Projectmanagement: ‘leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker’

Hoe kleiner je bedrijf, des te groter de impact van een mislukt project. Daarom is projectmanagement juist voor het mkb belangrijk. Hoewel ieder project uniek is, met eigen doelstellingen en tijdlijn, kun je ze wel allemaal volgens dezelfde werkmethode laten slagen.

Cliché: Goede voorbereiding is het halve werk

Je kunt een project natuurlijk niet zonder nadenken beginnen, dat weet jij ook wel. Voor je begint wil je daarom drie zaken vaststellen: wat is de looptijd van het project, is het project rendabel en wat is de precieze scope?

1 Prik samen de start- en einddatum

Een project moet een duidelijke startdatum en einddatum hebben. Grotere projecten, bijvoorbeeld het bouwen van een website, kunnen gezamenlijk afgetrapt worden met het projectteam en de opdrachtgever. Door een project samen te beginnen, leer je elkaar iets beter kennen en wordt communicatie tijdens het project ook gemakkelijker.

Je kunt natuurlijk ook op de einddatum een bijeenkomst plannen om het project (feestelijk) af te sluiten met het team en de opdrachtgever.

2 Bepaal de milestones

Vervolgens bepaal je de milestones - wat eigenlijk gewoon je tussentijdse succesmomenten zijn. Zo voorkom je een eindeloos lang traject waar geen eind aan lijkt te komen. Met milestones houd je het traject behapbaar. En: van successen worden mensen blij. In tegenstelling tot deadlines, deze worden vaak juist als beperking van het creatieve proces of drukmiddel ervaren. Met milestones blijft het team gemotiveerd om door te zetten.

Wanneer alle milestones behaald zijn, zou het project ook voltooid moeten zijn. Zo ontstaat er geen onduidelijkheid over de scope van het project.

3 Bereken het budget

Onder projectmanagement vallen zowel projectplanning als administratie. Het budget hoort bij dit laatste onderdeel. Soms staan de kosten die je mag maken al vast, omdat de opdrachtgever die van te voren bepaald heeft, maar hoe zorg je ervoor dat het project jou ook nog wat oplevert? Door een projectadministratie bij te houden.

Een projectadministratie geeft je inzicht in de totale kosten van het project, van manuren tot ingekocht materiaal. Zo kun je van te voren (op basis van een inschatting van arbeidsuren en benodigd materiaal) al berekenen of een project rendabel zal zijn of niet.

Houd grip met projectmanagement software

Heb je de eerste drie stappen doorlopen? Dan kun je van start gaan met het project. Bij een groot project is het aan te raden om dan gebruik te maken van projectmanagement software: hierin koppel je de persoonlijke agenda’s van het team aan de projectplanning en houd je zicht op de bezettingsgraad van de teamleden en daarmee op de haalbaarheid van het project. Zo kun je tussentijds gemakkelijk (en op tijd!) bijsturen en voorkom je dat je medewerkers twaalf uur per dag worden ingepland terwijl zij getekend hebben voor een achturige werkdag.