Hoe regel ik de logistiek bij export?

Als je hebt besloten dat je gaat exporteren, moet het product natuurlijk ook nog op de juiste plaats terechtkomen. In je exportplan hou je daarom ook rekening met de logistiek. Daarbij gaat het om veel meer dan alleen het transport; ook leveringsvoorwaarden, douane- en vrachtdocumenten, verzekeringen, de opzet van het serviceapparaat en de retourlogistiek hebben ermee te maken.

Stap 1 - Kies het type vervoer

Voor het transport van je goederen kan je kiezen uit weg-, rail-, lucht-, en zeevervoer. Welke vervoerswijze het beste is, is erg afhankelijk van het type goederen dat je transporteert. De snelste optie is het luchtvervoer (zie ook de Air Waybill). Dit is dan ook meteen de duurste optie, maar voor bederfelijke of seizoensgebonden producten wel vaak de beste. De trein is pas bij grotere afstanden rendabel, omdat veel bedrijven geen spoorwegaansluiting in de buurt hebben. Daardoor moet de lading vaak per vrachtwagen van en naar de trein worden gebracht. Vervoer via de weg is handig omdat je producten dan van deur tot deur kunt vervoeren. Per schip worden de meeste goederen vervoerd. Je kan daarbij onderscheid maken tussen lijnvaart of wilde vaart. De tarieven verschillen per categorie. 

Tip:

Het vervoeren van je product naar het exportland is werk voor professionals. Besteed het dus uit aan een goede transporteur of (re)organiseer het eigen vervoer grondig.

Stap 2 - Transportverzekering

De kans op schade of diefstal tijdens het laden en lossen, in- en uitrijden van magazijnen en het transport zelf is levensgroot. Sluit daarom een zelf een goede transportverzekering af. Als je regelmatig handelt met het buitenland, dan is een doorlopende transportverzekering een goed idee. Vervoer je maar af en toe iets? Dan kun je het beste per zending een verzekering afsluiten.

In de ICC Incoterms is vastgelegd voor wie (verkoper of koper) het risico van verlies of schade aan de goederen is op een bepaald moment in het transportproces. Dit risico kun je afdekken door middel van een goederentransportverzekering. Het gebruik van deze ICC Incoterms voorkomt een hoop misverstanden en dus narigheid. 

Stap 3 - Handelsagent of distributeur?

Je kan je goederen direct of indirect transporteren. Direct houdt in dat je je producten direct vanuit Nederland aan de buitenlandse partner, eventueel via een eigen vertegenwoordiger of vestiging. Bij indirecte export verkoop je je product via een handelsagent, handelshuis of importeur.

Een handelsagent bemiddelt tussen de koper en de verkoper, hij is dus een soort intermediair. Je zorgt er dus zelf voor dat het product een succes wordt in het nieuwe land.  De agent bemiddelt maar beheert de goederen niet. Als hij een deal maakt, krijgt de klant de goederen rechtstreeks van jou, de exporteur. De handelsagent krijgt voor dit bemiddelen een commissie.

Een distributeur koopt de goederen in en verkoopt deze weer aan andere lokale partijen. Hij wordt eigenaar van de producten en draagt ook alle verantwoordelijkheid hiervoor. Nadeel is dat je zelf weinig invloed kunt uitoefenen op wat er met je producten gebeurt. 

Stap 4 - De grens over

Binnen de EU is exporteren de laatste jaren een stuk eenvoudiger geworden. Douanecontrole en invoerrechten zijn afgeschaft. Maar als je zakendoet buiten de EU, krijg je er toch mee te maken.  

Als je goederen buiten de EU levert, moet je hier digitaal aangifte van doen. Dit kun je het beste overlaten aan een douane-expediteur.

Stap 5 - Service & retour

Net als in Nederland is service ook in het buitenland erg belangrijk. Ga na of het haalbaar is een goede eigen servicedienst op te zetten. Denk daarbij niet alleen aan personeels- en organisatiekosten, maar ook aan aanrijtijden. Soms is het ook mogelijk om in het exportland een bestaande servicedienst in te huren voor je producten. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat de klant of afnemer de goederen retour moet zenden. Als de kans hierop groot is, is het verstandig een contract te sluiten met de transporteur dat er ook geregeld een lading mee teruggaat.