Dataverzameling voor de CSRD: een concreet stappenplan voor het mkb
Voldoe aan je rapportageverplichting met effectieve dataverzameling
De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verplicht bedrijven om uitgebreid te rapporteren over hun impact op mens en milieu. Veel mkb-ondernemers hebben hier vraagtekens bij, vooral als het gaat om het verzamelen van de benodigde data. Maar met de juiste aanpak kun je deze taak behapbaar maken. In dit artikel leggen we uit hoe je stapsgewijs de benodigde data verzamelt voor je CSRD-rapportage, en bieden we praktische handvatten om je op weg te helpen.
Waarom is dataverzameling belangrijk voor de CSRD?
Dataverzameling is de ruggengraat van de CSRD-rapportage. Zonder nauwkeurige en relevante gegevens, kun je niet voldoen aan de eisen van de CSRD.
Als we uitzoomen, is het doel van de CSRD om duurzaamheidsprestaties van bedrijven transparant en vergelijkbaar te maken. En daar heb je natuurlijk data voor nodig.
Ook geeft de CSRD bedrijven een flinke zet in de richting van het meten en monitoren van hun impact, op basis waarvan ze hun sociale en ecologische prestaties kunnen verbeteren.
Stappenplan voor het mkb voor het verzamelen van CSRD-data
Welke data je moet verzamelen om je rapportage correct te kunnen doen, is niet voor ieder bedrijf hetzelfde. Dit wordt met name bepaald door de onderwerpen waarop je moet rapporteren.
Welke onderwerpen dat zijn, volgt uit specifieke stappen die zijn vastgelegd in de tweedelige European Sustainability Reporting Standards (ESRS). ESRS1 en ESRS2 zijn hierbij de belangrijkste standaarden.
Op basis van deze standaarden, hebben we een stappenplan voor mkb ondernemers opgesteld. Door deze stappen te volgen, werk je op de juiste manier toe naar het verzamelen van data en dus het voldoen aan de CSRD-richtlijn. Je zult merken dat de benodigde data niet alleen uit getallen en percentages bestaan, maar juist veel uit beschrijvingen van wat je als bedrijf wel/niet doet en hoe je dat doet. Daar gaan we:
1. Begrijp de relevantie van de CSRD voor jouw bedrijf
Begin met een beoordeling van hoe de CSRD op jouw bedrijf van toepassing is. Goed begrijpen van de omvang van jouw verplichtingen, deadlines, en specifieke vereisten dus.
Voor de meeste mkb ondernemers geldt dat je officieel voorlopig niet CSRD-plichtig bent. Maar als je er toch - om goede redenen - alvast mee aan de slag gaat, kun je het beter gedegen aanpakken!
2. Start een project(team)
Wijs iemand aan die intern de kar trekt en doop het tot een officieel project, waar dus ook capaciteit en budget voor vrijgemaakt wordt. Vroeg in het project wil je ook je accountant betrekken, aangezien hij/zij uiteindelijk zal controleren of je alle juiste stappen gevolgd hebt en dit op de correcte manier gerapporteerd hebt.
3. Breng je waardeketen in kaart
Op welke manier creëert jouw bedrijf waarde? Veel bedrijven gaan aan de slag met het zogeheten waardecreatiemodel om dit op papier te zetten. Hoe uitgebreid of beknopt ze hun inputs, bedrijfsmodel, outputs en (plek in de) waardeketen in kaart brengen, verschilt per bedrijf.
Voorbeelden van bedrijven die je voor gingen:
Dit voorbeeld van Prorail kun je als inspiratie gebruiken
Of deze, van het Erasmus MC
Ook KPN heeft haar waardecreatiemodel opgesteld, zie hier
4. Identificeer je stakeholders
Bepaal wie jouw stakeholders zijn en wat hun verwachtingen zijn met betrekking tot duurzaamheidsrapportage. Hierbij is het belangrijk om ten minste een lijstje te maken van deze twee groepen stakeholders:
Getroffen stakeholders - dit zijn alle personen of groepen wiens belangen positief of negatief worden beïnvloed door jouw bedrijfsactiviteiten en de activiteiten binnen jouw keten.
