Wat is een g-rekening en hoe werkt het?
Zo werkt de geblokkeerde rekening bij het uitbesteden van werkzaamheden
Maak je gebruik van onderaannemers of huur je uitzendkrachten in? Leen je personeel uit? Dan kan het zijn dat je te maken krijgt met een g-rekening. Hoe werkt de g-rekening precies? En wanneer heb je er een nodig? In dit artikel leggen we het aan je uit.
Wat is een g-rekening?
Een g-rekening is een geblokkeerde rekening. Je kunt deze rekening alleen gebruiken voor het betalen van loonheffingen, premies en btw aan de Belastingdienst of onderaannemers. Veel mogelijkheden van deze rekening zijn dus geblokkeerd. Je kunt er niet elke willekeurige betaling mee doen, zoals je dat bijvoorbeeld met een rekening courant wel kunt.
Waarom gebruik je een g-rekening?
De g-rekening heeft te maken met aansprakelijkheid. Als je mensen inhuurt via een uitzendbureau of payroller, ga je er misschien vanuit dat de onderaannemer de verschuldigde loonbelasting en premies (volksverzekering en werknemersverzekeringen) afdraagt aan de Belastingdienst. Natuurlijk hebben die partijen ook als eerste die verantwoordelijkheid.
Maar als dat om wat voor reden niet gebeurt, houdt de Belastingdienst de aannemer (inlener) aansprakelijk, jou dus. Vandaar dat een inlener aan een partij die op de Nederlandse markt personeel uitleent, uitzendt of detacheert kan vragen een g-rekening te openen.
Is een g-rekening verplicht?
De g-rekening is geen verplichte rekening, maar wel een waarmee je aansprakelijkheidsrisico’s kunt verkleinen. Met een g-rekening dekt de aannemer of inlener zich namelijk in tegen het aansprakelijkheidsrisico in verband met de Wet ketenaansprakelijkheid. Daarom kiezen veel inleners ervoor om alleen in zee te gaan met bijvoorbeeld een uitzendbureau (uitlener) dat gebruikmaakt van een g-rekening. Hiermee zijn de risico’s van aansprakelijkheid zo klein mogelijk. Het is dus geen verplichte rekening, maar wel een die soms geëist wordt.
Wanneer gebruik je een g-rekening?
Een paar situaties waarin je een g-rekening nodig hebt:
Je huurt personeel in (inlener). Stel je huurt werknemers in via een uitzendbureau. Een deel van de factuur die het uitzendbureau stuurt, stort je dan op hun g-rekening. Daarmee betalen zij de verschillende premies en loonbelastingen. Het kan ook zijn dat je als aannemer in de bouw een onderaannemer met werknemers inhuurt om werkzaamheden namens jou te doen. Het kan dan verstandig zijn om te eisen van deze onderaannemer dat hij een g-rekening heeft waarop jij een deel van de factuur kunt storten. Zo ben jij niet aansprakelijk als de onderaannemer om wat voor reden maar ook geen premies e.d. afdraagt.
Je leent personeel uit (uitlener). Je runt een uitzendbureau en leent personeel uit aan een opdrachtgever. In zo’n situatie is een g-rekening bijna onmisbaar, want iedere opdrachtgever zal zo’n rekening van je eisen. Of je bent onderaannemer en laat je personeel werken voor de hoofdaannemer. Om aansprakelijkheid te voorkomen kan de hoofdaannemer van je verwachten dat je een g-rekening opent.
Je leent personeel door (doorlener). Je bent de tussenpersoon bij het inlenen van personeel: je leent personeel in van de uitlener en leent het uit aan de inlener. Ook dan is een g-rekening vaak vereist.
De betrokken partijen
De Belastingdienst onderscheidt een aantal partijen die te maken kunnen hebben met een g-rekening. Een overzicht:
| Partij | Uitleg |
|---|---|
| Aannemer | Partij die voor een opdrachtgever tegen betaling werkzaamheden van stoffelijke aard uitvoert. Iemand kan ook aannemer zijn als hij werkzaamheden uitvoert in opdracht van zijn eigen bedrijf. |
| Onderaannemer | Partij die in opdracht van de aannemer werk van stoffelijke aard tegen betaling geheel of gedeeltelijk uitvoert. |
| Uitlener | Partij die personeel uitleent aan de inlener. De werknemers blijven in dienst van de uitlener (bijvoorbeeld het uitzend- of detacheerbureau), maar staan onder toezicht van de inlener. |
| Inlener | Partij die (tijdelijk) personeel inhuurt. Het personeel blijft in dienst van de uitlener. |
| Doorlener | Tussenpersoon bij het inlenen van personeel: hij leent personeel in van de uitlener en leent het uit aan de inlener. |
Aanneming: werk van stoffelijke aard
Bij aanneming moet het gaan om ‘werkzaamheden van stoffelijke aard’. Alleen dan is er sprake van ketenaansprakelijkheid volgens de Belastingdienst. Bij werkzaamheden van stoffelijke aard moet het gaan om werkzaamheden waarbij een tastbaar product ontstaat. Dus bijvoorbeeld: nieuwbouw van huizen, bouw of sloop van schepen, aanleg van wegen, kleding maken (tot aan het knippen van patronen of het aanzetten van knopen toe).
