Hoe stel ik de juiste betalingsvoorwaarden op?

Een belangrijke manier om ervoor te zorgen dat je op tijd je geld ontvangt van klanten is door het maken van goede afspraken. Dat begint met heldere betalingsvoorwaarden die worden geaccepteerd door je klant. Hoe bepaal je die voorwaarden en hoe leg je ze vast? Dit wordt in 2 stappen en 3 aanvullende tips uitgelegd.

Stap 1: Bepaal de betalingsvoorwaarden

Als jij en je klant besluiten om met elkaar in zee te gaan, maak dan heldere afspraken over de betaling. Wat voor soort betalingsafspraken kun je precies maken? Neem in ieder geval de volgende zaken in acht.

• Bedrag

Natuurlijk bepaal je het geldbedrag (of de tegenprestatie) die jij in ruil voor je dienst of product wilt ontvangen. Als het gaat om een geldbedrag, vermeld dan de juiste valuta (bijv. euro) en het juiste BTW percentage die je in rekening gaat brengen. Voorkom misverstanden en zorg ervoor dat je duidelijk en eenduidig communiceert richting je klant over het te betalen bedrag.

• Betalingswijze

Spreek duidelijk af op welke manier jij het afgesproken bedrag gaat ontvangen. Is dat via een eenmalig of periodiek incasso, cash betaling, pintransactie, banktransactie of bijvoorbeeld een online betaling. Geef eventueel aan welke banken of creditcards je wel of niet accepteert. Tip: Geef je klant meerdere opties zodat hij op zijn manier kan betalen en de deal daarop niet afketst.

• Termijn

Een cruciaal onderdeel is het bepalen van de betalingstermijn – de datum waarop de betaling moet zijn gedaan. Het is slim om de termijn niet af te laten hangen van je klant, maar te kiezen voor een vaste betalingstermijn van bijvoorbeeld 14 dagen vanaf factuurdatum of vanaf datum van levering. Als je geen termijn afspreekt, geldt een wettelijke betalingstermijn van standaard 30 dagen, bij uitzondering maximaal 60 dagen. Je kunt natuurlijk ook kiezen om in termijnen (deelbedragen) te laten betalen of zelfs vooraf te laten betalen. Laat dit je klant vroegtijdig weten en leg het in alle gevallen goed vast (zie stap 2).

• Gevolgen

Stel ook vast wat de gevolgen zullen zijn als er niet op tijd wordt betaald. Volgt er een aanmaning? Wordt het bedrag dan direct verhoogd? En zo ja, met welk percentage? Wordt er een incassobureau of andere instantie ingeschakeld? Dit zijn enkele belangrijke onderdelen van je debiteurenbeheer (manier waarop je zorgt dat je betaald krijgt). Het is raadzaam je manier van incasseren voor te leggen aan je klant. Dit hoef je niet iedere keer mondeling te doen, maar kun je ook opnemen in een contract of in je algemene voorwaarden (zie stap 2).

Stap 2: Leg de afspraken vast

Beschrijf zoveel mogelijk in detail wat je met de klant hebt afgesproken. Hoe preciezer jij omschrijft wat de opdracht inhoudt, hoe minder kans je hebt dat er later een discussie ontstaat. Hoe kun je deze afspraken vastleggen? Gebruik één of meer van onderstaande methodes.

• Offerte

Als je met offertes werkt, is het slim je betalingsvoorwaarden hierin helder te communiceren richting je klant. Neem de bovenstaande elementen mee en/of verwijs naar je algemene voorwaarden.

• Contract

Maak een contract voor beide partijen waarin ook de betalingsvoorwaarden duidelijk worden vermeld. Zorg dat het contract wordt ondertekend door beide partijen.

• Algemene voorwaarden

Om niet iedere keer opnieuw te bepalen wat jouw betalingsvoorwaarden zijn, doe je er goed aan om algemene voorwaarden op te stellen. Hierin kun je ook alle genoemde betalingsvoorwaarden opnemen. Doe dit in overleg met iemand die juridisch is onderlegd. Zorg wel dat je klant je algemene voorwaarden accepteert. Verwijs ernaar in het contract dat je opstelt.

• Factuur

Het is slim om op iedere factuur die je verstuurt alle bovenstaande elementen van je betalingsvoorwaarden te vermelden of ernaar te verwijzen. Zorg dat er in ieder geval een duidelijke betalingstermijn op staat. Dit zorgt ervoor dat de kans op betaling volgens de afgesproken betalingstermijn groter wordt.

• Correspondentie (e-mail)

Je kunt de betalingsvoorwaarden ook noemen in andere correspondentie (zoals e-mails, brieven, faxen, etc.). Als je klant deze voorwaarden digitaal of op papier bevestigt, kan het al rechtsgeldig zijn, maar het is voor alle partijen beter om een getekend contract of duidelijk geaccepteerde algemene voorwaarden te hebben. Zo kunnen er geen misverstanden ontstaan en bevestig je de afspraak formeel.

Tip 1: Let op met de algemene voorwaarden van je klant

Het kan zijn dat de klant zelf vastlegt wat er is afgesproken. Vanzelfsprekend moet je dan zijn bevestiging goed nalezen. Het kan zomaar zijn dat je klant eigen algemene voorwaarden hanteert en daarnaar verwijst. Lees ook die voorwaarden goed na. Er kunnen voor jou vervelende bepalingen in staan. Helaas zijn algemene voorwaarden voor een leek vaak moeilijk te begrijpen. Maak zo nodig schriftelijk of per e-mail bezwaar tegen die algemene voorwaarden. Er zijn al heel wat ondernemers geweest die dat niet deden en achteraf werden opgehangen aan de voorwaarden van hun opdrachtgever. Als de klant je onder druk zet om toch akkoord te gaan, vraag jezelf dan af of de opdracht je dat wel waard is. Lees ook het artikel: 'Wiens algemene voorwaarden gelden?'

Tip 2: Check het betalingsgedrag van je klant

Daarnaast is het belangrijk om vooraf het betalingsgedrag en de financiële status van je klant te checken. Dit kun je doen via een kredietverzekeraar of kredietinformatiebureau. Met deze informatie in gedachten kun je misschien de betalingsvoorwaarden aanpassen. Heeft je klant een slechte betaalreputatie? Vraag hem dan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk vooraf te betalen, zodat je geen of minder risico loopt.

Tip 3: Houd je aan de afspraken

Het is belangrijk dat jij je als ondernemer ook houdt aan wat er is afgesproken. Om te beginnen is dat natuurlijk dat je een goed product en/of goede dienst levert. Maar houd je daarnaast aan wat er is afgesproken over de voortgang en de datum van oplevering, dan is de kans veel groter dat je klant zich ook aan de betalingsvoorwaarden zal houden.

Wees ook transparant en houd de opdrachtgever op de hoogte van de voortgang van het werk. Stuur hem bijvoorbeeld een mailtje, sms’je of WhatsApp-bericht dat het werk goed gaat en/of een foto van het werk. Waarom? Dan zal je klant sneller tevreden zijn en een tevreden klant betaalt nu eenmaal gemakkelijker en sneller.