Wat is ketenoptimalisatie?

Administratie kost veel tijd en dus geld. Door programma’s te gebruiken wordt boekhouden wel iets makkelijker, maar vaak moeten cijfers nog handmatig worden ingevoerd en gekopieerd naar verschillende overzichten. Met ketenoptimalisatie kun je dit proces versnellen en verbeteren.

Ketenoptimalisatie of procesoptimalisatie is kort gezegd het zoveel mogelijk vereenvoudigen van administratieve processen. Dit gebeurt meestal door zoveel mogelijk online applicaties zoals online boekhouden, een klantendatabase (CRM), vooraadbeheer of een online reserveringsprogramma slim in te zetten en te koppelen aan je boekhouding. Dat leidt tot minder administratieve handelingen.

“Bij ketenoptimalisatie willen we eigenlijk zoveel mogelijk handmatige handelingen uit de bedrijfprocessen halen,” vertelt Job Lammers, bij Deloitte ctrl gespecialiseerd in ketenoptimalisatie voor het midden- en kleinbedrijf. “Je wilt bedrijfsprocessen waar mogelijk automatiseren. Nu zie ik vaak dat bijvoorbeeld gegevens uit het boekhoudsysteem worden geknipt en geplakt in een excelbestand om overzichten te genereren. Naast dat dit dubbel werk is, bestaat daarbij de kans dat er fouten worden gemaakt. Dat kan ketenoptimalisatie voorkomen.”

Overzicht

Door ketenoptimalisatie wordt het administratieve proces een stuk overzichtelijker, omdat gegevens automatisch daar terechtkomen waar je ze wilt hebben. Daarmee heb je als ondernemer altijd inzicht in je actuele (financiële) cijfers.

Een voorbeeld van een relatief eenvoudige ketenoptimalisatie is om alle facturen te digitaliseren, bijvoorbeeld door ze in te scannen en vervolgens te autoriseren. Zo wordt het onmogelijk om facturen kwijt te raken. De facturen kunnen vervolgens automatisch worden verwerkt in de boekhouding. Vanuit je boekhoudprogramma kunnen ze eenvoudig worden betaald. Het is niet meer nodig om de factuur in de bankapplicatie over te typen.

Ook de verschillende productieprocessen zoals  het ERP-systeem of de kassa’s kunnen worden geoptimaliseerd en geautomatiseerd binnen de nieuwe bedrijfsketen. Dit door nieuwe software in te zetten, maar er kan ook verbinding worden gemaakt met de bestaande programma’s, zodat de gegevens uit het ene systeem (bijvoorbeeld je voorraadbeheer) automatisch inladen in het andere systeem (bijvoorbeeld je boekhouding).

Bedrijfsspecifiek

Job Lammers: “We proberen zoveel mogelijk de bedrijfsprocessen te standaardiseren en te vereenvoudigen en gebruiken daarvoor standaard-softwarepakketten. Uiteraard bieden de online software-oplossingen de mogelijkheid om bedrijfsspecifieke software eenvoudig te integreren. Voor een hotel hebben we bijvoorbeeld hun reserveringssysteem gekoppeld.

Afhankelijk van de complexiteit van de bedrijfsprocessen loopt een ketenoptimalisatieproject van een halve dag (bijvoorbeeld het scannen en automatisch verwerken van facturen), tot maximaal drie maanden (met een integratie met een branchespecifieke applicatie).

Je kunt zelf overstappen op een ander bedrijfssoftwarepakket waarmee je je processen meer automatiseert. Zodra je echter een uniek bedrijfssysteem wilt optuigen, is het wel handig om hiervoor ICT-experts in de arm te nemen, bijvoorbeeld van Deloitte.