Wat is remote werken en wat zijn de voor- en nadelen?

Puur en alleen op kantoor werken is lang niet meer zo vanzelfsprekend als een paar jaar terug. Remote werken is inmiddels onderdeel van onze werkcultuur. In dit artikel lees je wat remote werken precies inhoudt, wat de voor- en nadelen ervan zijn en krijg je tips over de implementatie ervan in jouw organisatie.

Wat is remote werken?

Remote werken betekent letterlijk: werken op afstand. Het houdt dus in dat medewerkers hun werkzaamheden op afstand uitvoeren en locatieonafhankelijk zijn. Dit komt vaak neer op thuiswerken, maar in principe kan remote werken overal. Op flexplekken, in cafés of zelfs in het buitenland behoren allemaal tot de mogelijkheden. Zeker mensen met een 'kantoorbaan' hebben alleen een computer en een internetverbinding nodig om te werken, waardoor ze vanaf bijna elke locatie kunnen werken.

Hybride werken

Werkgevers bieden steeds vaker de mogelijkheid om deels op afstand te werken. Dit noemen we ook wel hybride werken. Werkgevers bepalen daarbij hoeveel dagen je optioneel ergens anders dan op kantoor mag werken. In de praktijk komt dat vaak neer op een eerlijke verdeling van 50%. Maar er zijn ook bedrijven waarbij het personeel volledig remote werkt.

Voordelen van remote werken voor de organisatie

Remote werken brengt verschillende voordelen voor ondernemingen met zich mee:

• Kostenvermindering: Medewerkers die relatief veel remote werken, kunnen ervoor zorgen dat een groot kantoor niet meer nodig is. Ook betaal je minder reiskosten.

• Uitbreiding arbeidskrachtenpool: Ben je op zoek naar personeel die op afstand werken? Dan hoef je je niet te beperken tot kandidaten die relatief dichtbij wonen. Zo vind je makkelijker de ideale kandidaat. Ook mensen die remote werken in het buitenland is dan geen probleem.

• Duurzaamheid: Remote werken zorgt ervoor dat minder mensen de auto zullen pakken. Dat heeft een positieve invloed op de ecologische voetafdruk van de onderneming.

• Minder ziekteverzuim: Als medewerkers zich niet lekker voelen, hebben ze de mogelijkheid om vanuit huis te werken. Daardoor zullen ze zich minder snel ziek melden.

Voordelen van werken op afstand voor medewerkers

Remote werken biedt voordelen voor organisaties, maar ook voor medewerkers.

Een betere werk-privé balans

Remote werken zorgt voor meer flexibiliteit bij medewerkers. De tijd die zij normaal kwijt zijn om naar kantoor te komen, gebruiken ze nu efficiënter. Daarnaast biedt thuiswerken ze de kans om privé-afspraken ook overdag te plannen en de werktijd op een ander moment in te vullen. Dit bevordert een goede werk-privé balans. Wanneer medewerkers de ruimte krijgen om hun aandacht waar nodig op bijvoorbeeld de familie te leggen, groeit hun vertrouwen en gevoel van verbondenheid in de organisatie.

Verbetering van concentratie

Daarnaast zorgt remote werken voor meer focus. Op afstand werken maakt dat men minder last heeft van bijvoorbeeld vragen van collega’s of drukte in kantoortuinen. Dankzij een eigen werkplek buiten kantoor kunnen ze geconcentreerd werken. Dit bevordert de efficiëntie van medewerkers, zo is gebleken uit onderzoek.

Valkuilen bij remote werken

Remote werken heeft zijn voordelen, maar brengt ook uitdagingen met zich mee.

Vermindering van binding met de organisatie

Structureel minder contact met collega’s kan zorgen voor een ervoor zorgen dat medewerkers langzaam hun connectie met de organisatie verliezen. Als werkgever is het dus belangrijk daar scherp op te zijn en het teamgevoel levend te houden.

Zelfdiscipline in stand houden

Door medewerkers op afstand te laten werken, vertrouw je op hun zelfdiscipline. Zij moeten zelf zorgen voor een gezonde werkomgeving, waar ze zich goed kunnen focussen op de werkzaamheden. Wanneer de werk-privé balans verstoort raakt en blijft, kan dat een negatief effect hebben op de productiviteit.

Kosten bij thuiswerken

Medewerkers maken extra kosten wanneer ze thuiswerken. Denk bijvoorbeeld aan een hogere energierekening. Als onderneming kan je daar een dagvergoeding voor aanbieden. De thuiswerkvergoeding bevat onbelast maximaal € 2,35 per dag. Grotere bedragen uitkeren mag, maar wordt wel doorbelast als zijnde loon.

Tips voor een effectief beleid bij remote werken

Communiceer je verwachtingen

Remote werken vergt zelfdiscipline. Werken in het buitenland kan daarnaast zorgen voor moeilijkheden wat betreft beschikbaarheid, bijvoorbeeld door het verschil in tijdzones. Daarom is het belangrijk om duidelijk te maken aan je medewerkers wat je van ze verwacht. Concrete doelen en verwachtingen scheppen helderheid en zorgt dat je niet voor verrassingen komt te staan.

Inrichten van een goede werkplek

Als werkgever kan je een goede werkplek op afstand creëren voor je personeel. Denk hierbij aan een budget voor ergonomische werkplek, bijvoorbeeld voor een geschikt bureau en een geschikte bureaustoel. Het verschaffen van zo’n budget is overigens niet verplicht. Bied daarnaast de juiste apparatuur aan, zoals een laptop, een extra scherm en/of een schermstandaard. Geef ze daarnaast de juiste software, zodat je ook makkelijk samenwerkt op afstand.

Geef mensen het gevoel van verantwoordelijkheid

Door medewerkers meer vrijheid en verantwoordelijkheid te geven, werken ze productiever. Wanneer de resultaten er zijn, hoef je je geen zorgen te maken over de werkwijze. Deze verschillen namelijk per persoon. Vertrouw erop dat ze zelf effectief hun werkzaamheden uitvoeren. Door ze die ruimte te geven ga je dit vanzelf terugzien in de resultaten.

Remote werken: de succesverhalen

Grote bedrijven hebben er sinds de pandemie voor gekozen om een nieuw beleid te voeren wat betreft de werklocatie van hun medewerkers. Bedrijven als Facebook en X (toen nog Twitter) kozen ervoor om een groot deel van hun medewerkers permanent op afstand te laten werken. Andere bedrijven zoals Microsoft en Siemens kozen voor een hybride systeem, waar een deel van de medewerkers, afhankelijk van hun taken, 50% op kantoor werken. Andere medewerkers werken bij deze bedrijven op aanvraag geheel op afstand. Deze organisaties zien de eerdergenoemde voordelen in en voeren dit beleid tot op de dag van vandaag.

Welke functies zijn mogelijk bij remote werk?

Werken op afstand kan wanneer je je werkzaamheden veelal met een laptop uitvoert. Mocht je bijvoorbeeld deels administratief werk uitvoeren, dan kan je ervoor kiezen om die werkzaamheden ergens anders dan op kantoor uit te voeren.

Daarnaast is het mogelijk om als gehele organisatie remote te werken. Denk bijvoorbeeld aan bedrijven met alleen maar tekstschrijvers, content creators en online coaches. Ook designers, webdevelopers en dropshippers kunnen in principe werken waar ze maar willen.