Een factuur maken: stappenplan & voorbeeldfactuur
Een goede factuur is het halve werk
Je hebt je werk gedaan, tijd om de factuur te maken. Maar welke gegevens moeten erop, hoe bepaal je de factuurdatum en hoe zorg je ervoor dat je aan de wettelijke eisen voor een factuur voldoet? In dit artikel leren we je stap voor stap een goede factuur maken, zodat je ook betaald wordt voor je geleverde werk.
Factuur maken en versturen: hoe doe je dat?
Als ondernemer is het je eigen verantwoordelijkheid dat je betaald wordt. Als jij geen facturen stuurt, gaan je opdrachtgevers niet betalen. Toch hikken veel ondernemers aan tegen het versturen van facturen. Je wilt dat ze foutloos en duidelijk voor je klanten zijn, en tegelijkertijd voldoen aan de wettelijke factuureisen van de Belastingdienst.
Wist je dat veel facturen te laat worden betaald omdat er fouten op staan, of omdat ze niet voldoen aan de eisen? Dat is niet alleen zonde van je tijd, maar ook gevaarlijk voor je onderneming. Betalingen moeten namelijk op tijd binnen zijn om een gezonde cashflow te behouden.
Factuur maken in vijf stappen
Om een goede factuur te kunnen maken en versturen moet je een aantal stappen doorlopen.
Houd je aan de factuureisen
Gebruik de juiste indeling voor je factuur
Factuur sturen op het juiste moment
Communiceer je betalingstermijn
Facturen bewaren
1. Houd je aan de factuureisen
De Belastingdienst stelt een aantal factuureisen, zowel voor papieren als digitale versies. Voldoe je niet aan die factuurvereisten, dan mag de factuur niet verwerkt worden in de administratie. Vervelend voor jou, maar ook voor je opdrachtgever.
In de praktijk moet een factuur die niet aan de vereisten voldoet vaak opnieuw gemaakt of gecorrigeerd worden. Geen drama, maar kost wel extra tijd en energie. Ook kan het ten koste gaan van het positieve beeld dat iemand van jou en je bedrijf heeft.
Wat moet er op een factuur staan?
Je volledige bedrijfsnaam en adres, postbusadres is niet voldoende
Je KVK-nummer (als je ingeschreven bent)
Je btw-identificatienummer, dit is het nummer (14 tekens) met ‘NL’ ervoor
Naam en adres van de klant, postbusadres is niet voldoende
Factuurdatum (de datum waarop de factuur uitgereikt is)
Factuurnummer; een uniek volgnummer van de factuur. Je bent verplicht de facturen doorlopend en opeenvolgend te nummeren
Hoeveelheid en omschrijving van de geleverde goederen/diensten
Leverdatum van de goederen of diensten
Prijzen exclusief btw
Het btw-tarief dat je hanteert. Dit is 9% of 21%, afhankelijk van de geleverde goederen of diensten. Als je diensten niet btw-belast zijn, neem dan een regel op waaruit dat blijkt. Bijvoorbeeld: “Journalistieke werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw”
Btw-bedragen, uitgesplitst naar btw-tarief
Vermeld ook de betalingstermijn en je rekeningnummer
Niet verplicht, maar wel heel handig: je rekeningnummer en betalingstermijn. Bedrijven stellen het betalen van rekeningen vaak uit, bijvoorbeeld omdat ze zelf nog wachten op betalingen. Voorkom dat je te lang op je geld moet wachten door een uiterste betalingsdatum op te nemen in de factuur en zorg dat je factuur op tijd betaald wordt.
Als je facturen maakt met een boekhoudprogramma dan kun je ook ubl-facturen versturen. Deze zijn makkelijker te verwerken door boekhoudprogramma’s en worden daardoor vaak sneller betaald.
2. Gebruik de juiste indeling voor je factuur
Er zijn geen wettelijke eisen of regels die bepalen hoe jouw factuur eruit moet zien. Maar de praktijk leert dat duidelijk opgemaakte facturen het best werken. Zorg voor een logische opbouw met het logo en de bedrijfsnaam, en waar direct duidelijk is wat jouw klant moet betalen en waarvoor.
Gebruikelijke indeling factuur
Voor de factuurregels is de gebruikelijke indeling als volgt:
Kosten voor producten of diensten
Materiaalkosten
Onkosten (kilometers, bureaukosten)
Branche specifieke kosten, bijvoorbeeld voorrijkosten en milieutoeslagen
Arbeidskosten
BTW
3. Factuur versturen op het juiste moment
Het is belangrijk een factuur op tijd te versturen. Soms zijn ondernemers zo druk met hun werk, dat het facturen maken erbij inschiet. Dat is zonde. Wanneer moet je de factuur versturen? Dat ligt gedeeltelijk aan de afspraak die je hebt gemaakt. Maar het liefst zo snel mogelijk na het afronden van de opdracht.