Ook schoonmaakwerkzaamheden aan onroerende zaken en schepen gelden als werk van stoffelijke aard. Maar: dit geldt alleen als het gaat om schoonmaakwerkzaamheden bij het maken van het product, niet wanneer het gaat om enkel het schoonmaken van een huis of schip.
Ook bij het uitlenen van personeel is het zaak dat het personeel werk doet van stoffelijke aard. Tekenaars, kantine- en kantoorpersoneel doen dit niet. Metselaars, betonvlechters en snijders bijvoorbeeld uiteraard wel.
G-rekening Belastingdienst: voorwaarden
Natuurlijk stelt de Belastingdienst wel een aantal voorwaarden aan de g-rekening. Als je aan die voorwaarden voldoet, is de kans klein dat je aansprakelijk gesteld wordt als de onderaannemer geen loonheffingen en btw afdraagt. De factuur moet dan aan een aantal voorwaarden voldoen.
Om te beginnen moet de factuur dan voldoen aan de eisen van artikel 35a Wet omzetbelasting 1968. Daarnaast moet de factuur de volgende elementen bevatten:
Nummer/kenmerk van de overeenkomst met uitlener
Periode waarin het werk wordt geleverd
Beschrijving of kenmerk van het werk
Daarnaast stelt de Belastingdienst de eisen:
De factuurgegevens moeten eenvoudig terug te vinden zijn in de administratie
Je moet een manurenadministratie bijhouden (i.v.m. aansprakelijkheid), zoals in dit voorbeeld van de Belastingdienst
In plaats van een g-rekening kun je er ook voor kiezen onderling goede afspraken maken over de btw een loonheffingen. Maar vaak willen inleners meer zekerheid en eisen ze daarom een g-rekening.
NEN 4400-1 of NEN 4400-2-norm
Als een onderneming (uitlener) voldoet aan de NEN 4400-1 of de NEN 4400-2-norm en vermeld staat in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA), stelt de Belastingdienst de inlener nooit aansprakelijk. Daarnaast moet de factuur aan bepaalde voorwaarden voldoen én moet de inlener zelf aan bepaalde voorwaarden voldoen. Meer hierover vind je in de brochure Aansprakelijkheid voor loonheffingen en omzetbelasting bij inlening van personeel.
G-rekening in de praktijk
Een aannemer of inlener kan een deel van de aan de onderaannemer of uitlener verschuldigde aanneemsom op de g-rekening van de onderaannemer of uitlener storten. Het deel dat op de g-rekening wordt gestort is gelijk aan het bedrag dat de onderaannemer of uitlener voor de opdracht aan loonheffing moet afdragen.
Vanuit de g-rekening mag de uitlener of onderaannemer vervolgens alleen geld overmaken naar de Belastingdienst om loonheffing en premies te betalen. Het rekeningnummer: NL78INGB0000444040.
Uitzondering: als de onderaannemer ook weer een andere partij inhuurt, wordt de onderaannemer ook aannemer en mag deze een deel van het bedrag van zijn g-rekening overmaken naar de g-rekening van de derde partij. De ‘onder-onderaannemer’ dus. Je hoeft de Belastingdienst hiervoor niet om toestemming te vragen, zolang de onderaannemer maar hetzelfde werk doet als jij zou doen.
Hoeveel geld op de g-rekening?
Je mag zelf weten welk deel van de factuur je naar de g-rekening overmaakt. Het beste is een bedrag te kiezen dat overeenkomt met de loonheffingen en btw die je moet afdragen. Bijvoorbeeld 25% van de totale factuur. Je kunt dit met de andere partij overleggen.
Bekijk hieronder twee scenario’s:
Scenario 1
Inlener A betaalt geld aan uitlener B op twee bankrekeningen van B.
Rekening 1: normale rekening van bedrijf B voor geleverde diensten (personeel verhuren dus).
Rekening 2: g-rekening voor het bedrag dat bestemd is voor de loonheffing die B over het door hem verhuurde personeel moet afdragen. Uitlener B mag vanuit de g-rekening alleen geld overmaken naar de Belastingdienst.
Scenario 2
Aannemer C betaalt geld aan onderaannemer D op 2 bankrekeningen van D.
Rekening 1: normale rekening van bedrijf D voor geleverde diensten (de afgesproken werkzaamheden).
Rekening 2: g-rekening van D voor de loonheffing voor het gebruikte personeel bij de werkzaamheden.
