Een bestelauto privé rijden, kan dat zomaar?
Voorkom naheffingen van de Belastingdienst
Bestelauto privé rijden als zzp’er? Of een werknemer die een bedrijfsbus meeneemt naar huis? Zo zorg je ervoor dat er geen onverwachte naheffingen van de Belastingdienst op de mat vallen.
Privé gebruik bestelauto door werknemers en zzp’ers
Voorbeeld 1: Je werknemer moet voor een klus regelmatig ‘s morgens vroeg bij een van je opdrachtgevers zijn en vraagt of hij met een bestelauto van de zaak naar huis mag rijden. Dan hoeft hij hem de volgende dag niet eerst op te halen bij de zaak en weet hij zeker dat hij op tijd is. Een praktische oplossing die tijdwinst oplevert, dus je geeft toestemming.
Voorbeeld 2: je werkt als zzp’er en rijdt regelmatig privéritten met de bestelauto. Bijvoorbeeld voor weekendjes weg of om vrienden te helpen met verhuizen. Zo’n bestelbus is natuurlijk erg handig, want er passen veel spullen in.
Een bestelauto privé rijden biedt op het eerste gezicht dus vooral veel voordelen. Toch denkt de Belastingdienst hier anders over.
Fiscale bijtelling bus van de zaak: wanneer betaal je het?
De Belastingdienst ziet dit soort privéritten in de meeste gevallen als loon in natura. En daar moet belasting over worden betaald: de fiscale bijtelling. Tenminste, wanneer jij of je werknemer meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met de bestelauto. Blijf je daar onder? Dan is de fiscale bijtelling niet aan de orde. Maar daar moet je wel 'overtuigend bewijs' voor kunnen leveren.
Ook moet je kunnen aantonen dat de zakelijke kilometers die je rijdt voor werk of woon-werkverkeer zijn. Deze ritten worden allemaal gezien als zakelijke ritten. Goed bijhouden doe je door middel van een rittenregistratie: een overzicht van alle ritten die je per kalenderjaar in de zakelijke bestelbus rijdt.
Zorg voor een nauwkeurige en volledige rittenadministratie
De Belastingdienst controleert streng op het correct naleven van deze fiscale regels en voert regelmatig controles uit. Zorg dus dat je de kilometerregistratie op orde hebt. Is je rittenregistratie niet nauwkeurig en volledig? Dan loop je het risico op een naheffing. Onterecht privégebruik van een auto van de zaak kan namelijk leiden tot een flinke naheffingsaanslag.
Zo voorkom je naheffingen van de Belastingdienst
Vraag een ‘verklaring geen privégebruik’ aan. Je kunt de bijtelling dan achterwege laten. Toch moet jij of je werknemer - zelfs met deze verklaring - een sluitende rittenregistratie bijhouden als mogelijk bewijs. Denk eraan dat je de verklaring op tijd aanpast wanneer de situatie wijzigt.
Laat je werknemer een schriftelijk verbod op privégebruik ondertekenen. Leg een sanctie op bij overtreding, zoals een geldboete.
Houd als werkgever goed in de gaten dat je werknemer niet tóch meer dan 500 kilometer privé rijdt. Want als je volgens de fiscus niet voldoende toezicht hebt gehouden, zijn de naheffingen in zo'n geval voor jouw rekening.
Echte bestelauto privé rijden: geen bijtelling
De fiscale bijtelling voor privégebruik geldt trouwens niet altijd. Een bedrijfsbus privé rijden zonder bijtelling te betalen mag als je aan de volgende voorwaarden voldoet:
De bestelauto is (zo goed als) uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen:
De bestelauto is niet geschikt voor personenvervoer. Er zijn geen extra zitplaatsen en zijruiten aan de achterzijde aanwezig.
Je maakt gebruik van de 300 euro-regeling: een heffing van € 300,- die je jaarlijks per bedrijfsauto betaalt om het privégebruik af te kopen. Het voordeel van deze regeling is dat je meer dan 500km jaarlijks privé met de bestelauto mag rijden. Voorwaarden van de 300 euro-regeling:
Het privégebruik moet beperkt blijven, maar er is geen harde kilometergrens.
De auto moet vooral zakelijk worden gebruikt.
Privégebruik moet incidenteel zijn, bijvoorbeeld af en toe naar huis rijden of een kleine boodschap. De bestelbus mee op vakantie nemen is niet toegestaan.
De regeling geldt alleen voor werknemers, niet voor zzp'ers.
Je berekent de € 300,- per bedrijfsbus, niet per werknemer
Voorkom fiscale verrassingen
Al met al is het belangrijk om goed op de regels rondom het privégebruik van een bestelauto te letten. Daarmee voorkom je onaangename verrassingen van de Belastingdienst. Of je nu kiest voor een rittenregistratie, een ‘verklaring geen privégebruik’, of de 300 euro-regeling, zorg ervoor dat je rittenadministratie op orde is en aansluit bij jouw situatie. Door op tijd de juiste maatregelen te treffen, voorkom je naheffingen en onverwachte kosten, en kun je zorgeloos gebruikmaken van je bestelauto. Ook als je de bestelauto af en toe gebruikt voor je wekelijkse boodschappen.
Lees ook: Bijtelling berekenen in 2025
