Waar laat ik al mijn data?
Ontdek veelgebruikte manieren om veilig je data op te slaan
Data is de levensader van je onderneming. Van gevoelige klantgegevens tot financiële rapporten, je bent continu bezig met data die cruciaal is voor je dagelijkse activiteiten en besluitvorming. Het veilig en efficiënt opslaan van deze gegevens is niet alleen van groot belang, maar in veel gevallen ook wettelijk verplicht. Maar waar laat je al die data? In dit artikel lees je over de verschillende vormen van dataopslag inclusief voor- en nadelen.
Lokaal, in de cloud of hybride
Grofweg zijn er drie manieren om je data op te slaan:
in de cloud
lokaal (on-premises)
hybride (mengvorm van lokaal en cloudopslag)
Binnen deze opties bestaan diverse mogelijkheden om je data op te slaan. De bekendste zijn:
Opslaan in de cloud via een clouddienst
Diensten van grote cloudaanbieders, zoals Microsoft (OneDrive for Business), Google Drive en Apple iCloud bieden betaalde opslag voor bedrijven. Voor een klein bedrag per maand kun je vaak al grote hoeveelheden data stallen bij deze techreuzen. Daarnaast zijn er nog een heleboel andere (kleinere) aanbieders die vergelijkbare diensten aanbieden.
Voordelen cloud voor bedrijven
Je kunt altijd en overal bij je belangrijke gegevens, zolang je een internetverbinding hebt.
Je kunt tegelijk met collega’s samenwerken en wijzigingen aanbrengen in hetzelfde bestand (realtime).
Je apparaten worden niet onnodig traag door allerlei bestanden en programma's die je lokaal installeert.
Altijd een recente en eenvoudig terug te plaatsen back-up beschikbaar. Bij problemen zet je binnen enkele minuten een recente versie terug.
Cloudopslag is uitstekend schaalbaar; een abonnement breid je eenvoudig uit wanneer je meer opslag nodig hebt.
Je kunt vertrouwen op optimale veiligheid.
Nadelen cloudopslag zakelijk
Privacy en veiligheid spelen een belangrijke rol, zeker als je in de Cloud werkt. In de AVG staat bijvoorbeeld dat je geen persoonsgegevens mag opslaan in een land buiten Europa. Je mag deze gegevens alleen verstrekken of laten verwerken in een land buiten de EU als het ontvangende land beschikt over een passende bescherming. Nu zit dat bij de grote (Amerikaanse) aanbieders wel snor. Zo bewaart Microsoft tegenwoordig alle Europese persoonsgegevens netjes binnen de EU en kies je bij Google via ‘data-residency’ zelf waar je data wordt opgeslagen. Ga je met een kleinere, minder bekende cloudaanbieder in zee? Check dan goed waar de dataopslag plaatsvindt en of deze samenwerking voldoet aan de wettelijke vereisten.
Data wordt opgeslagen op servers in grote datacenters van de cloudaanbieder. Je hebt hierdoor minder controle over je eigen IT-omgeving.
Je hebt minder inzicht op updates en onderhoud. Het kan gebeuren dat er tijdens kantooruren een update wordt gedraaid, waardoor je tijdelijk niet goed bij je bestanden kan.
Je hebt altijd een stabiele internetverbinding nodig om je bestanden te bereiken.
Je eigen cloud creëren met een NAS
Om een aantal van de bovengenoemde nadelen weg te nemen, kun je ook zelf een cloud opzetten. Daarvoor heb je een NAS nodig. NAS staat voor Network Attached Storage. Het is een opslaglocatie die je in je zakelijke netwerk opneemt. Je sluit de NAS aan op je router met een netwerkkabel. Hoeveel dataopslag je hiermee creëert, hangt af van het aantal harde schijven dat je in de NAS kunt plaatsen. Zodra je de NAS hebt geïnstalleerd, kun je de bestanden die je bewaart vanuit je hele netwerk bereiken. Dus via een computer, tablet, smartphone, etc. En, heel belangrijk, je kunt ook instellen dat de data bereikbaar is van buiten je zakelijke netwerk. Wel zo handig als je bijvoorbeeld op zakenreis gaat.
Voordelen eigen cloud op een NAS
Je behoudt volledige controle over je data. Je hoeft je geen zorgen te maken over eventuele privacykwesties die kunnen ontstaan bij het gebruik van openbare cloudservices.
Net als bij de openbare cloudservices kun je met een eigen cloud op een NAS altijd en overal bij je bestanden, zolang je maar een stabiele internetverbinding hebt.
Hoewel de initiële investering van een eigen Cloud met een NAS hoger is dan een clouddienst afnemen, zal het op de lange termijn kosteneffectiever zijn, vooral als je grote hoeveelheden gegevens opslaat.
Een eigen cloud op een NAS is zeer schaalbaar en flexibel. Je kunt je opslag gemakkelijk aanpassen en uitbreiden naargelang je behoefte. Zonder dat je afhankelijk bent van prijzen of limieten van een externe aanbieder.
Nadelen eigen cloud op een NAS
De initiële kosten liggen vrij hoog door de aanschaf van hardware en mogelijk ook software.
Zelf een NAS opzetten vereist technische kennis. Het kan complex zijn om het systeem correct te configureren. Laat dit dus bij voorkeur uitvoeren door een IT-specialist.
Net als bij externe cloudaanbieders ben je altijd afhankelijk van een stabiele internetverbinding.
