Werktijdverkorting: voorwaarden, aanvraag en praktische tips
Behoud je personeel ook bij onverwachte tegenvallers
Met werktijdverkorting kun je waardevol personeel behouden, ook als je tijdelijk minder werk voor ze hebt. In dit artikel lees je wat werktijdverkorting is, wanneer je het kan toepassen, hoe je het aanvraagt en meer.
Wat is werktijdverkorting?
Werktijdverkorting is een regeling waarbij medewerkers tijdelijk minder gaan werken. Voor de uren die ze minder werken, krijgen ze een tijdelijke WW-uitkering van het UWV. Je mag werktijdverkorting aanvragen als je te maken hebt met buitengewone omstandigheden, die buiten het ‘normale’ ondernemersrisico vallen. Denk aan minder werk doordat je pand in brand heeft gestaan, een blikseminslag waardoor machines niet meer werken, etc.
Voorbeeld werktijdverkorting
Door een brand kan je winkel tijdelijk niet open. Je medewerkers helpen achter de schermen met alles klaar te maken voor de opening, maar je hebt tijdelijk niet genoeg werk om hun 40-urige werkweek te vullen. Je hebt wel werk voor 24 uur. Voor de overige 16 uur kun je werktijdverkorting aanvragen. Je betaalt de medewerker die 24 uur uit en voor de 16 uur waar je nu geen werk voor hebt, krijgt je medewerker tijdelijk een WW-uitkering.
Voordelen werktijdverkorting
Met werktijdverkorting kun je kosten besparen door tijdelijk de arbeidskosten te verminderen. Ook kun je ervaren werknemers behouden, waardoor je wanneer er wel weer werk is snel weer op kunt bouwen.
Wanneer heb ik recht op werktijdverkorting?
Je kunt werktijdverkorting aanvragen als je door bijzondere omstandigheden tijdelijk (minstens 20%) minder werk hebt voor je medewerkers. De oorzaak moet iets zijn wat je echt niet had kunnen voorspellen, zoals een overstroming, blikseminslag of pandemie. De periode van minder werk moet langer zijn dan 2 weken maar korter dan 24 weken, waarbij je ook moet rekenen met een eigen risico van 2 weken. Heb je voor een periode langer dan 24 weken minder werk? Dan kun je deeltijdontslag aanvragen.
Voorwaarden werktijdverkorting
Kort samengevat gelden er 3 voorwaarden waar je aan moet voldoen om de werktijdverkorting aan te kunnen vragen:
Je hebt tijdelijk minder werk voor je medewerkers omdat je bedrijf te maken heeft gekregen met omstandigheden die niet onder het normale ondernemersrisico vallen
Je verwacht door deze omstandigheden tijdelijk minstens 20% minder werk te hebben.
Het gaat om een periode van minimaal 2 en maximaal 24 weken.
Werktijdverkorting en deeltijd-WW
De deeltijd-WW bestaat niet meer. Dat was een regeling die voor het eerst in het leven werd geroepen in 2009, maar in oktober 2021 is overgegaan in de werktijdverkorting.
Werktijdverkorting aanvragen
Om een werktijdverkorting aan te vragen, heb je een ontheffing/vergunning nodig. Die vraag je digitaal aan bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). Dat doe je met het formulier ‘aanvraag werktijdverkorting’. Deze vergunning geldt maximaal 6 weken. Verbetert de situatie? Dan kunnen medewerkers weer volgens hun gewone uren aan het werk. Zo niet, dan kun je een verlenging van de vergunning aanvragen.
Via Mijnzaak kun je na je aanvraag zien wie de behandelaar is en eventueel rechtstreeks contact opnemen. Het ministerie van SZW behandelt je aanvraag zo snel mogelijk. Hoe completer je aanvraag, hoe sneller die wordt behandeld.
Ontheffing/vergunning voor werktijdverkorting gekregen? Meld dit dan binnen twee dagen aan het UWV. Hier vind je het formulier en meer informatie. Een verlenging hoef je niet opnieuw te melden.
Na de melding werktijdverkorting kun je een tijdelijke WW-uitkering aanvragen voor je medewerkers. Dit kan binnen 1 week na afloop van je vergunningsperiode, de zevende week nadat je de vergunning kreeg. Dit doe je met het formulier ‘Aanvraag WW-uitkering bij werktijdverkorting’ op de website van het UWV.
Betaal salarissen uit zoals in de normale situatie. Het UWV vergoedt achteraf de uren die je medewerkers niet werken tijdens de vergunningsperiode. Maar alleen de uren waarvoor je toestemming hebt gekregen in je vergunning. Uiteindelijk betaal je dus minder loonkosten, terwijl mensen wel gewoon in dienst kunnen blijven.
Heb je na 6 weken nog steeds meer dan 20% minder werk voor je werknemer, dan kun je de werktijdverkorting verlengen. Dit moet je voor de 6 weken voorbij zijn doen bij het ministerie SZW met het formulier verlenging wtv of met de link die in de mail met de toewijzing zit van de eerste wtv-aanvraag. Deze verlenging hoef je niet opnieuw aan te melden bij het UWV. Vraag je hem niet op tijd aan, dan krijg je geen toestemming voor de verlenging.
Wtv en de gevolgen voor medewerkers
Wanneer je wtv hebt aangevraagd, gaan je medewerkers tijdelijk minder werken. Maar omdat het UWV de gemiste uren aanvult met een deeltijd ww, zullen ze daar in hun salaris niets van merken.
Maar: het kost je medewerker wel zijn WW-aanspraken zolang je gebruikmaakt van de werktijdverkorting. Daarom moet je medewerker wel instemmen met de WW-aanvraag.
Hoe ga je om met werktijdverkorting? Praktische tips
Werktijdverkorting is een effectieve maatregel om de impact van uitzonderlijke omstandigheden op te vangen en je bedrijf draaiende te houden. Maar het is ook een maatregel die gevolgen heeft voor je medewerkers en de werksfeer.
Daarom praktische tips om de negatieve effecten te minimaliseren.
Communiceer open en op tijd: informeer medewerkers ruim van tevoren over de noodzaak van deze maatregel, de duur ervan en de gevolgen voor hun loon en salaris. Neem de tijd om eventuele zorgen of vragen te beantwoorden en benadruk dat het tijdelijk is.
Wees empathisch en toon begrip: minder kunnen werken kan stress en onzekerheid veroorzaken bij je werknemers. Toon begrip voor hun situatie en erken de uitdagingen waar ze mee te maken krijgen. Bied ondersteuning en luister naar hun zorgen. Denk mee in oplossingen, bijvoorbeeld thuiswerken of flexibel werken.
Stimuleer persoonlijke ontwikkeling: met werktijdverkorting hebben je medewerkers extra vrije uren. Tijd die ze normaal zouden werken, is nu vrij. Moedig je medewerkers aan om deze tijd te gebruiken voor persoonlijke ontwikkeling. Kun je online cursussen aanbieden of een bepaalde training laten volgen? Waardevol voor de betrokkenheid en motivatie van je medewerkers, maar ook voor je bedrijf op de lange termijn.
Flexibel inzetten van personeel: bekijk hoe je rekening kunt houden met de veranderde werkuren en zorg voor een evenwichtige verdeling van de taken.
Ga op zoek naar de positieve kanten: je vraagt werktijdverkorting aan in een zware periode voor je bedrijf. Daarom kan het lastig zijn om de positieve kanten te zien, terwijl die er vaak wel zijn. Het is een bijzondere periode die kansen biedt om de teamgeest te versterken, de loyaliteit van werknemers te vergroten en creatieve oplossingen te stimuleren.
