Jaarcijfers op tijd deponeren is goed voor je rating
Veel bedrijven verplicht cijfers aan te leveren bij KvK
Na 13 maanden vervalt de maximale termijn voor het aanleveren van je jaarcijfers bij de Kamer van Koophandel. Veel bedrijven zijn verplicht op tijd aan te leveren en hebben daar veel voordeel bij. Onder andere heeft het een goed effect op de kredietwaardigheid van je onderneming. Hoe zit dat?
Verplicht te deponeren
Als je organisatie een ‘deponeringsplicht’ heeft, moet je een jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel. Je hebt er veel voordeel bij op tijd te zijn met aanleveren. Check hier welke bedrijven verplicht zijn jaarcijfers te deponeren.
13 of toch 11 maanden?
In principe moet je jaarrekening na 11 maanden en 8 dagen al bij de KvK liggen. Bij de 'oude' bv werkt het zo dat de jaarrekening nog apart moet worden goedgekeurd door de aandeelhouders. Hiervoor heb je nog 2 extra maanden.
Bij de flex-bv is al vastgelegd dat de jaarrekening al wordt goedgekeurd als alle aandeelhouders ook bestuurders zijn. In dat geval geldt dus dat je 11 maanden en 8 dagen de tijd hebt.
Tip: Als je in je statuten opneemt dat ‘de BV alsnog de wettelijke termijn van 2 maanden in acht neemt na het opstellen van de jaarrekening door de bestuurders, ook als die bestuurders tevens aandeelhouder zijn’, mag je toch 13 maanden aanhouden.
Feiten over deponeren
Deponeringsplicht is wettelijk vastgelegd
Uiterste datum voor het deponeren van jaarcijfers is (inclusief uitstel) 13 maanden na het boekjaar
Te laat deponeren?
Ieder jaar blijkt een groot deel van de ondernemingen te laat met het deponeren van hun jaarcijfers. De deponeringsplicht is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek. Het niet deponeren is een economisch delict. Bij een faillissement van de onderneming kunnen de bestuurders hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden als de jaarrekening niet (op tijd) is gedeponeerd. Ook kan er een strafrechtelijke veroordeling door de rechter uit voortvloeien. Je kunt hiervoor een boete van enkele duizenden euro's krijgen.
Nadelig effect op je rating
Als je te laat je cijfers deponeert, heeft dat een negatief effect op je kredietwaardigheid (rating). Kredietinformatiebureau's, zoals BKR, Graydon, D&B en Allianz Trade zullen dit in hun beoordeling opnemen, waardoor banken je minder snel krediet zullen verstrekken en andere bedrijven minder snel zaken met je willen doen.
Wanneer moet ik mijn jaarrekening deponeren?
Binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur de jaarrekening opmaken en voorleggen aan de aandeelhouders. De aandeelhouders kunnen het bestuur hiervoor maximaal 6 maanden (bijzonder) uitstel verlenen. Het is verstandig dit uitstel schriftelijk vast te leggen in bijvoorbeeld notulen. De aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Binnen acht dagen na vaststelling dient de jaarrekening bij de KvK gedeponeerd te zijn. Als je gebruik maakt van de maximale uitstel, dient de jaarrekening bij een regulier boekjaar altijd uiterlijk 31 januari te zijn vastgesteld én gedeponeerd.
Als de jaarrekening nog niet vastgesteld kan worden
Je dient dan een voorlopige jaarrekening te deponeren. Als er sprake is van maximale uitstel van 6 maanden, dan moet je de jaarrekening dus 13 maanden na het einde van het boekjaar deponeren.
Welke gegevens moeten je aanleveren?
Welke gegevens je moet aanleveren is afhankelijk van de bedrijfsgrootte. Ondernemingen worden op basis van drie criteria (balanstotaal, netto-omzet, gemiddeld aantal werknemers) ingedeeld naar klein, middelgroot en groot bedrijf.
Uitzonderingen voor deponeren
In een aantal gevallen bestaat er een vrijstelling voor het deponeren van de jaarrekening. Vaak moet er dan wel een andere verklaring worden gedeponeerd.
