Boekhoudpakketten mkb: zo maak je de juiste keuze
Keuzegids voor online boekhouden
Wil je sneller en makkelijker boekhouden, én meer uit je cijfers kunnen halen? Kies dan uit een van de vele online boekhoudpakketten. In dit artikel helpen we je bij de keuze voor een goed online boekhoudpakket, dat past bij jou en je onderneming.
Steeds meer ondernemers stappen over op online boekhouden. De keuze is wat dat betreft reuze, want er zijn zeer veel aanbieders van online boekhoudpakketten. Sommige zijn heel basic, andere ontzettend uitgebreid. Maar hoe kies je nu het juiste boekhoudpakket, welke functies heb je nodig en wat is de definitie van een boekhoudpakket?
Wat is een boekhoudpakket?
Een boekhoudpakket is een eigenlijk niets anders dan software waarmee je voor een groot deel je boekhouding digitaliseert en automatiseert. Je bewaart alle verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnetjes op één plek en het boekhoudprogramma berekent bijvoorbeeld automatisch wat je periodiek moet afdragen aan btw. Met een boekhoudpakket bespaar je een hoop tijd op administratieve handelingen.
Heb ik een boekhoudpakket nodig?
Een boekhoudprogramma is niet verplicht. Maar het kan je wel veel werk uit handen nemen, zeker als je veel factureert en uren bijhoudt. Met een boekhoudpakket bespaar je een hoop tijd op die administratieve handelingen én sla je belangrijke documenten op. Dat is wél verplicht volgens de Belastingdienst.
Boekhoudprogramma mkb: welke functies heb je nodig?
Welke functies wil je dat je boekhoudpakket heeft? Wees vooral kritisch. Veel boekhoudpakketten bieden legio aan mogelijkheden en hoe meer je boekhoudpakket kan, des te ingewikkelder en duurder het wordt. Focus je op de dingen die je er écht mee gaat doen, en neem alleen extra modules als je ze nodig hebt. Zo blijft je boekhouding makkelijk en overzichtelijk, en betaal je niet onnodig te veel.
We zetten de belangrijkste functies voor je op een rij, zodat je kunt bepalen wat je echt nodig hebt en wat eventueel nice-to-have is. Vergeet daarbij niet rekening te houden met je toekomstplannen: als je meer functies verwacht te gebruiken als je onderneming groter is, is het goed daar al rekening mee te houden.
Basisfunctionaliteiten boekhoudpakketten
Overzicht in de grootboekadministratie. Door je boekhouding online bij te houden, heb je altijd overzicht op je balans, je winst- en verliesrekening en de cashflow. Zo weet je altijd precies hoe je bedrijf ervoor staat en hoeveel speelruimte je nog hebt.
Afschrijvingen. In je boekhoudpakket kun je automatisch de afschrijvingen van je vaste activa bijhouden. Zo is je balans altijd up-to-date.
Facturen genereren. Vanuit je boekhoudpakket kun je heel makkelijk facturen opstellen voor je klanten. De factuur wordt meteen bij je debiteuren bijgeschreven. Soms kun je zelfs een koppeling met iDeal aan de factuur toevoegen, zodat je klant snel en makkelijk kan betalen.
Offertes opstellen. Vanuit je boekhoudpakket kun je makkelijk een offerte genereren. Dit gaat bijna hetzelfde als het maken van een factuur. Gegevens als je uurtarief en de kosten van het materiaal zitten al in je software opgeslagen, zodat je met een paar klikken een goede offerte maakt voor een nieuwe klant.
Inkomende rekeningen invoeren. Sommige pakketten slaan inkomende facturen per e-mail automatisch voor je op en scannen deze zo dat je precies wat je moet betalen. Krijg je nog heel veel papieren rekeningen binnen? Als je kiest voor een pakket met scan- en herkensoftware, kun je van papieren rekeningen en bonnen een foto maken, waarna de factuur meteen in je systeem zit.
Koppeling met internetbankieren. Een boekhoudpakket moet tegenwoordig gekoppeld kunnen worden aan je internetbankieren. Zo worden afschrijvingen meteen verwerkt en kun je vanuit je boekhoudprogramma betalingen uitvoeren. Sommige banken rekenen hier extra kosten voor.
Kostenplaatsen. Vaak kun je in je boekhoudpakket je uitgaven makkelijk rubriceren. Dankzij de mogelijkheid om kostenplaatsen bij te houden, kun je hier nog een onderverdeling in aanbrengen. Zo kan je een post ‘autokosten’ hebben, met nog de kostenplaats ‘brandstofkosten’ daar onder.
Vaste journaalposten. Terugkomende kosten hoef je maar een keer in je boekhoudpakket in te voeren. Je kunt het zo instellen, dat periodieke kosten automatisch elke periode worden verwerkt.
Btw-aangifte. Je ingekomen en uitgaande btw bijhouden wordt heel eenvoudig met een goed boekhoudpakket. Je kunt dan ook vrijwel automatisch btw-aangifte doen.
Belastingaangifte. Ook het doen van je jaaraangifte wordt een fluitje van een cent met de automatisch gegenereerde overzichten vanuit je boekhoudprogramma.
Handige extra’s boekhoudpakketten:
Debiteurenbeheer. Een goed boekhoudpakket laat je precies zien van wie je nog geld krijgt en wie je misschien een betalingsherinnering moet sturen. Ook dit kan vanuit veel boekhoudpakketten automatisch.
