Hoe kun je een goed jaarplan maken?
Bereik meer met concrete bedrijfsdoelen voor het komende jaar
Een goed jaarplan is een onmisbaar onderdeel van elke organisatie. De realiteit is jammer genoeg vaak dat het jaarplan niet realistisch of niet concreet genoeg is, waardoor het al snel ‘vergeten’ wordt. De vraag is dan ook: hoe maak je een goed jaarplan? En welke elementen moet zo’n jaarplan bevatten? We helpen je op weg.
Wat is een jaarplan?
Een jaarplan is een plan waarin je de doelstellingen van je bedrijf voor het komende jaar vastlegt. Bovendien beschrijf je in het jaarplan wat je gaat doen om deze doelen te bereiken en wat je nodig hebt om dit te kunnen doen. Het jaarplan maakt deel uit van de groeistrategie van het bedrijf.
In lijn met de BHAG van je organisatie
Je moet je jaarplan zo opstellen dat het past binnen de BHAG van je organisatie. BHAG is het langetermijndoel van je organisatie (BHAG staat voor Big Hairy Audacious Goals, de grote doelen die een organisatie wil bereiken op de lange termijn). De meeste bedrijven kijken bij het opstellen van hun grote bedrijfsdoelstellingen zo’n 10 jaar vooruit. Het jaarplan is de volgende stappen in de richting van het bereiken van de grote doelen.
Waarom een jaarplan maken?
Een duidelijk en realistisch doel helpt je ergens naartoe te werken. Met een doelgerichte aanpak bereik je vaak meer dan je had verwacht. Het jaarplan is een manier om vast te leggen wat de jaardoelen van je organisatie zijn en met welke concrete acties en middelen je die doelen wilt bereiken.
Betrouwbare data basis voor goed jaarplan
Een belangrijke voorwaarde voor een goed jaarplan is dat het gefundeerd is op betrouwbare data. Vandaar het belang van een SWOT-analyse om in kaart te brengen waar de kansen voor de onderneming liggen en wat de bedreigingen zijn. Een realistisch jaarplan kan je helpen als organisatie efficiënter naar je doelen toe te werken.
Wanneer een jaarplan maken?
Veel bedrijven wachten tot het laatste moment met hun jaarplanning. Maar het is verstandig om op tijd, aan het begin van het vierde kwartaal, te beginnen met de jaarplanning. Op die manier voorkom je dat de jaarplanning te weinig aandacht krijgt en daardoor onbruikbaar wordt.
Voorbereidingen
Om je jaarplan voor te bereiden, moet je informatie inwinnen binnen je organisatie. Idealiter doe je dat dus al in oktober. Zorg dat je per afdeling rapportages krijgt over hoe het gegaan is: omzet, feedback, winst, conversies etc. Je kunt ook rondvragen wat de grootste successen waren van het afgelopen jaar en ook wat de grote baalmomenten waren. Alle informatie bij elkaar zal je helpen bij het maken van het jaarplan. Vergeet ook niet te checken of de doelstellingen van het jaarplan van het afgelopen jaar zijn bereikt.
Elementen van een jaarplan
Hoe een jaarplan er precies uit moet zien, is afhankelijk van je organisatie. Maar bij het opstellen van je jaarplan kun je denken aan de volgende elementen:
Kernwaarden
Je plannen moeten in lijn zijn met je kernwaarden. Je kernwaarden bepalen namelijk wat de richting is van je bedrijf en hebben invloed op elke beslissing in je bedrijf. Vandaar dat ze veel invloed hebben op je strategie en op je jaarplan. Veel bedrijven verwerken duurzaamheid in hun strategie.
Missie en visie
Waar sta je voor als bedrijf? Waar wil je naartoe? Wat is je missie en visie? Het antwoord op deze vragen vormt een kader voor de jaardoelstellingen in het jaarplan. In het jaarplan werk je uit hoe iedereen en elke afdeling binnen de organisatie meewerkt aan het bereiken van dit doel.
