begint. Ga je je volledige papieren archief digitaliseren of begin je bij nieuwe documenten? De meeste bedrijven kiezen voor het laatste. Je volledige archief digitaliseren kost je vaak enorm veel tijd, die je niet snel terugwint. Het is natuurlijk volledig afhankelijk van je behoefte, maar om de stap overzichtelijk te maken voor alle betrokken partijen, is langzaam overgaan op een digitale omgeving vaak het beste. Zorg wel dat die overgang helder is bij alle betrokken partijen.
