Waar let ik op bij het kiezen van een schoonmaakdienst?

Het pand waarin je bedrijf zit, is het visitekaartje van je onderneming. Belangrijk dus dat het hier netjes is. Daarom kan het verstandig zijn een schoonmaakbedrijf in te huren.

Welke afwegingen

Allereerst is het belangrijk om eens goed te kijken naar wat je precies nodig hebt om jouw pand schoon te houden. Bedenk wat jouw wensen en verwachtingen zijn. “Schoon” is namelijk een heel ruim begrip. Iedereen heeft andere opvatting van wat precies schoon is. Ga dus allereerst na wat jouw eigen invulling hiervan is. Als je hier uit bent ga je pas op zoek naar de perfecte leverancier voor jouw pand. Er zijn tal van aanbieders op dit gebied waardoor je soms door de bomen het bos niet meer kunt zien. Je kunt een onderscheid maken door te kijken naar de regelgeving omtrent schoonmaakbedrijven, en in welke mate deze regels worden nageleefd.

Kostbaar

Het inhuren van schoonmaak is duur. De Nederlandse Facility Costs Index Coöperatie heeft berekend dat het gemiddeld 360 euro per jaar kost om één werkplek schoon te houden. Voor dit bedrag wil je natuurlijk waar voor je geld. Schroom er daarom niet voor om hoge eisen te stellen aan de leveranciers waarmee je aan de tafel gaat zitten.

Offerte

Ook een goed gesprek over de offerte is essentieel. Een lage prijs kan heel aantrekkelijk zijn maar hoe komt de leverancier daar aan? Een laag tarief kan betekenen dat de kwaliteit van het werk ook veel lager is. Je moet dus voortdurend afwegen wat je wensen en prioriteiten zijn en dit afstemmen met de leverancier.

Contractduur

Het is van belang niet te lange contracten aan te gaan. De meeste facilitaire bedrijven bieden een contract aan van minstens 3 jaar. Als je onderneming niet helemaal stabiel is, is het verstandig om geen contract aan te gaan wat langer duurt dan dat. Is je onderneming juist wel stabiel, dan is het verstandig om te kiezen voor een langduriger contract. Dit is vaak voordeliger, maar er zit wel een groter risico aan verbonden. Ook is het slim om, voordat je het contract tekent, referenties op te vragen van de leverancier. Zodoende kun je ontdekken in hoeverre de bewuste leverancier zijn beloftes na komt.

Duidelijke afspraken

Mocht je uiteindelijk de juiste kandidaat hebben gevonden, maak dan duidelijke afspraken over wat er precies moet gebeuren. Stel samen met de leverancier een schoonmaakbestek op. Hierin staat precies vermeld wat er van hen verwacht wordt. Om welke ruimtes gaat het precies? Moeten ook de toiletten gedaan worden. En zo ja, hoe vaak? Moet daarbij ook de afvalbakken geleegd worden? Kortom een programma, voor de facilitaire medewerkers, tot in de details. Zodoende voorkom je miscommunicatie, wat vaak leidt tot onenigheid, en zo kom je niet voor verrassingen te staan.

Een belangrijke tip is om ook gebruik te maken van het controlesysteem VSR, waarbij externe controleurs de boel onder de loep nemen. Hierdoor heb je een grote zekerheid wat betreft de kwaliteit.

Certificaat

Ga bij voorbaat alleen af op facilitaire bedrijven die gecertificeerd zijn. In deze branche komt het namelijk geregeld voor dat er illegalen werknemers in dienst zijn. En ook al was je daarvan niet op de hoogte, uiteindelijk ben jij hiervoor ook aansprakelijk te stellen. Je bent op dat moment partner in crime. Om dit te voorkomen kun je bijvoorbeeld bij (nieuwe) werknemers, die in dienst van het schoonmaakbedrijf jouw pand schoon maken, vragen om een kopie van het identiteitsbewijs.  

Wat ten slotte altijd goed is om te doen is het maken van goede afspraken met je werknemers. Als iedereen zijn of haar eigen bureau netjes opruimt aan het einde van de dag, scheelt dat al een hoop schoonmaakwerk!

Redactie MKB Servicedesk

Bron: Bizz Magazine