BHAG
De eerder genoemde BHAG mag natuurlijk niet ontbreken in het jaarplan. Je zult je de doelen in het jaarplan namelijk willen ophangen aan je doelen voor over vijf of tien jaar. Bij elk doel in het jaarplan moet duidelijk zijn hoe dit doel bijdraagt aan het bereiken van de BHAG.
SWOT-analyse
Welke doelen ga je jezelf stellen om als bedrijf te groeien? Om concrete doelen te kunnen stellen, moet je eerst weten waar de kansen liggen voor jouw bedrijf. En wat je kunt verbeteren. Daarom is een SWOT-analyse een belangrijk deel van het jaarplan. Met dit onderzoek kun je veel gerichter aan de slag.
SMART-jaardoelen
Nu je weet waar de kansen en verbeterpunten voor je bedrijf liggen, kun je ook jaardoelen voor je jaarplan opstellen. Stel ook vast welke financiële resultaten je voor ogen hebt. Op basis van data uit het verleden en een analyse van de markt kun je een prognose maken. Hiervoor kun je eventueel software gebruiken. Natuurlijk zul je hierbij je KPI’s (Key Performance Indicators) duidelijk voor ogen moeten hebben.
Je kunt je doelstellingen concreet maken door ze SMART te formuleren (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden), zoals je dat ook doet bij het maken van een marketingplan. Het is dus belangrijk dat duidelijk is wie wat doet en wanneer.
Financiële begroting
Hoe ziet het financiële plaatje eruit voor het komende jaar? Hoeveel geld is er beschikbaar? Hoe zit het met budgetten? Met een financiële begroting kun je van tevoren vaststellen of je doelen realistisch zijn. Veel bedrijven gebruiken hiervoor forecasting.
Planning
Maak een planning zodat iedereen weet wanneer dingen moeten gebeuren. Je kunt een globale planning maken voor het jaar en een flexibele planning per kwartaal en per maand. Stel de planning bij als dingen anders lopen dan verwacht, zodat deze altijd up-to-date en bruikbaar blijft.
Toelichting
Vergeet niet je jaarplan duidelijk uit te leggen. Het mooist is als iedereen binnen de organisatie begrijpt hoe de aanpak in lijn is met de doelstellingen van het bedrijf. Als je werknemers snappen waarom ze iets doen, zal dat ze helpen concreter aan de slag te gaan.
Stuur op tijd bij
Een reden dat jaarplannen in de prullenbak belanden, is omdat ze op een gegeven moment niet meer aansluiten bij de realiteit van de dag. Er kunnen allerlei dingen gebeuren waardoor de planning niet meer realistisch is, of waardoor een bepaald omzetdoel onhaalbaar wordt. Denk bijvoorbeeld aan de coronacrisis, waardoor veel bedrijven hun doelstellingen ingrijpend moesten bijstellen. Stuur dus op tijd bij, zodat het jaarplan haalbaar en realistisch blijft.
Een goed jaarplan maken
Een goed jaarplan kan je helpen effectiever te werken en als organisatie dicht bij je strategie te blijven. Als je meerdere personen uit de organisatie betrekt bij het denkproces en het uitwerken van het jaarplan, is de kans groter dat het draagvlak zal hebben. Een goed jaarplan zal dan motiverend werken.
Jaarplan voorbeeld
Geen jaarplan is hetzelfde. Daarom is het lastig om een voorbeeld te geven. Maar als je de elementen uit dit artikel gebruikt en opmaakt in de huisstijl van je bedrijf, krijgen je werknemers een goed beeld van wat er dit jaar op de planning staat. In grote lijnen ziet het jaarplan er dan als volgt uit:
Kernwaarden bedrijf
BHAG
Doelstellingen voor het jaar
Financiën / begroting
Planning / uitleg
