Hoe maak ik een jaarverslag?
Tips voor het maken van een jaarverslag
Sommige bedrijven zijn wettelijk verplicht om een jaarverslag op te stellen en dit te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Hoe maak je een jaarverslag, wat moet er in een jaarverslag staan en hoe ziet de inhoudsopgave eruit?
Wat is een jaarverslag?
In het jaarverslag beschrijf je wat er in een specifiek jaar is gebeurd met je bedrijf. Het jaarverslag bestaat uit twee onderdelen: het jaarverslag en de jaarrekening.
Bij een klein bedrijf is een jaarverslag van een paar pagina’s genoeg, grotere ondernemingen leveren vaak hele boekwerken aan bij de Kamer van Koophandel. Meestal geldt: hoe groter je onderneming is, hoe meer gegevens je openbaar moet maken.
In het jaarverslag worden de werkzaamheden en gebeurtenissen van dat jaar besproken. Denk aan werkmethoden, marketingstrategieën, successen en doelstellingen van het bedrijf. Hiermee geef je klanten en geïnteresseerden een beeld van je bedrijf en laat je zien hoe en waarom dingen gebeurd zijn.
Wat is het verschil tussen een jaarverslag en de jaarrekening?
De jaarrekening is een onderdeel van het jaarverslag. In het jaarverslag beschrijf je de werkzaamheden en gebeurtenissen van dat jaar. Met de jaarrekening beschrijf je wat er gebeurd is op financieel vlak, aan de hand van de balans, winst- en verliesrekening en een toelichting.
Wie moeten een jaarverslag en jaarrekening inleveren?
Voor een deel van de bedrijven is het verplicht om een jaarverslag en jaarrekening bij de Kamer van Koophandel in te leveren (te deponeren). Het gaat dan om:
Besloten Vennootschapen (bv’s)
Naamloze vennootschappen (nv’s)
Coöperaties
Onderlinge waarborgmaatschappijen
Verenigingen en stichtingen met een onderneming die 2 boekjaren achter elkaar minimaal € 6 miljoen omzet per jaar draaien
Cv’s en vof’s waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn
Is een jaarrekening verplicht voor zzp'ers?
Als zzp’er met een eenmanszaak hoef je geen jaarverslag of jaarrekening in te leveren bij de KvK.
Wat staat er in een jaarverslag?
Het enige verplichte onderdeel in het jaarverslag is de jaarrekening. Verder mag je als bedrijf zelf bepalen wat er in je jaarverslag staat. Vaak zie je een profiel van de organisatie: wie zijn we, wat doen we, wat zijn onze doelen en hoe willen we die bereiken?
Ook zie je vaak marketingstrategieën, doelstellingen, werkmethodes en de successen van een jaar terugkomen. Waar het jaarverslag vroeger vooral een moetje was, gebruiken bedrijven het nu als visitekaartje.
Verplichte onderdelen jaarverslag: de jaarrekening
In de jaarrekening moeten de onderdelen balans, winst- en verliesrekening en toelichting terugkomen. Al het andere is niet verplicht, dus daarover mag elk bedrijf zelf bepalen of ze het wel of niet opnemen.
De jaarrekening is het belangrijkste onderdeel van het jaarverslag. Het vormt de financiële verantwoording en is het enige verplichte onderdeel. De jaarrekening heeft 3 onderdelen:
De balans. De balans geeft een momentopname van een onderneming. Vaak is dit moment 31 december, maar het kan ook een andere datum zijn. Op de balans zie je alles wat er op dat moment aanwezig is in de onderneming: schulden, goederen, machines, uitstaande rekeningen etcetera.
De winst- en verliesrekening: op de winst- en verliesrekening zie je wat er in een jaar is verdiend en welke kosten er zijn gemaakt. Als je dit naast elkaar zet en tegen elkaar wegstreept, zie je of een onderneming winst of verlies heeft gedraaid.