Urenregistratie. Ben je zzp’er en moet je aan het urencriterium voldoen? Ook je uren kun je in je boekhoudpakket bijhouden. Soms via een app, zodat je heel makkelijk kunt doorgeven dat je een paar uur bij een klant bent geweest.
Budgetteren. Sommige boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om budgetten in te stellen voor een bepaalde periode. De kosten die binnen het budget vallen, worden hier automatisch van afgetrokken. Zo houd je overzicht in je kosten en kun je op tijd bijsturen als je je budget dreigt te overschrijven.
Betaalopdrachten. Internetbankieren is vaak goedkoper als je betaalopdrachten per batch aanbiedt (bijvoorbeeld een keer per week). In je boekhoudprogramma kun je betaalopdrachten verzamelen, en ze automatisch een keer per week met je internetbankieren voldoen.
Koppelingen met bedrijfssoftware
Een van de handigste mogelijkheden van goede boekhoudprogramma's, is dat je die met andere software kunt koppelen. Zo hoef je nooit meer gegevens van het ene programma naar het andere over te tikken. Denk bijvoorbeeld aan:
Voorraadbeheer. Mocht dit van toepassing zijn op jouw bedrijf, dan kun je vaak je systeem voor voorraadbeheer koppelen aan je boekhoudsoftware of hier een module voor aanschaffen. Zo heb je altijd overzicht op wat je in huis hebt, en kun je automatisch bestellijsten genereren om je voorraden aan te vullen.
Relatiebeheer. Ook een koppeling met je CRM-systeem of een extra module voor relatiebeheer is een optie in je boekhoudpakket. Zo zie je precies wat welke klant eerder heeft gekocht, wat zijn betaalgedrag is enzovoort. Teamleader is een voorbeeld van een CRM-systeem die je kan koppelen met jouw boekhoudprogramma.
Koppeling kassasysteem of webshop. Hoe handig is het als een aankoop door een klant automatisch in de boekhouding wordt verwerkt? De meeste kassasystemen, ook bijvoorbeeld voor een webshop, kunnen worden gekoppeld aan een online boekhoudprogramma. Nog handiger is het als de aankoop direct uit het systeem voor voorraadbeheer wordt gehaald en op bestellijsten verschijnt.
Tip: let goed op bijkomende kosten, soms betaal je maandelijks een extra bedrag voor zo'n functie. Neem bij twijfel hierover contact op met de leverancier.
Wat zijn de minimale vereisten van een boekhoudpakket?
Zorg ook dat je weet aan welke wettelijke eisen je boekhouding moet voldoen en kies voor een programma dat in ieder geval deze basics regelt. Maar is jouw bedrijf groter of complexer? Dan is het zeker een aanrader om een boekhoudprogramma te gebruiken.
Kosten boekhoudprogramma mkb (en zzp)
Bij het kiezen van een boekhoudpakket spelen ook de kosten natuurlijk een rol. De kosten lopen namelijk nogal uiteen: er bestaan gratis open source boekhoudsoftware die heel erg basic is, maar er zijn ook zeer uitgebreide boekhoudpakketten waar je wel € 80 per maand voor betaalt.
Wat kost een boekhoudpakket mkb?
Gemiddeld genomen zijn dit de kosten:
Boekhoudprogramma zzp: € 10 - € 25 p/mnd
Boekhoudprogramma mkb: € 25 - € 50 p/mnd
Drempel- en staffelkosten boekhoudprogramma
De kosten hangen ook vaak samen met hoe intensief je het programma gebruikt. Vaak wordt als drempel het aantal facturen die je stuurt genomen. Verstuur je maar een handjevol facturen elke maand? Dan volstaat meestal een instapabonnement. Dit ligt anders wanneer je maandelijks tientallen facturen uitstuurt.
Tip: zie je door de bomen het bos niet meer? Veel boekhoudpakketten mag je een maand gratis uitproberen. Zo kom je er snel achter of dit pakket alle mogelijkheden biedt die jij nodig hebt.
Wanneer kan ik overstappen van boekhoudpakket?
Het mooie is dat overstappen van boekhoudpakket op ieder moment mogelijk is, vaak zijn de pakketten namelijk maandelijks opzegbaar. Veel ondernemers denken dat het alleen mogelijk is om rond de jaarwisseling over te stappen van boekhoudprogramma. Dat kan afschrikken, omdat dit voor veel mensen een drukke periode is.
Kies een logische overstapdatum
Het belangrijkste is dat je een logisch moment kiest. Door bijvoorbeeld direct na een btw-aangifte over te stappen, zorg je ervoor dat je geen werk hebt aan het overzetten van bonnen en facturen in het nieuwe programma. De tijd die je daardoor overhoudt kun je mooi steken in ondernemen.
Boekhouding mkb uitbesteden
Een laatste belangrijke overweging: wil je je boekhouding helemaal zelf doen of wil je een gedeelte van je administratie uitbesteden? Als je al een boekhouder hebt, werkt hij waarschijnlijk met een bepaald boekhoudprogramma. Het kan dan handig zijn als jij ook dat programma gaat gebruiken.
Heb je nog geen boekhouder en wil je er wel een? Kijk eens of er administratiekantoren zijn die zich specialiseren in jouw branche, en kies samen voor een boekhoudpakket.
Beste boekhoudprogramma mkb en zzp? Boekhoudpakketten vergelijken
Nu je een beeld hebt van wat een boekhoudpakket zoal biedt, kun je aanbieders van boekhoudpakketten vergelijken. Gebruik een van de online vergelijkers en ontdek welk boekhoudprogramma het beste aansluit bij jouw wensen en onderneming.
