Beter onderhandelen met je leveranciers
Koop slimmer in met onderhandelingstechnieken
Slimmer inkopen heeft veel te maken met goed onderhandelen. Als jij de juiste deals weet te sluiten met je leveranciers, hebben jullie daar allebei baat bij. Onderhandelen gaat om meer dan de prijs. Je kunt bijvoorbeeld ook afspraken maken over kwaliteit, levering en service. In dit artikel helpen we je daarbij.
Hoe meer kennis je hebt van het product, de markt, de kostprijs, marktpositie van je leverancier en de mogelijkheden bij concurrenten, des te beter kun je onderhandelen. Goede voorbereiding is dus het halve werk. Ook helpt het als je de tijd hebt: van tijdsdruk wordt je onderhandelingspositie niet beter.
Er zijn feitelijk drie onderhandelingstechnieken:
Hard onderhandelen: Winst voor de ene partij betekent verlies voor de andere. Je gaat keihard voor de laagste prijs of de beste voorwaarden. Hard onderhandelen kan, als je meerdere leveranciers hebt om mee in zee te gaan. Ook als het om een grote order gaat, die belangrijk is voor je leverancier, kun je je hard opstellen.
Probleemoplossend onderhandelen: Dit is een heel andere techniek. Samen met je leverancier wil je een doel bereiken waarvan je allebei profiteert, bijvoorbeeld productvernieuwing of lagere transportkosten. Zo onderhandel je vooral als je als leverancier en klant afhankelijk bent van elkaar. Je deelt informatie en probeert zo tot betere overeenkomsten te komen.
Gemengd: Bij leveranciers waarvan je beperkt afhankelijk bent, zal je vaak een mix van hard en probleemoplossend gebruiken. Je wilt een goede deal, maar niet tegen elke prijs. Je wilt ook wel samenwerken, maar evenmin tegen elke prijs.
Elke onderhandeling kent verschillende fases.
Voorbereiding. Verzamel informatie over het product, de markt en de leverancier. Breng ook in kaart welke informatie je nog van je leverancier wilt hebben. Schrijf deze vragen op en neem ze mee in de onderhandeling. Bepaal in deze fase je onderhandelingsdoelen. Welke doelen móet je halen (Musts), wat zou je graag willen (Wants) en welke doelen zijn eventueel inwisselbaar (Jokers)? Bedenk in deze fase ook hoe je de onderhandeling gaat aanpakken.
Verkenning. In deze fase beginnen de onderhandelingen. Beide partijen kunnen hun verwachtingen bekendmaken en aftasten in hoeverre de ander beslissingsbevoegdheid heeft. Ook kun je de nodige extra informatie krijgen. In deze fase stel je veel open vragen, luister je naar elkaar, en vat je antwoorden van de andere partij samen.
Reces. Mogelijk heb je in de vorige fase nieuwe of belangrijke informatie gekregen. Het is belangrijk om even de tijd te nemen om deze te verwerken, en eventueel je onderhandelingspositie aan te passen.
Beweging. In de bewegingsfase is het tijd om voorstellen te doen om nader tot elkaar te komen. Hoe, dat hangt van de onderhandelingsstijl af. In een harde onderhandeling zul je misschien harde eisen op tafel leggen (deadlines, ‘graag of niet’), bij probleemoplossend verken je mogelijkheden. (‘Als ik nou dit doe, dan kun jij misschien dat bieden’ of ‘Wat als we nou…..’) De bewegingsfase eindigt meestal met een ‘laatste voorstel’ (dat zelden echt het allerlaatste voorstel is) of een tijdslimiet.
Transactie. Uiteindelijk moet er een knoop worden doorgehakt. Misschien ligt er een voorstel dat acceptabel is voor beide partijen en kun je harde afspraken gaan vastleggen, maar misschien ook niet en dan is er een crisis-achtige sfeer ontstaan of een impasse. Misschien kun je later verder praten, of is het tijd om te zoeken naar een andere leverancier.
Evaluatie. Elke onderhandeling moet je afsluiten met een evaluatie. Heb je je doelen bereikt? Was je goed genoeg voorbereid? Heb je de onderhandeling goed aangepakt? Wat waren je zwakke en je sterke punten? Wat kan er in een volgende onderhandeling anders?
Vijf regels om in je achterhoofd te houden
Je hoeft niet de eerste concessie te doen. Wie als eerste een aanbod op tafel legt, wordt gezien als de minder machtige in de onderhandeling. Probeer dit dus te vermijden. In meer probleemoplossende onderhandelingen kun je ook voorstellen tegelijkertijd een concessie aan te dragen.
Je concessie hoeft niet even groot te zijn als die van de ander. Geeft de leverancier jou een euro korting per product? Dit betekent niet dat jij er daarna een euro bij op moet doen. Houd in je achterhoofd welke prijs of voorwaarden voor jou acceptabel zijn. Bied wat je kan bieden. Je hoeft een bod ook niet te verantwoorden.
Geef eerst toe op minder essentiële punten. Je legt niet alle kaarten ineens op tafel. Pak eerst de makkelijke problemen aan (de Jokers). Dan heb je al wat opgebouwd, en kun je ook de grotere tegenstellingen (de Musts) overbruggen. De neiging zal er zijn om de deal niet meer te laten stuklopen als je al een aantal afspraken hebt gemaakt.
Laat de ander hard werken voor kleine concessies. Onderhandelen moet niet te makkelijk gaan, dan houd de andere partij het gevoel dat er meer uitgehaald had kunnen worden. Ga dus niet te makkelijk akkoord.
Aarzel bij het akkoord gaan. Dit geeft de ander een duwtje in de rug om jou nog een klein extra voordeel te gunnen.
