Het verhuisplan voor een mkb ondernemer
Checklist voor een soepele verhuizing van je bedrijf
Voorkom dat een bedrijfsverhuizing je onderneming weken plat legt en veel onverwachte tegenvallers met zich meebrengt. Laat de verhuizing soepel verlopen en je personeel doorwerken dankzij een goed verhuisplan.
Klanten mogen zo min mogelijk merken van je verhuizing. Bovendien loop je geld mis voor iedere dag dat je minder (of minder goed) kan werken door een verhuizing. Daarom is planning en de voorbereiding cruciaal bij een bedrijfsverhuizing. Iedereen pakt een voorbereiding op zijn eigen manier aan, maar we hebben een aantal algemene aandachtspunten voor je op een rijtje gezet.
Voorbereiding: het draaiboek
Maak een draaiboek met concrete afspraken. Op welke datum vindt de verhuizing plaats? Welke voorzieningen moeten er getroffen worden voordat het nieuwe bedrijfspand in gebruik kan worden genomen? Denk hierbij aan de volgende zaken:
regelen van vervoer en opslag
informeren van relaties
adreswijzigingen
Stel duidelijk vast wie de verhuizing coördineren. Deze personen kunnen bijvoorbeeld de indeling maken binnen het pand en de werkplekken inrichten. De coördinatie kan vooral goed verlopen als iedereen weet waar ze aan toe zijn. Dit is dus een belangrijke toevoeging aan het draaiboek.
De verhuizing
Op de dag van de verhuizing is het belangrijk om gestructureerd om te gaan met de spullen die verhuisd moeten worden. Je kunt het je vaak niet veroorloven om dingen kwijt te raken. Zorg dat de belangrijkste papieren en producten het eerst worden overgebracht naar het nieuwe pand. Vermeld duidelijk op de verhuisdozen wat er in de doos zit en spreek dit ook met je personeel af.
Zorg dat alle coördinatoren makkelijk kunnen communiceren. Maak bijvoorbeeld een telefoonlijst met alle 06-nummers van iedereen. Betrek je personeel zoveel je kan, dat zorgt voor meer gevoel bij het bedrijf en uiteindelijk zal dit de efficiency ten goede komen.
Bedrijfsverhuizer inhuren
Het verhuizen kun je zelf doen, maar je kunt de verhuizing ook laten uitvoeren door een bedrijfsverhuizer. Hierdoor hoef je je bedrijfsactiviteiten niet of korter te onderbreken. Een professioneel verhuisbedrijf is bovendien vaak meer ervaren in verhuizen dan jijzelf en je werknemers. Een bedrijfsverhuizer regelt ook alles om je verhuizing heen, zoals verhuisregie, opslag, schoonmaak, ICT en beveiliging. Deze organisaties zijn te herkennen aan het keurmerk Professionele Project Verhuizers (PPV). Dat keurmerk garandeert tijdsbesparing, veiligheid, helderheid, integriteit, risicoreductie en zekerheid.
Na de verhuizing
Nu is het tijd om alles aan te passen. Verzekeringen, advertenties, briefpapier, de gegevens bij de Kamer van Koophandel, de Gouden Gids et cetera. Ook moet je de zaken bij het oude pand nog even afhandelen. Dus weer in goede staat (terug)brengen en het schoon achter laten. Zorg dat alle lopende zaken daar opgezegd worden. Organiseer eventueel een feest in het nieuwe bedrijfspand. Bij bedrijven waar veel klanten over de vloer komen kan het zinvol zijn die ook uit te nodigen voor een borrel.