Let op: deze groep betrek je actief in de stappen hierna!
Gebruikers van jouw rapportage - dit klinkt wat vaag, maar hierbij kun je denken aan zakenpartners, (potentiële) beleggers, kredietverstrekkers, verzekeringspartijen, overheden en ieder ander die geinteresseerd kan zijn in jouw duurzaamheidsprestaties.
5. Voer een dubbele materialiteitsanalyse uit
Makkelijker gezegd dan gedaan, maar een heel waardevolle stap. Met als uitkomst: een lijst van onderwerpen die voor jouw bedrijf materieel zijn, en waar je dus op zult gaan rapporteren.
Let op: Hierbij is het belangrijk dat je getroffen stakeholders betrekt in het proces, via bijvoorbeeld enquêtes, interviews, of workshops. Je kunt dus niet zelf (met je projectgroep) bepalen welke onderwerpen wel/niet materieel zijn voor jullie.
Zodra je weet welke onderwerpen voor jou materieel zijn, kun je in ESRS1 en met name ESRS2 vinden welke informatie je op deze onderwerpen moet verschaffen. Oftewel, wat de “rapportage-eisen” zijn.
Dit varieert van “een beschrijving van het aantal werknemers per geografisch gebied” en “een beschrijving van hoe je bijdraagt aan de circulaire economie, met inbegrip van bijvoorbeeld slimme systemen voor het inzamelen van afval” tot “de screening en evaluatie van sociale en milieuprestaties van leveranciers” en “percentage werknemers die regelmatig prestatie- en ontwikkelingsbeoordelingen krijgen”.
6. Ontwikkel een duurzaamheidsstrategie
Formuleer een duidelijke duurzaamheidsvisie die aansluit bij de kernactiviteiten van jouw bedrijf en stel concrete doelen die meetbaar zijn. Dat betekent ook: bepalen van voor jou relevante prestatie-indicatoren (KPI's), die je zult gebruiken om voortgang t.a.v. jouw impact te monitoren. Een paar voorbeelden:
Milieu: Stel bijvoorbeeld als doel om je CO2-uitstoot met 10% te verminderen binnen twee jaar. Je KPI kan dan zijn: “CO2-uitstoot per geproduceerde eenheid”.
Sociaal: Een doel kan zijn om de diversiteit in je leiderschapsteam te vergroten. Je KPI kan dan zijn: “Percentage vrouwelijke leidinggevenden”
Governance: Een doel kan zijn: verhogen van transparantie in bedrijfsbesluitvorming. Je KPI kan dan zijn: “Aantal openbare rapportages en updates over bestuursbesluiten per jaar”.
7. Ontwikkel een governance- en rapportagestructuur
Dit klinkt misschien zwaar, maar een governance- en rapportagestructuur wil simpelweg zeggen dat iemand binnen jouw team verantwoordelijk is voor de duurzaamheidsstrategie en rapportage. En ook dat je interne processen en systemen inricht voor het verzamelen en verifiëren van de benodigde data. Je kartrekker en/of projectteam kunnen hier een rol in spelen, maar misschien is er een andere logische(re) eigenaar binnen je bedrijf.
8. Identificeer en raadpleeg databronnen
Identificeer welke bronnen binnen je bedrijf de benodigde data kunnen leveren, zoals HR-systemen, energiebeheerplatforms (of je environmental management system), ERP-systemen en je financiële administratie.
Bepaal vervolgens je methoden voor het verzamelen van zowel kwantitatieve als kwalitatieve data. Denk hierbij aan automatische metingen, enquêtes of handmatige invoer. Denk ook na over eventuele controles, die ervoor zorgen dat je data nauwkeurig, volledig en consistent is.
9. Voer een (nul)meting uit
Voer een initiële meting uit van de huidige prestaties met betrekking tot de benodigde datapunten (wordt duidelijk in stap 5) en vastgestelde KPI's (bepaald in stap 6). Dit geeft je een startpunt, waar je je progressie straks tegen af kunt zetten.