Het onderhoud en beheer van je eigen cloud op een NAS vereist regelmatige back-ups en beveiligingsmaatregelen om de integriteit van je gegevens te waarborgen. Dit vergt extra tijd en moeite. Ook dit kun je, bij onvoldoende kennis, het beste uitbesteden aan een IT-specialist.
Lokale dataopslag
Met al die cloudoplossingen tegenwoordig, lijkt lokaal je data opslaan misschien iets uit de digitale prehistorie. Toch is dit niet helemaal waar. Het gebruik van servers om lokaal je data op te slaan, ook wel on-premise genoemd, is nog altijd een veelgebruikte optie. Al dan niet in combinatie met cloudopslag (hybride).
Voordelen lokale dataopslag
Je hebt direct toegang tot je bestanden, ook als je offline werkt en geen toegang hebt tot een (stabiele) internetverbinding. Hierdoor kun je sneller grote bestanden laden.
Je behoudt volledige controle over je gegevens en hoe alles wordt beheerd. Dit biedt een hoog niveau van privacy en beveiliging.
Geen maandelijkse abonnementskosten.
Geen zorgen om updates en onderhoud van externe cloudaanbieders. Downtime van externe servers heeft dus geen invloed op je bedrijfsvoering en je hebt altijd toegang tot je data.
In sommige gevallen is een cloudomgeving niet realistisch. Ook kan het wettelijk problemen opleveren. Denk maar eens aan dataopslag van ziekenhuizen. Dit soort zeer gevoelige patiënteninformatie wordt over het algemeen lokaal op eigen servers opgeslagen. Ziekenhuizen zijn namelijk erg terughoudend met het plaatsen van gegevens ‘buiten de deur’.
Neem je diensten af bij een IT-bedrijf? Dan kun je makkelijker switchen. Je bent immers niet afhankelijk van een partij op afstand.
Nadelen lokale dataopslag
Er bestaat een groter risico op gegevensverlies. Als je lokale servers overlijden en je hebt geen (recente) back-ups gemaakt, kun je belangrijke data verliezen. Je bent dus zelf verantwoordelijk voor back-ups en onderhoud. Al kun je dit natuurlijk ook uitbesteden aan een IT-specialist.
De fysieke beveiliging is vaak minder goed geregeld. Daardoor bestaat het risico op diefstal, brand, etc.
De meeste lokale servers zijn niet ingericht met extra voorzieningen die grote datacenters wel hebben: noodstroom, (dubbele) koeling, inbraakpreventie en toegangscontrole.
De apparatuur is relatief snel verouderd. Hierdoor kun je op termijn problemen krijgen met updates, configuratie en back-ups.
Lokale dataopslag is minder schaalbaar dan cloudoplossingen: ga je ineens veel meer personeel aannemen? Dan heb je extra serveropslag nodig. Als deze de maximale capaciteit heeft bereikt, heb je een probleem. Tenzij je een compleet nieuwe server aanschaft. Maar dat is een forse investering.
Hybride dataopslag
Dan is er nog een derde optie die je kunt overwegen: hybride dataopslag. Dit is eigenlijk niets anders dan een combinatie van lokale dataopslag op eigen servers en externe cloudopslag.
Voordelen hybride dataopslag
Met hybride opslag beschik je over het beste van twee werelden: enerzijds profiteer je van de schaalbaarheid van de cloud, anderzijds heb je de controle van lokale opslag.
Door hybride data op te slaan zijn je back-ups waterdicht. Deze worden zowel in zowel de cloud als lokaal uitgevoerd. Dit wordt ook wel ‘redundancy’ genoemd.
Het kan leiden tot een kostenbesparing wanneer je de cloud gebruikt voor archivering en zelden gebruikte gegevens. Daarmee bespaar je ruimte op je lokale servers en is je maximale lokale servercapaciteit minder snel bereikt. Kortom, je hoeft minder snel dure nieuwe servers aan te schaffen.
Als jouw branche te maken heeft met strikte nalevingsvereisten, biedt hybride dataopslag de mogelijkheid om gevoelige gegevens lokaal op te slaan. Zo voldoe je aan regelgevende vereisten en kun je minder gevoelige data in de cloud opslaan.
Nadelen hybride dataopslag
Het beheer van een hybride opslagomgeving kan complex zijn. Je hebt namelijk te maken met twee verschillende infrastructuurmodellen en bijbehorende integratie. Dit vereist vaak specialistische kennis en vaardigheden.
Het uitbreiden van een lokale opslagomgeving naar de cloud, brengt nieuwe beveiligingsuitdagingen met zich mee, zoals datadiefstal en inbreuken op privacy. Een dergelijke verhuizing heeft adequate beveiligingsmaatregelen en encryptieprotocollen nodig. Bij onvoldoende kennis kun je dit het beste uitbesteden aan een IT-specialist.
Kies de juiste dataopslag voor jouw bedrijf
Het kiezen van de juiste dataopslagoplossing voor jouw bedrijf hangt af van verschillende factoren, waaronder budget, beveiligingsbehoeften en schaalbaarheid. Of je nu kiest voor cloudopslag, lokale opslag of een hybride variant, het is essentieel om een oplossing te vinden die voldoet aan de unieke behoeften en doelstellingen van jouw bedrijf. Met de juiste dataopslagstrategie kun je ervoor zorgen dat je gegevens veilig, toegankelijk en betrouwbaar zijn, wat essentieel is voor de groei en succes van jouw bedrijf.
