Voorkom achterstallige betalingen: wat je kunt leren van een ondernemer

Het is de schrik van elke ondernemer: klanten die je dienst of product afnemen, maar niet willen of kunnen betalen. Je kunt dan een incassobureau of deurwaarder inschakelen, maar van kale kippen valt niet te plukken.

Bij faillissement van de klant sta jij als ondernemer vaak achteraan bij de schuldeisers die nog geld willen. Maar hoe voorkom je nou dat je de dupe wordt van wanbetalers? In dit artikel geven we drie tips aan de hand van een voorbeeld. 

Het voorbeeld

Een klant heeft een custom made wagen besteld bij een mkb'er. Omdat hij geen geld had om de wagen te kopen, is er een huurovereenkomst aangegaan: de klant huurt de wagen tegen een bepaalde som gedurende 5 jaar, waardoor de ondernemer de kosten van de bouw van de wagen alsnog door de klant vergoed krijgt. Nu weigert de klant na een tijdje om te betalen, ondanks aanmaningen. De klant is in gebreke.

De verzekeraar, die de ondernemer bijstaat voor rechtsbijstand, heeft geadviseerd om de overeenkomst zelf te ontbinden wegens wanprestatie, omdat de ondernemer dan de vrije hand heeft met betrekking tot de wagen. Daarnaast stelt de verzekeraar voor om de klant te dagvaarden vanwege de geleden schade. Door de overeenkomst zelf te ontbinden kan de wagen aan een andere klant worden verhuurd en wordt zo de schade voor de ondernemer beperkt. Zo voorkomt die dat zijn kosten nog meer oplopen. Als de klant toch niet kan betalen, dan lijkt het onlogisch om nakoming te vorderen. Ontbinden, de schade beperken en alsnog schadevergoeding eisen is dan logischer.

Wat had er beter gekund?

Duidelijk is dat de ondernemer baalt van deze situatie: hij heeft een wagen gepersonaliseerd naar de wensen van een bepaalde klant, die hem nu niet meer kan betalen. Hij heeft een aantal maanden geen huur gekregen voor de wagen, er is dus schade. Of hij hier nog een vergoeding voor krijgt, is maar de vraag. Of hij een nieuwe huurder voor de - voor iemand anders gepersonaliseerde - wagen krijgt ook. Dit is echt een geval waarbij de ondernemer te goed van vertrouwen is geweest. Met onderstaande tips kun jij zo'n situatie voorkomen.

1. Check je klant vooraf

Voordat je investeert in een opdracht, zoals het personaliseren van een wagen, is het verstandig om de kredietwaardigheid van de klant te checken. Bij de klant in dit voorbeeld, die een voertuig bestelt dat hij niet kan betalen, is het zeer waarschijnlijk dat hij vaker rekeningen niet heeft voldaan. Bij een kredietverzekeraar kun je opvragen hoe het betaalgedrag van een (potentiële) zakelijke klant in het verleden is geweest en of hij een solide financiële basis heeft. Bij particulieren kun je aankloppen bij het Bureau Krediet Registratie (BKR). Dit voorkomt nare verrassingen.

Zeker toen de klant aangaf geen geld te hebben om de wagen aan te schaffen, had deze ondernemer informatie moeten opvragen in plaats van een huurovereenkomst voor te stellen. Dit zijn namelijk grote rode vlaggen die aangeven dat de klant financiële problemen heeft. Als de klant na een check een notoire wanbetaler blijkt te zijn, is het niet verstandig om op rekening aan hem te leveren.

2. Vraag een aanbetaling

Bij een grote verkoop als een auto is het helemaal niet gek om een (flinke) aanbetaling te vragen, zeker als je hem personaliseert voor je klant. Je kunt de wagen immers niet zo snel aan een ander verkopen. Als je verkoopt aan een consument, mag je maximaal 50 procent van het bedrag als aanbetaling vragen. Voor zakelijke klanten is er geen wettelijke grens, je kunt er dus gewoon over onderhandelen. Door bijvoorbeeld 30 procent van het bedrag als aanbetaling te vragen, weet je zeker dat de klant de bestelling zal afnemen en kun je geruster werken. Ook heb je dan al wat geld om eventuele investeringen die je moet doen voor de productie, te betalen.