Onderaannemer D mag vanuit de g-rekening geld overmaken naar twee partijen:
naar de Belastingdienst.
naar de g-rekening van een andere onderaannemer E voor de loonheffing van het personeel van die onderaannemer E, dat bij het project van onderaannemer D wordt ingezet.
G-rekening en btw
De g-rekening is alleen bedoeld voor de btw die te maken heeft met de loonheffingen van het personeel dat ingezet is voor een opdracht. Je gebruikt geen g-rekening voor de btw die verlegd is naar de hoofdaannemer van een project. Zo kun je bijvoorbeeld 25% van het totale factuurbedrag op de g-rekening storten als de btw in het factuurbedrag zit, en 20% van het totale bedrag als de btw verlegd is.
G-rekening aanvragen
Je kunt een g-rekening aanvragen bij de Belastingdienst via het formulier Aanvraag g-rekening. Als de Belastingdienst je aanvraag goedkeurt, ontvang je een 'Overeenkomst g-rekening'. Vervolgens open je met deze overeenkomst een g-rekening bij de bank. Het kost iets minder dan 6 euro per maand.
Kenmerken g-rekening
Begint met de cijfers 099 na de vier letters van de bankcode
Voor bijvoorbeeld bedrijfseigenaren, vennoten of rechtspersonen
Niet voor zzp’ers (want die hoeven geen loonheffing af te dragen), uitgezonderd in de confectiebranche.
Alleen voor betalen loonheffingen aan Belastingdienst
Te veel geld op de g-rekening
Als er te veel geld op de g-rekening staat, bijvoorbeeld omdat de loonheffingen en btw-afdracht minder waren dan verwacht, dan kan de uitlener de Belastingdienst vragen de rekening te deblokkeren. Zo wordt het overtollige bedrag vrijgegeven. Je kunt dit doen door het formulier Verzoek deblokkering g-rekening in te vullen.
G-rekening opheffen
Je moet de g-rekening opheffen als je als onderaannemer of uitlener stopt met je onderneming of als je je rechtsvorm wijzigt. Je vult dan een Verzoek g-rekening opheffen in. Bij een wijziging van rechtsvorm hef je de g-rekening van de oudere rechtsvorm op en vraag je een nieuwe g-rekening aan.
Eenzijdige opzegging door de Belastingdienst
De Belastingdienst kan de g-rekening ook opzeggen. Dit kan als:
de ondernemer geen of onjuist gebruik maakt van de g-rekening
de hoofdactiviteit van de onderneming verandert waardoor de onderneming niet meer voornamelijk bezig is met het uitlenen van personeel
de ondernemer geen werknemers meer in dienst heeft
de ondernemer failliet is verklaard
aan de ondernemer surseance van betaling is verleend en de bewindvoerder niet instemt met voortzetting van de g-rekening
de schuldsanering voor natuurlijke personen op de ondernemer van toepassing is
Er is geen mogelijkheid tot bezwaar. Je kunt wel de civiele rechter om een beoordeling vragen. Hij zal bekijken of de rekening terecht is opgezegd.
Gevolgen bij onjuist gebruik
Als een ondernemer de g-rekening niet juist gebruikt en er geld vanaf haalt voor verkeerde doeleinden, dan zijn er gevolgen voor deze ondernemer. Er is bijvoorbeeld een kans dat de Belastingdienst naar de rechter stapt om via die weg alsnog het geld voor de loonheffingen of een schadevergoeding te eisen.
Daarnaast zijn zelfs strafrechtelijke gevolgen mogelijk. Dan moet het wel gaan om een (mogelijke) misdaad. Voorbeelden hiervan zijn valsheid in geschrifte en het onttrekken van een zaak aan een ander die daarop een pandrecht heeft. De Officier van Justitie bepaalt of deze strafrechtelijke stappen daadwerkelijk gezet worden.
Veelgestelde vragen
Wat is een g-rekening?
G-rekening staat voor geblokkeerde rekening. Het is een rekening die je alleen kunt gebruiken voor het betalen van loonheffingen, premies en btw aan de Belastingdienst of aan onderaannemers.
Is een g-rekening verplicht?
Een g-rekening is niet verplicht, maar zal in veel gevallen wel geëist worden door opdrachtgevers.
Wanneer gebruik je een g-rekening?
In de volgende situaties:
Je huurt personeel in (inlenen)
Je leent personeel uit (uitlener)
Je leent personeel door (doorlener)
Is er een g-rekening zzp?
Nee. Een zzp’er heeft namelijk geen mensen in dienst en hoeft dus geen loonheffingen af te dragen. Zzp’ers kunnen wel een verklaring betalingsgedrag voor de btw aanvragen. Uitzondering hierop zijn ondernemers in de confectiebranche; die kunnen wel een g-rekening openen.
