Wat zijn de voor- en nadelen van het delen van je kantoor?

Stel, je wilt op werkplekken besparen door het invoeren van mobiel werken. Je kunt er dan voor kiezen om kantoorruimte te gaan delen met andere bedrijven om kosten te besparen.

Het delen van een kantoorruimte kan handig zijn, niet alleen in financieel opzicht. Het heeft ook een belangrijke netwerkfunctie; je ontmoet veel nieuwe mensen van andere bedrijven. Denk je aan het delen van kantoorruimte, dan kun je voor verschillende mogelijkheden kiezen, zoals een bedrijfsverzamelgebouw of een flexibel kantoor. Welke vorm je ook kiest, het delen van een kantoor kent een aantal voor- en nadelen.

Voordelen van het delen van een kantoor

• Kosten: Je kan precies huren wat je nodig hebt en dus betaal je nooit voor ruimtes die je niet gebruikt. Ook deel je nu de vergaderzaal. Vaak staat deze ruimte de grootste tijd van de dag leeg en dat is zonde van het geld. Met meerdere bedrijven heb je ook meerdere gebruikers en is de vergaderzaal wel erg nuttig. Je deelt ook faciliteiten als een kopieermachine met elkaar.

• Faciliteiten: Sommige panden zijn helemaal ingericht op het mobiele werken. Alle faciliteiten zijn aanwezig. Je hoeft zelf niet meer te investeren in speciale werkplekken of hulpmiddelen, zoals een interactief whiteboard. Het neemt een hoop organisatorisch werk uit handen en het scheelt in de kosten.

• Servicekosten: Alle lasten die je normaal zelf moet dragen kan je nu delen. Denk daarbij aan kantinekosten maar ook aan de telefoon-, fax- en postservice.

• Flexibeler: De contractduur is vaak niet zo lang als bij het zelf huren van een kantoor. De grootte van je kantoor kan makkelijk bepaald worden en ook bij de inrichting ben je vrijer.

• Netwerken: Er werken mensen van verschillende bedrijven in het pand. Op deze manier zul je gemakkelijk je eigen netwerken kunnen vergroten.

Nadelen van het delen van een kantoor

• Overlast: Je zit niet alleen in het pand, je hebt te maken met heel veel verschillende soorten bedrijven. Het kan dan voorkomen dat er niet de rust heerst die je wilde. Of dat er andersoortige overlast is.

• Beschikbaarheid faciliteiten: Omdat je bepaalde faciliteiten deelt zul je goede afspraken moeten maken over het gebruik ervan. Zo moet je de vergaderruimte bijvoorbeeld geruime tijd van tevoren bespreken.

• Minder status: Een eigen bedrijfspand straalt een bepaalde allure uit. Voor sommige bedrijven is status wel degelijk van belang om klanten te winnen.

• Verminderde zichtbaarheid: In een bedrijfsverzamelgebouw is er aan de buitenkant van het gebouw geen of minder ruimte voor het uitdragen van een huisstijl. Je bedrijf is dus letterlijk minder zichtbaar.  

Wanneer is het delen van een kantoor voor mij handig? Als je met enkele bedrijven een pand deelt, verdeel je de kosten en verdubbel je de kennis. Als je een bedrijf hebt dat het niet direct moet hebben van status of van toevallige passanten, kan een gedeeld kantoor geschikt voor je zijn. Je kan altijd eerst gaan kijken in het pand, om de sfeer alvast te proeven.  

Lees in het artikel 'Hoeveel soorten werkplekken heb ik nodig?' hoe je op werkplekken kunt besparen.

Flexibel kantoor

Als je tijdelijk of parttime kantoorruimte nodig hebt, dan kun je kiezen voor flexibel kantoor. Je huurt voor een beperkte periode of een beperkt aantal uren een compleet ingericht kantoor. Andere voorzieningen, zoals secretariële ondersteuning kun je er desgewenst bij huren. Vaak werken in het gebouw ook mensen van andere bedrijven. Hierdoor ontmoet je veel nieuwe mensen en vergroot je je netwerk.

Als je slechts enkele dagdelen per week gebruik maakt van je flexibele werkplek dan is deze oplossing vaak voordelig. Bij sommige kantoren kun je al voor 70 euro per maand terecht. Hoe meer je gebruik maakt van het kantoor, hoe duurder je uit bent.

Anti-kraak

Als eenpitter kun je overwegen om in een antikraakpand te gaan werken. Vaak kun je samen met andere ondernemers een ruimte huren voor een laag bedrag per maand. Als huurder word je beheerder van het pand. Ondernemers die hiervan gebruik maken kunnen vaak met weinig middelen een bedrijf kunnen runnen.

Let op: De eigenaar heeft het recht het pand te allen tijde te bezichtigen. Het is dus belangrijk dat je de werkruimte netjes op orde houdt. Als huurder beheer je het eigendom van iemand anders, er gelden daarom een aantal strenge huisregels. Bijna altijd worden er korte opzegtermijnen gehanteerd van bijvoorbeeld veertien dagen. Het kan dus zijn dat je binnen die veertien dagen op straat staan en op zoek moet gaan naar vervangende kantoorruimte.

Bedrijfsverzamelgebouw

Wil je liever een eigen vaste ruimte, maar is je bedrijf te klein om een eigen kantoorpand te huren?  Als je een ruimte huurt in een bedrijfsverzamelgebouw dan deel je met meerdere ondernemers in een pand. Er zijn meestal enkele gemeenschappelijke voorzieningen, zoals vergaderruimtes, een kantine en een receptie. Je hebt een eigen vaste plek heeft waar je gasten kunt ontvangen. Ander voordeel is de aanwezigheid van collega-ondernemers waarmee je ervaringen kunt delen. Het nadeel is dat je een normale huurprijs betaalt.

Er zijn bedrijfsverzamelgebouwen op allerlei locaties. Voor meer informatie over de bedrijfsverzamelgebouwen in jouw regio kun je terecht bij de gemeente en bij de kamer van koophandel. Vaak is er per gebouw een doelgroep benoemd, zodat je bij mensen uit dezelfde branche een bedrijfsverzamelgebouw deelt.

Maatschap

Beoefenaars van vrije beroepen zoals artsen en advocaten opereren vaak als een maatschap. Hierbij delen afzonderlijke ondernemers een pand, merknaam, eventueel personeel en apparatuur. Voor het starten van een maatschap zijn minstens twee zzp'ers nodig. De voordelen van de maatschap liggen nogal voor de hand: met zijn allen huur je één pand en deel je andere kosten, waardoor de totale kosten lager zijn. Daarnaast is het gemakkelijk om klanten door te schuiven naar een vertrouwde collega. Het grote nadeel ten opzichte van het bedrijfsverzamelpand is dat je hier niet zomaar in je eentje de huur kunt opzeggen en/of jouw onderneming kunt stoppen.

Coworking

Coworking is erg bekend in de VS, maar in Nederland is het nog niet echt bekend. Je bezet een werkplek in het kantoor van een bestaand bedrijf. Voor weinig geld heb je een eigen werkplek. Het risico is wel dat je regelmatig moet verhuizen, omdat de bedrijven de leegstaande plekken toch weer op weten te vullen.

Je kunt ook in je omgeving rondvragen of er mensen zijn die werkplekken over hebben. Het gebeurt dikwijls dat je (tijdelijk) terecht kunt op de werkplek van iemand anders.