In de ene sector is het vragen om een aanbetaling gangbaarder dan in de andere. Om in onderhandelingen sterker te staan bij je verzoek om een aanbetaling, kun je het opnemen in je algemene voorwaarden. Je kunt het ook aantrekkelijker maken voor je klant om (meer) aan te betalen, door bijvoorbeeld een korting te geven als een deel van het aankoopbedrag vooraf wordt betaald. Jouw risico op wanbetaling wordt kleiner, maar je klant loopt nu wel iets meer risico. Als jij ineens failliet gaat, is hij immers zijn aanbetaling kwijt en heeft hij nog niets. Je kunt je klant er daarom op wijzen dat hij jouw kredietwaardigheid ook kan controleren bij een kredietverzekeraar.

3. Debiteurenbeheer: zit er bovenop

Of deze ondernemer er snel bij was toen de klant de huur voor de wagen niet meer kon betalen, vertelt het verhaal niet. Maar het is sowieso aan te raden om je administratie goed bij te houden zodat je het meteen weet als een betaling niet op tijd binnenkomt. Hoe sneller je aan de bel trekt, hoe eerder je je geld hebt of actie kunt ondernemen. Door je boekhouding met een goed (online) programma bij te werken, zie je het meteen als een klant niet op tijd betaalt.

Niet elke klant die een factuur mist, is meteen een kwaadwillende wanbetaler. Herinner je klant eerst eens per mail aan de openstaande factuur. Werkt dat niet? Bel hem dan een paar dagen later op. Een vriendelijke, persoonlijke benadering werkt meestal wel om alsnog betaald te krijgen. Ook weet je dan waarom de factuur niet is voldaan: misschien gaat er iets mis in de administratie van je klant of zijn er persoonlijke omstandigheden waarom er nog niet is betaald. Daarnaast is het belangrijk dat de relatie met je klant goed blijft. Vaak zal een klant na een belletje de rekening alsnog snel voldoen.

Krijg je hierna nog steeds je geld niet? Dan kun je je klant een tweede betalingsherinnering sturen, die wat serieuzer van toon is. Hierin leg je ook uit wat jouw vervolgstappen zijn, bijvoorbeeld het inschakelen van een incassobureau of deurwaarder, waarvan de kosten voor rekening van je klant komen. Of het rekenen van boeterente, als je dit hebt opgenomen in je algemene voorwaarden. Geef je klant een duidelijke termijn om de factuur alsnog te voldoen en schakel dan de hulptroepen in.

Sinds 1 juli 2018 worden kleine ondernemers, zoals zzp’ers en mkb-bedrijven beter beschermd tegen onredelijk lange betalingstermijnen van grote ondernemingen. Wat doet u als een klant dan toch de maximale betalingstermijn van zestig dagen overschrijdt? Precies, dat brengt een hoop rompslomp met zich mee. Wij adviseren wanbetalingen te voorkomen en wel met deze tips. 

Tip 1: Kies voor een duidelijke offerte

Het is verplicht om je algemene voorwaarden aan je offerte toe te voegen, dus informeer je klanten voordat ze de overeenkomst aanvaarden. Controleer alle bepalingen zorgvuldig, eventueel zelfs met de hulp van een externe expert. De wetgeving over wat algemene voorwaarden precies mogen inhouden, heeft zich in de afgelopen jaren enorm ontwikkeld en misschien zijn er ook zaken binnen jouw onderneming veranderd. Een offerte is alleen bindend als de algemene voorwaarden juridisch geldig zijn.

