Servicekosten in een huurcontract, meer kosten dan service?

Servicekosten zijn de ‘blinde component’ in elke huurovereenkomst. Het is een voorschot waarvan achteraf moet blijken of het juist is. Hoe voorkom je dat je onverwachts met hoge kosten wordt geconfronteerd?

Omdat servicekosten gemiddeld 20 tot 35 procent van de totale huisvestingslasten uitmaken, kunnen kleine afwijkingen al tot relatief grote verschillen leiden. Zeker als er achteraf over meerdere jaren afgerekend moet worden. In de afgelopen jaren werd een groot aantal huurders ineens geconfronteerd met onverklaarbaar snel stijgende voorschotberekeningen of erger, met aanzienlijke naheffingen over eerdere jaren. De frustraties lopen daarbij regelmatig hoog op. Ook wordt duidelijk dat er in veel onduidelijkheid bestaat over wat servicekosten precies zijn. Er bestaat in ons land geen wet- of regelgeving waaraan vastgoedeigenaren en beheerders van commercieel onroerend goed zich dienen te houden. Hierdoor zijn de afspraken over servicekosten in de huurovereenkomst leidend, met alle vervelende gevolgen van dien.

Onderhandelingen

Bij nieuwe huurcontracten of contractonderhandelingen hebben huurders de mogelijkheid om de servicekostenproblematiek te tackelen. 

• De (voorschot)kosten voor de leveringen en diensten staan meestal in (artikel 4) van de standaard huurovereenkomst, zonder dat het servicekostenbedrag gespecificeerd wordt. 

• De aard van de leveringen en diensten worden meestal in (artikel 5) van de standaard huurovereenkomst opgesomd. 

• De precieze regelingen voor de servicekosten staan in de Algemene Bepalingen van de huurovereenkomst. 

Niet minder dan 80% van de Nederlandse huurcontracten van commercieel vastgoed heeft Algemene Bepalingen die zijn opgesteld volgens het ROZ-model. ROZ staat voor Raad Onroerende Zaken, de belangenvereniging van de bedrijfstak onroerend goed. Alle professionele vastgoedpartijen zijn in de ROZ vertegenwoordigd, behalve de huurder. 

Voordeel verhuurder

Het zal je dus niet verbazen dat Algemene Bepalingen zeer in het voordeel van de verhuurder zijn geschreven. Zo kan hij de kostenposten zelf bepalen, kan hij het voorschotbedrag tussentijds (en naar eigen inzicht) aanpassen en hoeft hij geen termijn in acht te nemen voor de jaarlijkse afrekening. De huurder mag de servicekostenbetaling niet opschorten als hij van mening is dat er geen fatsoenlijke diensten worden geleverd. 

Alle lopende kosten mogen voor 100% aan de huurder worden doorberekend. Hierdoor bestaat er doorgaans geen enkele commerciële prikkel om efficiënt in te kopen of optimaal te organiseren. Soms is zelfs sprake van het tegendeel: de administratiekosten die een beheerder in rekening mag brengen zijn meestal 5% van de servicekosten. Dus: hoe hoger hoe beter.

Te hoge servicekosten voorkomen?

De kleine lettertjes van de huurovereenkomst en de algemene bepalingen zijn dus van groot belang voor de huurder. Probeer tijdens de (her)onderhandelingen de Algemene Bepalingen aan te passen, zodat de rechten en plichten van huurder en verhuurder evenwichtiger verdeeld worden. Veel problemen kunnen worden voorkomen door duidelijke afspraken te maken met de eigenaar over de aard en omvang van de leveringen en diensten, voor ondertekening van een huurovereenkomst. Ook is het aan te raden om regelmatig met de eigenaar/ beheerder te overleggen over de servicekosten en de stand van zaken.