Wanneer moet je een factuur versturen?
De Belastingdienst heeft ook een harde eis gesteld: de uitreikingsdatum. Dat houdt in dat je een factuur uiterlijk vóór de 15e van de maand na het leveren van de dienst moet versturen. Dus: rond je een opdracht af op 17 mei, dan moet de factuur vóór 15 juni verstuurd zijn.
Vergeet je steeds om facturen te versturen? Dan kun je dit ook laten doen. Sommige boekhoudpakketten kunnen dit voor je doen, maar er zijn ook andere digitale programma’s die je kunnen helpen. Hierin heb je een makkelijk overzicht van openstaande en betaalde facturen en wordt er automatisch ingeregeld dat facturen worden opgevolgd. Daarnaast kan zo'n boekhoudpakket ook je cashflow voorspellen aan de hand van verstuurde offertes en de sales die in de pijplijn zitten. Handig!
4. Communiceer de betalingstermijn
Het is belangrijk om duidelijkheid te scheppen over de betaling. Zo kun je van tevoren in je algemene voorwaarden laten weten wat je betalingstermijn is. Sinds 1 juli 2022 moeten ook grote bedrijven rekeningen binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen betalen.
5. Facturen bewaren
Al het papierwerk dat van belang is voor je vennootschapsbelasting, omzet- en inkomstenbelasting moet je zeven jaar bewaren. Dit geldt ook voor verstuurde en ontvangen facturen. Heb je ook facturen over onroerende zaken in je administratie, dan ben je verplicht die tien jaar te bewaren. Dit moet, zodat je bij belastingcontrole je gegevens kunt tonen.
Een andere eis van de belastingdienst is dat je facturen bewaart in de vorm waarin je ze hebt gestuurd of ontvangen, dus papieren facturen bewaar je op papier en digitale facturen op de computer.
Online factuur maken
Het voordeel van online facturen maken is dat je veel dingen kun inregelen en dat de factuur gegarandeerd goed en veilig aankomt. Deze facturen hebben vaak een .xml-formaat en heten ubl-facturen. Je kunt een online factuur bovendien makkelijk in je eigen en in de administratie van je opdrachtgever verwerken.
Bij sommige opdrachtgevers, zoals de Rijksoverheid, is een e-factuur zelfs verplicht. Bij e-facturatie van bijvoorbeeld Exact verstuur je een digitale factuur in XML-formaat via een beveiligde server. Het voordeel hiervan is dat het veilig en snel is.
Factuur voorbeeld en template om zelf aan te passen
Leuk die lijstjes met de eisen van een factuur en hoe je hem opbouwt, maar soms wil je het gewoon even zien. Daarom hebben we een factuur voorbeeld voor je gemaakt. Met deze voorbeeldfactuur kun je een eigen factuur maken, door hem aan te passen aan de vormgeving en eisen van je bedrijf. Natuurlijk is het verstandig je factuur altijd te laten checken door een specialist.
Veelgestelde vragen
Wat zijn factuureisen als je de btw verlegt?
Soms verleg je de btw, bijvoorbeeld als je gebruik maakt van de verleggingsregeling btw. Dan moet je ook het btw-identificatienummer van je klant op de factuur hebben staan. Dit komt voor als je zakendoet met partijen in het buitenland. Je hebt dan de maken met andere factuurregels en btw-regels in het buitenland.
Hoe maak ik een factuur als ik val onder de kleineondernemersregeling (KOR)?
Als zzp’er met een omzet van minder dan € 20.000 per jaar kun je je aanmelden voor de kleineondernemersregeling (KOR). Heb je dat gedaan, dan vermeld je géén btw op je facturen. Binnen de KOR ben je namelijk vrijgesteld van btw. Je hebt dan het administratieve voordeel dat je geen btw-aangifte hoeft te doen.
Hoe maak ik een factuur voor minder dan € 100?
Is het factuurbedrag inclusief btw € 100 of lager, dan hoef je minder gegevens te vermelden. Je mag dan gebruik maken van een ‘eenvoudige factuur’. Daarop zet je minimaal deze gegevens:
De factuurdatum
Jouw naam en adres
Omschrijving van goederen/diensten
Het btw-bedrag
Hoe zit het met facturen en de AVG?
Iedereen die persoonsgegevens verwerkt, krijgt te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dus ook kleine bedrijven krijgen te maken met de AVG. Op het moment dat je een administratie bijhoudt en facturen verstuurt, verwerk je persoonsgegevens. Het is daarom goed om te checken of jij voldoet aan de eisen van de AVG. Een van de eisen is bijvoorbeeld dat je toestemming moet vragen voor het verwerken van persoonsgegevens.
