Bescherm je bedrijfsinformatie met een geheimhoudingsverklaring
Een voorbeeld van een non-disclosure agreement (NDA)
Je deelt vertrouwelijke informatie over jouw bedrijf waarvan je niet wil dat die op straat komt te liggen. De geheimhoudingsverklaring is de meest effectieve manier om dit te voorkomen. Met wie sluit je een non-disclosure agreement (NDA) en wat moet erin staan?
Wat is een geheimhoudingsverklaring?
Een geheimhoudingsverklaring is een contract tussen jou en een andere partij dat je opstelt om bedrijfsgevoelige informatie geheim te houden. Het kan gaan om klantgegevens, technische specificaties van producten of ideeën. De andere partij gaat akkoord om die specifieke informatie niet met derden te delen of openbaar te maken. In elk geval niet zonder jouw uitdrukkelijke toestemming. Vandaar dat je de Engelse aanduiding non-disclosure agreement (NDA) vaak tegenkomt.
Waarde van een non-disclosure agreement (NDA)
De afspraken in een NDA zijn bindend. Dat wil zeggen dat de andere partij verplicht is zich hieraan te houden. Schendt de andere partij de geheimhoudingsovereenkomst, dan kan dat schadelijk zijn voor jouw bedrijf. Je kunt dan als gedupeerde naar de rechter stappen om schadevergoeding te eisen. Een geheimhoudingsverklaring is geen garantie dat je de juridische strijd wint, maar je staat wel een heel stuk sterker in de rechtbank.
Wanneer gebruik je een geheimhoudingsverklaring?
Het staat je natuurlijk vrij om met al jouw zakelijke contacten afspraken te maken over geheimhouding. Maar een geheimhoudingsverklaring sluit je vooral met personen die toegang hebben tot gevoelige bedrijfsinformatie. Drie voorbeelden:
1. Geheimhoudingsverklaring medewerker
Bijna iedereen in het bedrijf heeft wel toegang tot systemen waarin ook bedrijfsinformatie staat die je liefst binnenskamers houdt. Daarom is het heel gebruikelijk om in de arbeidsovereenkomst een geheimhoudingsverklaring op te nemen. Wijs de medewerker ook op het belang van deze paragraaf in het contract; houdt de medewerker zich hier niet aan, dan kan dat reden zijn voor ontslag. Ook als een medewerker uit dienst is, blijft de geheimhoudingsverklaring gelden.
2. Geheimhoudingsverklaring investeerder of samenwerkingspartner
Je hebt een mooie uitvinding gedaan en je hebt een investeerder nodig om het idee of product te kunnen ontwikkelen. Of je zoekt de samenwerking met een andere organisatie om een nieuw concept te vermarkten. Dan wil je die investeerder of samenwerkingspartner daarvan overtuigen zonder het risico te lopen dat iemand het idee steelt en er zelf mee aan de haal gaat. Een geheimhoudingsverklaring kan dit voorkomen.
3. Geheimhoudingsverklaring potentiële koper(s) bedrijf
Tijdens de onderhandelingen over de verkoop van je bedrijf of fusie moet je je in de kaarten laten kijken. Je deelt belangrijke financiële informatie die niet in handen van derden, zoals concurrenten, moet vallen. Laat potentiële kopers daarom eerst een NDA ondertekenen voordat je vertrouwelijke informatie deelt. De geheimhoudingsverklaring beschermt dus je bedrijfsinformatie.
Wat staat er in een geheimhoudingsverklaring?
In een rechtsgeldige non-disclosure agreement (NDA) zijn de volgende 7 onderdelen opgenomen:
De namen van beide betrokken partijen
Waarom deze partijen willen samenwerken (doel)?
Welke informatie geheim moet blijven (bijvoorbeeld specifieke documenten), en welke niet?
Hoe beide partijen die informatie wél mogen gebruiken?
De periode waarin de geheimhouding geldt (begin- en einddatum)
De consequenties bij het niet naleven van de afspraken (ontslag, boete)
De ondertekening (handtekeningen van beide partijen)
Voorbeeld non-disclosure agreement (NDA)
Voor medewerkers kun je (in de arbeidsovereenkomst) als geheimhoudingsverklaring dit voorbeeld Geheimhoudingsverklaring werknemer hanteren. Voor het sluiten van een geheimhoudingsovereenkomst met een investeerder of samenwerkingspartner is het voorbeeld geheimhoudingsverklaring bij eenzijdige informatieverschaffing zeer geschikt.
Tip: Een geheimhoudingsverklaring moet specifiek voor één partij en doel zijn opgesteld. Het is dus maatwerk. En het document moet alle (7) onderdelen beschrijven om het rechtsgeldig te laten zijn. Twijfel je? Laat dan een jurist jouw NDA checken of opstellen.
