Waarom zou ik mijn administratie digitaliseren?

Digitaliseren is de afgelopen jaren een enorme trend. Alles moet tegenwoordig online en in de cloud. Hier en daar valt zelfs de term ‘paperless office’. Maar wat is er eigenlijk mis met een papieren administratie? Waarom zou je digitaliseren?

Heel veel ondernemers werken nog met mappen. Inkomende rekeningen in de een, uitgaande in de ander. Elk jaar gaan de mappen naar de accountant voor de belastingaangifte. Dat werkt, op zich, maar je doet jezelf wel tekort, want de financiële administratie kan sneller, beter en makkelijker! Tien voordelen van een digitale administratie.

1. Je raakt niets meer kwijt

Een bonnetje kwijtraken. Soms kost zoiets zelfs een minister de kop. In een digitale administratie vind je onmiddellijk wat je zoekt. Het handigst is om alle inkomende papieren meteen te scannen en met scan-en-herken-software in te lezen. Dan heb je alle gegevens gelijk digitaal.

2. De kans op fouten verkleint

Als je al je gegevens digitaal hebt, maak je niet meer zo snel een fout bij het overtikken van een naam of rekeningnummer. Als je je administratie bijhoudt met een boekhoudprogramma, zijn veel gegevens automatisch al opgeslagen. Hierdoor verkleint de kans op menselijke fouten.

3. Het scheelt veel ruimte

Je kunt de archiefkasten met mappen vaarwel zeggen. Jouw administratie staat gewoon op je computer, of beter nog: in de cloud. Daar kun je het ook onmogelijk kwijtraken of verliezen door brand. Je documenten staan veilig online, in de cloud. Het enige wat jij hoeft te doen, is sterke wachtwoorden verzinnen. Het wordt ook veel makkelijker om je administratie lang genoeg te bewaren: het kost je immers geen ruimte.

4. Je hebt overzicht 

Je hoeft niet meer te rekenen om te zien hoe je bedrijf er voorstaat: online boekhoudprogramma’s kunnen dat voor je doen. Als je administratie digitaal is, zie je altijd in één overzicht hoeveel geld er inkomt en uitgaat. Je kunt je bedrijf ook meteen bijsturen als het de verkeerde kant op dreigt te gaan.

5. Je kunt er altijd bij

Een digitale administratie die ergens in de cloud hangt: daar kun je altijd bij. Je kunt er ook tegelijk met de mensen van je financiële administratie in werken én real-time zien wat zij doen. Ook is het makkelijk als je op locatie bent (bijvoorbeeld bij de bank) en even iets wilt opzoeken. Dankzij (mobiel) internet heb jij je administratie altijd in je broekzak.

6. Minder tijd voor je boekhouder

Je boekhouder is ook minder (betaalde) tijd kwijt aan het doorspitten van je administratie en het opstellen van jaarrekeningen. Vooral als je in hetzelfde (online) boekhoudprogramma werkt, gaat dit een stuk efficiënter. Dit betekent dat je accountant meer tijd heeft om jou van advies te voorzien.

7. Betalen kan sneller

Als jij je facturen digitaliseert, kun je je klanten de mogelijkheid bieden meteen te betalen met iDeal. Overleg hierover met je bank. Daardoor zullen veel van je klanten rekeningen meteen voldoen. Je hebt ook beter overzicht over wanneer betalingstermijnen verstrijken, je weet meteen wanneer je een herinnering kunt sturen. Ook dit kan automatisch. Hierdoor worden jouw rekeningen waarschijnlijk sneller voldaan.

8. Je kunt je administratie koppelen

Je kunt verschillende bedrijfsprogramma’s koppelen zodra je digitaal werkt. Denk bijvoorbeeld aan je voorraadbeheer, gekoppeld aan bestellingen en de kassa. Dit heet ketenoptimalisatie. Het geeft je veel meer overzicht in je bedrijf.

9. Goed voor het milieu

Je administratieproces digitaliseren scheelt op de lange termijn een flinke hoeveelheid papier. Dat is goed voor het milieu, en jij hebt minder kosten aan papier, printen, enveloppen en postzegels. Win-win. En vergeet niet: klanten vinden het steeds belangrijker dat jij maatschappelijk verantwoord onderneemt.

10. Goed voor je uitstraling

We zeiden het al: digitaliseren is een modewoord. Dat betekent wel dat jij met je tijd meegaat als je je met digitale facturen werkt. Dit is goed voor je moderne en milieuvriendelijke imago.