Je klant moet de offerte expliciet aanvaarden met een handtekening of - nog eenvoudiger - door te bevestigen via e-mail. Leg alle communicatie schriftelijk vast, met e-mail als het medium bij uitstek: het is snel, kosteloos en helpt je om discussies achteraf te vermijden.

Tip 2: Stel correcte facturen op en verwerk ze op de juiste manier

Wil je niet dat een klant je factuur uit het oog verliest? Reageer dan zelf ook snel en verzend je factuur meteen zodra je een product levert of dienst hebt geleverd. Het is niet verplicht, maar wel handig om de algemene voorwaarden nog eens toe te voegen aan de achterzijde van de factuur.

Wanneer je de factuur hebt opgesteld, verwerk je deze vervolgens ook correct in je eigen boekhouding. Mocht er discussie ontstaan over de datum van verzending, vormt je uitgaand facturenboek namelijk een belangrijk bewijsstuk.

Tip 3: Laat je klanten online betalen

Online betalingen zijn populair: cijfers van Wordline tonen aan dat elektronische transacties in 2016 met maar liefst 32% toenamen. Dat getal blijft stijgen, want terwijl het dagrecord in 2016 op zo’n 8,4 miljoen transacties op één dag lag, was dat eind 2017 al 9,2 miljoen.

Online betalen wordt dus steeds belangrijker. Dat is ook logisch, want:

• Betalingen verlopen sneller: gegevens worden vaak automatisch ingevuld en je klanten kiezen zelf hun favoriete betaalmethode;

• Online betaalsystemen voldoen aan strenge veiligheidsnormen;

• Providers van betaalsystemen worden steeds goedkoper.

Klanten vragen steeds meer om online betaalmogelijkheden. Door hen die optie aan te bieden, kom je niet alleen tegemoet aan hun wensen, maar betalingen worden daardoor ook sneller voldaan. Een QR-code inscannen en bevestigen is immers veel sneller gepiept dan een overschrijving waarbij je alle gegevens handmatig moet invoeren.

Tip 4: Automatiseer je betaalherinneringen

Betaalherinneringen verzenden is een vervelend, maar essentieel klusje dat je liever niet uitstelt. Mensen zijn vergeetachtig en er is weinig kans dat een onbetaalde factuur alsnog voldaan wordt als je hen daar niet aan herinnert.

Bel een klant eerst op voor je een aangetekende aanmaning verstuurt. Persoonlijk contact schept niet alleen meer vertrouwen, het is vaak ook doeltreffender. Als dat niet werkt, is de schriftelijke betaalherinnering een tweede optie. Verzend de aanmaning via e-mail, brief (al dan niet aangetekend), of allebei.

Vermeld volgende zaken zeker in je aanmaning:

• Maak duidelijk over welke factuur het gaat;

• Vermeld dat je aanmaning geldt als ingebrekestelling;

• Vermijd termen als een ‘eerste aanmaning’ - daarmee insinueer je dat klanten nog steeds tijd hebben om te betalen;

• Verwijs eventueel terug naar de algemene voorwaarden.

Heb je echt een hekel aan betaalherinneringen verzenden? Begrijpelijk. Bespaar jezelf tijd en gebruik software om automatische betalingsherinneringen te verzenden. Je hoeft dan alleen een automatische boodschap en termijn in te stellen en de tool neemt de rest van je over.

Wordt je factuur nog steeds niet betaald? Onderneem stappen

Als je factuur na deze vele pogingen nog altijd onbetaald blijft, is het tijd om een professional in te schakelen. Gebruik bijvoorbeeld een partij om al je onbetaalde facturen te innen met een minimum aan kosten en inspanningen. In enkele klikken start je een dossier op, waarna zij een gerechtsdeurwaarder naar de klant stuurt. Leuk is anders, maar het is wel de meest efficiënte manier om met wanbetalers om te gaan… en als je al onze tips goed opvolgt, krijg je daar hopelijk weinig mee te maken!