ICT-beheer, uitbesteden of zelf doen?

Als je bedrijf groeit, groeit de ICT met je mee. Voor je het weet bezit je een omvangrijke verzameling servers, laptops, printers en telefoons. De systemen waar die op draaien, moeten goed beheerd en onderhouden worden. Blijf je dat zelf doen of geef je het uit handen?

Wat is ICT-beheer?

ICT-beheer betekent simpel gezegd: zorgen voor de technologische systemen en middelen binnen een organisatie. Voorbeelden daarvan zijn hardware, software, netwerken, servers, databases en apps. Die systemen en middelen moeten namelijk worden onderhouden, beheerd en beveiligd. ICT-beheer kun je weer onderverdelen in subcategorieën zoals applicatiebeheer, databasemanagement en beveiligingsbeheer - maar ze hebben allemaal gemeen dat ze ICT-systemen binnen een organisatie optimaal moeten laten draaien.

Ben je ondernemer, dan kun je je bedrijf eigenlijk zien als een huis: dat heeft ook onderhoud nodig om in goede conditie te blijven. Bij ICT-beheer is dat dus net zo.

Waarom ICT uitbesteden?

Er zijn genoeg redenen om het ICT-beheer binnen jouw bedrijf uit te besteden. Bijvoorbeeld omdat je niemand binnen je bedrijf hebt werken die voldoende kennis heeft van ICT-beheer, of je hebt geen personeel. Of je hebt geen zin, tijd of kunde om het zelf te doen. De belangrijkste redenen en voordelen om ICT uit te besteden zetten we voor je op een rij.

1. Het maakt je handen vrij. Je kunt je nu concentreren op je kernactiviteiten en dat is goed voor je slagkracht.

2. Het is goed voor je continuïteit. De zorg voor goed personeel ligt bij je dienstverlener en niet langer bij jou.

3. Uitbesteden brengt extra denkkracht en creativiteit binnen je muren. Anderen gaan intensief met je meedenken over belangrijke processen in je bedrijf.

Nadelen uitbesteden ICT-beheer

Er zitten natuurlijk ook nadelen aan het uitbesteden van ICT-beheer. De drie belangrijkste zijn:

• Het is doorgaans duurder dan een ICT-medewerker in dienst nemen.

• Je bent afhankelijk van wanneer de persoon of partij bij wie je je ICT hebt uitbesteed tijd voor je heeft.

• Niet ieder ICT-bedrijf biedt hulp op je kantoor oftewel on-site support aan. Sommige bedrijven werken dus alleen op afstand.

Voor- en nadelen ICT in eigen beheer

Wie zijn ICT-beheer niet uitbesteedt maar een ICT’er aanneemt of zelf aan de slag gaat, heeft meer controle over het beheer. Je kunt sneller schakelen met eigen personeel en zij zullen altijd tijd voor je hebben; wel zo’n prettig idee.

Maar er zijn natuurlijk ook nadelen: je hebt extra personeelskosten bijvoorbeeld. Bedenk dus goed of je genoeg werk hebt voor je ICT-beheerder(s); als dat zo is, is het voordeliger dan uitbesteden. Bedenk ook dat je moet investeren in je ICT-beheerder(s) om hun kennisniveau op peil te houden. Oh, en over die kennis gesproken: ICT is zo’n breed vakgebied dat de kans klein is dat je ICT-beheerder kennis heeft op alle fronten. Bij specifieke problemen kan het dus zou zijn dat je alsnog een externe beheerder moet aantrekken.

ICT-beheer deels uitbesteden

Je kunt de voordelen van je ICT zelf doen en van uitbesteden ook combineren door een deel zelf te doen en een deel uit te besteden. Zo kun je je systemen bijvoorbeeld door een externe partij laten bewaken (ook wel monitoren genoemd). Gaat er ergens iets mis (een server dreigt vast te gaan lopen, een harddisk raakt te vol, een applicatie laadt te traag), dan krijg je direct een seintje en kan iemand van jouw eigen organisatie snel actie ondernemen.

Je kunt ook een deel van het ICT-beheer (bijvoorbeeld upgrades regelen van systemen of nieuwe software installeren) op afstand laten doen.

ICT uitbesteden of niet uitbesteden?

Wat de beste keuze is, hangt af van je concrete situatie. Daar zijn geen pasklare antwoorden op te geven. Wel is het zo dat een mix vaak zo gek nog niet is. Je houdt dan ICT-kennis in eigen huis, maar doet toch ook een deel van de kopzorgen de deur uit.

Bij het inschakelen van een ICT-dienstverlener kun je beter niet over een nacht ijs gaan. Ook is het zaak regie te blijven houden over de processen die je elders onderbrengt. Lees dit artikel voor vier tips hoe je een ICT-dienstverlener kiest.