De toelichting. In dit deel van de jaarrekening ligt je de eerdere onderdelen toe. Hoe groot deze toelichting is, hangt af van de grootte van de onderneming. Bij een kleine rechtspersoon is de toelichting alleen een korte verwijzing waarop de balans tot stand is gebracht en het aantal werkzame personen. Bij een grote rechtspersoon bestaat de toelichting uit veel meer tekst. Zelfs de betalingen aan de directie kunnen hierin vermeld staan
Meer weten? Lees verder over het opstellen van een jaarrekening
Jaarverslag maken: plan van aanpak
Formuleer een heldere doelstelling
Besluit over welke periode je een jaarverslag wilt schrijven. Kies je voor het zittingsjaar of het kalenderjaar? Als je begint met schrijven moet je altijd de doelgroep voor ogen hebben. Schrijf je voor klanten, leveranciers of personeel? Wat is het doel van het jaarverslag, waarom worden de cijfers via deze weg gecommuniceerd? Wie schrijft welk gedeelte? Zorg voor een duidelijke deadline, zodat je daarna het document kunt samenvoegen.
Presentatie en vormgeving
Vormgeving en opmaak is belangrijk bij een jaarverslag, maar maak er niet je hele budget aan op. Bekijk hoe groot je het verslag wilt hebben. Wees creatief, het beeld is belangrijk maar verlies de boodschap niet uit het oog. Als het bijvoorbeeld een minder jaar is geweest, zorg dan dat de vormgeving niet al te vrolijk en speels is.
Nieuwswaarde
Als je goede cijfers hebt, wil je dat graag laten weten natuurlijk. Het is prettig als nieuwsorganisaties dat dan ook oppakken. Om het verslag aan nieuwswaarde te laten stijgen, kan je alvast een blik op de toekomst werpen. Wat zijn de verwachtingen en de doelstellingen? Lees hier meer over het schrijven van een persbericht. Door zo’n bericht kan je de voornaamste conclusies meteen presenteren in de media.
Wees eerlijk
Het is wettelijk verplicht om de waarheid te publiceren in een jaarverslag. Beschrijf bepaalde zaken niet rooskleuriger dan ze zijn, maar vertel meteen wat het bedrijf eraan gaat doen. Het jaarverslag laat zien waar je voor staat en wat je doet.
Inhoudsopgave jaarverslag
Heel fijn dat je als bedrijf zelf mag bepalen wat er in je jaarverslag staat, maar juist die vrijheid kan voor onduidelijkheid zorgen dat je het niet meer weet. Daarom geven we je hier een inhoudsopgave voor het samenstellen van het jaarverslag.
Voorwoord: hier schrijft vaak de directeur een persoonlijk stuk. Je kunt hier klanten of medewerkers specifiek bedanken, een ervaring of samenwerking uitlichten of de successen delen. Hierna moet iemand meer van het jaarverslag willen lezen.
Samenvatting: hier vat je het jaarverslag samen. Zorg dat alle belangrijke dingen van het afgelopen jaar hier genoemd worden en laat bijzaken weg.
Beeld van de organisatie: hier schets je een beeld van je bedrijf. Het vormt de basis van de toelichting op je beslissingen van het afgelopen jaar. Hier staan vaak de missie, visie, doelen en strategie van een bedrijf.
Bestuur en medewerkers: hoe zit het bedrijf in elkaar? Wie werken er en wat doen ze? Wat is er gewijzigd dat invloed heeft op je bedrijf? Heb je een afdeling Marketing aangenomen? Is er een nieuwe bestuurder bijgekomen?
Werkmethodes en successen: in dit hoofdstuk borduur je voort op de doelen. Je beschrijft kort en bondig welke activiteiten je als bedrijf hebt gedaan om die doelen te behalen. Deel waar je trots op bent en waar je bedrijf dit jaar succes heeft geboekt. Geef ook aan wat niet ging zoals verwacht of gehoopt en hoe je daar als bedrijf mee om bent gegaan en/of van geleerd hebt.
Jaarrekening of financiële verantwoording: hier zet je de jaarrekening met de 3 verplichte onderdelen: balans, winst- en verliesrekening en toelichting.
Vooruitblik: beschrijf wat de plannen zijn voor volgend jaar. Dit schrijf je vooral voor klanten en eventuele samenwerkingspartners: welke kant gaat het bedrijf op, welke activiteiten blijf je doen of stoot je af, wat betekent dit voor de omzet en winst?
Bijlagen: je wilt kort en bondig blijven in je jaarverslag. Extra informatie over onderdelen zet je in de bijlagen.