Praktisch voorbeeld: Stel dat je een productiebedrijf runt. Begin met het in kaart brengen van je jaarlijkse energieverbruik en CO2-uitstoot door de gegevens op te vragen bij je energieleverancier. Voor sociale data kun je een anonieme enquête uitvoeren onder je medewerkers om hun tevredenheid en betrokkenheid te meten.
Leg de resultaten op een logische manier vast en analyseer waar de grootste kansen voor verbetering liggen.
10. Ontwikkel een eerste conceptrapport
Maak een (intern) duurzaamheidsrapport om te testen hoe goed je dataverzameling en rapportageprocessen werken. Dit rapport kan ook dienen om feedback te verzamelen van stakeholders.
Zorg ervoor dat het rapport voldoet aan de richtlijnen en eisen zoals beschreven in ESRS 1 en ESRS 2, waarbij je altijd probeert te voldoen aan vijf kwalitatieve kenmerken: relevantie, getrouwe weergave, vergelijkbaarheid, controleerbaarheid, en begrijpelijkheid.
Tip: Download het duurzaamheidsrapport van een grote speler in je sector, en let op hoe zij hun data structureren. Dit kan dienen als inspiratie voor je eigen rapport.
11. Help je team vaardig(er) te worden
Om alle datapunten in te vullen volgens de CSRD (meestal zo’n 300 in totaal), heb je je hele team nodig. Organiseer daarom trainingen om ervoor te zorgen dat medewerkers begrijpen waarom duurzaamheidsdata belangrijk is en hoe ze bijdragen aan het verzamelen van deze data. Je kunt ook interne campagnes starten, om het belang van de CSRD en duurzaamheidsinitiatieven onder de aandacht te brengen.
12. Evalueer en optimaliseer je proces
Evalueer regelmatig je dataverzamelings- en rapportageprocessen en pas ze aan waar nodig om beter te presteren. En een open deur: blijf de verzamelde data monitoren en scherp je strategie en doelen aan op basis van nieuwe inzichten en ontwikkelingen.
Tip: stel een maandelijkse bijeenkomst in met je team om de voortgang van je duurzaamheidsdoelen en de verzamelde data te bespreken. Dit houdt iedereen scherp en zorgt ervoor dat problemen snel worden opgemerkt en opgelost.
13. Bereid je voor op externe publicatie en verificatie
Jullie hebben hard gewerkt - tijd om de wereld een inkijkje te geven in jullie duurzaamheidsprestaties! Dat kan bijvoorbeeld middels het publiceren van een duurzaamheidsrapport of toevoegen van een pagina op je website. Zorg er in ieder geval voor dat het toegankelijk is voor alle belanghebbenden.
Je kunt overwegen om een externe partij in te schakelen voor de validatie van je data en rapportage, om de geloofwaardigheid te vergroten en ver weg te blijven van greenwashing.
14. Maak er een momentje van!
Tot slot: vergeet niet om gezette stappen met elkaar te vieren. Als je hier bent aanbeland, is er véél werk verzet door jou en je team. Pak een momentje om met elkaar te delen wat jullie geleerd hebben, waar jullie tegenaan gelopen zijn en wat het jullie gebracht heeft. En daar mag best taart bij gegeten worden!
Bovenstaande stappenplan biedt een systematische aanpak waarmee je de complexe taak van dataverzameling en rapportage voor de CSRD kunnen aanpakken.
Dataverzameling behapbaar en effectief
Door stap voor stap aan de slag te gaan met dataverzameling, kun je de rapportage-eisen van de CSRD haalbaar maken voor je bedrijf. Begin met een nulmeting, stel duidelijke doelen en KPI’s, en maak gebruik van bestaande tools en systemen. Vergeet niet om inspiratie op te doen bij andere bedrijven via voorbeeldrapporten, en zorg voor een continue dataverzamelingscyclus. Op deze manier ben je goed voorbereid op de CSRD-rapportage en kun je je bedrijf positioneren als een transparante en verantwoordelijke speler in de markt!
