Wat is e-procurement en wat kan ik daarmee?

Producten of grondstoffen aankopen, je voorraden beheren, nieuwe orders opstellen… dat alles kan ook online. Dit noemen we e-procurement, ofwel elektronisch inkopen. E-procurement heeft grote voordelen. Je hebt meer zicht op je voorraden, kunt bijvoorbeeld automatisch bijbestellen, en het administratieve en logistieke proces van inkopen wordt veel makkelijker.

Er zijn heel veel  verschillende onderdelen van e-procurement. Eigenlijk behelzen zij ieder een ander deel van jouw bedrijfsvoering en contact met leveranciers, maar dan online. Hieronder definiëren we de verschillende begrippen. Veel van deze online vormen van inkoop vinden plaats op een e-marketspace, een website waar leveranciers en afnemers elkaar ontmoeten.

• Ook het vinden van leveranciers wordt makkelijker via internet. Dit noemen we e-sourcing. Wereldwijd kun je zoeken naar leveranciers, producten en diensten. Je kunt gewoon via een zoekmachine als Google zoeken naar leveranciers, maar dat is niet het meest efficiënt. Door te zoeken in een sourcing catalog system zoals de websites Europages of ABCDirect, vind je direct leveranciers, specificaties en kun je contact met hen opnemen voor meer informatie.

• Bij Collaborative Product Commerce (CPC) werk je online samen met leveranciers en eventueel klanten om nieuwe producten te ontwerpen.

• E-tendering is het proces van aanbesteding, maar dan online. Dit kan via verschillende online e-tendering platformen. Op basis van eerder vastgestelde criteria kun je dan leveranciers selecteren die jou extra informatie of offertes op gaan sturen. Dan kun je de leveranciers vergelijken en de beste partij uitzoeken. Ook het contact met de gekozen en afgewezen leveranciers gaat via het platform. Nadeel van deze manier van leveranciers selecteren is dat het redelijk wat tijd kost en je natuurlijk wel een flinke order te vergeven moet hebben.

• E-reverse auctioning is eigenlijk een omgekeerde veiling, maar dan online. Waar je bij veilen iets verkoopt en kopers tegen elkaar opbieden, laat je nu verkopers met elkaar strijden. Je plaatst je order, en leveranciers kunnen tegen elkaar opbieden om jou de gunstigste deal (de laagste prijs) aan te bieden. Dit kan bijvoorbeeld als meerdere leveranciers de gewenste kwaliteit en hoeveelheid kunnen leveren en je alleen nog tot een goede prijs wil komen.

• E-contractmanagement is het online beheren van je lopende contracten in één handig systeem. Zodat alle medewerkers van bestaande afspraken afweten, en je tijdig wordt gewaarschuwd als contracten aflopen.

• Web-based ERP-systeem. De meeste ERP-systemen zijn tegenwoordig web-based. Met deze software, waarin logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen worden gecombineerd, communiceer je immers ook naar leveranciers en klanten. Al je bedrijfssoftware, zoals je voorraadbeheer, productieplanning, inkoop, verkoop, klantenbestand en personeelsmanagement kan binnen een ERP-systeem worden gecombineerd in één database. En je kunt binnen het systeem vaak communiceren met leveranciers.  Zo wordt de hele keten van je bedrijf - van grondstof tot eindproduct - efficiënter ingedeeld.

• E-ordering. Voor de wat minder essentiële producten, zoals facilitaire producten en diensten, wordt soms gebruik gemaakt van e-ordering of catalog-ordering. Je geeft je medewerkers hiervoor toegang tot de e-orderingsoftware. Zij kunnen dan bepaalde producten online bestellen uit de catalogus van een leverancier met wie van tevoren afspraken zijn gemaakt. Je kunt het zo instellen dat de directie of afdeling inkoop bestellingen nog moet goedkeuren. Inkopen wordt dan makkelijker, je krijgt meer overzicht over wat welke afdeling allemaal nodig heeft en je bundelt alle aankopen in één factuur van één leverancier.

Maar wat zijn de voordelen?

Oké, je kunt dus een heel groot gedeelte van je inkoop tegenwoordig online doen. Voordeel hiervan is dat jij, of je medewerkers, minder tijd kwijt bent per bestelling en de administratieve afhandeling van een aankoop. Dat scheelt dus geld! Ook kun je, doordat het makkelijker wordt om nieuwe producten te bestellen, kleinere voorraden aanhouden. Met reversed auctions kun je de laagste prijs garanderen.

Ook e-ordering biedt vaak een prijsvoordeel, omdat je een contract voor langere periode afsluit met een bepaalde leverancier. Vooral voor de minder essentiële aankopen, zoals facilitaire zaken, kun je prijsvoordeel behalen door raamcontracten met leveranciers te sluiten en medewerkers zelf uit een actuele online catalogus te laten kiezen. Dit scheelt tijd, en geld. Zo bundel je ook de inkopen van verschillende afdelingen, waardoor tijd wordt bespaard en een sterkere positie bij de leverancier ontstaat. Ook heb je minder facturen te verwerken.