Waar je aan moet denken als startende zzp'er

Yes, je wilt een bedrijf starten of voor jezelf te beginnen als zzp'er! Maar wat nu? Welke zaken moeten allemaal geregeld worden voordat je onderneming officieel bestaat? Volg dit stappenplan om niets te vergeten.

Stap 1: Schrijf je businessplan

In een businessplan (ook wel bekend als bedrijfsplan of ondernemingsplan) beschrijf je jezelf en het bedrijf dat je wil starten. Je gaat hier in op vragen als:

• Wat voor soort ondernemer word je? Welke vaardigheden bezit je?

• Wat ga je doen met je onderneming? Wat zijn je bedrijfsactiviteiten?

• Hoe staat het met de markt en concurrentie?

• Welke plannen heb je voor de marketing? Heb je bijvoorbeeld een eigen website?

• Hoe ziet jouw financieel plan eruit?

Meer over hoe je een businessplan opstelt lees je in het artikel ‘Hoe stel ik een businessplan op?’.

Stap 2: Het kiezen van een rechtsvorm

Je kunt uit verschillende rechtsvormen kiezen. Elk bedrijf heeft zijn ideale rechtsvorm, vooral vanwege het verschil in aansprakelijkheid en belastingen. De meest gekozen rechtsvormen zijn de eenmanszaak en de besloten vennootschap (bv). Het grote verschil tussen deze twee is dat je bij een eenmanszaak persoonlijk aansprakelijk bent voor fouten van je bedrijf. Welke variant belastingtechnisch gunstiger is, hangt af van je omzet. Andere rechtsvormen zijn:

• Vof;

• Naamloze vennootschap (nv);

• Vereniging;

• Stichting;

• Maatschap;

• Commanditaire vennootschap (cv);

• Coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij (komen weinig voor).

Meer over de verschillende rechtsvormen en de voor- en nadelen die aan elke optie kleven lees je in ‘Rechtsvormen’.

Stap 3: Het zoeken van bedrijfshuisvesting

Je zult je bedrijf ergens vandaan moeten runnen. Het vinden van een geschikte locatie voor je bedrijf is essentieel. De bereikbaarheid, de uitstraling en de werksfeer dragen bij aan het succes van je bedrijf en zijn mede-afhankelijk van je huisvesting. Uiteraard kun je in bepaalde gevallen ook vanuit huis beginnen. Houd hierbij ook rekening met wet- en regelgeving.

Meer over huisvesting vind je op onze Huisvestingsdesk.

Stap 4: kies je bedrijfsnaam en registreer je domeinnaam

Hoe wil je jouw bedrijf gaan noemen? Een goede bedrijfsnaam is pakkend, herkenbaar en goed te onthouden. Je kunt ervoor kiezen om een heel beschrijvende naam te gebruiken (Maria’s marketing), of juist een creatieve verzonnen naam (Blixy aannemers). 

Heb je de perfecte naam gevonden? Leg dan meteen de domeinnaam vast. Veel potentiële klanten kijken voor hun aankoop namelijk even op de website van de aanbieder. Heb je die niet? Dan loop je direct achter op je concurrent. De meeste ondernemers kunnen tegenwoordig niet meer zonder een website. Het is het visitekaartje van je bedrijf. Een bijkomend voordeel is dat je direct professionele e-mailadressen kunt aanmaken. Als je graag een eigen website wilt, heb je in elk geval een domeinnaam nodig. Vervolgens kies je een hostingprovider en start je met het vullen van je website. 

Meer weten over het maken van een eigen website? Lees dan het artikel ‘Hoe maak ik een website?’.

Stap 5: Inschrijven bij de Kamer van Koophandel

Vrijwel elk bedrijf dient zich in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Op 1 juli 2008 is de Handelsregisterwet in werking getreden. Hierbij moeten ook nieuwe groepen ondernemingen en rechtspersonen zich inschrijven. De volgende groepen hoefden zich voorheen niet in te schrijven, maar moeten dit wel onder de nieuwe Handelsregisterwet:

• Eenmanszaken in de landbouw of de visserij

• Maatschappen;

• Vrije beroepen zoals architecten, huisartsen en advocaten;

• De publieke sector, zoals ministeries, gemeenten en zelfstandig bestuursorganen;

• Verenigingen van eigenaren;

• Kerkgenootschappen.

Vanaf een week vóór de start van je bedrijf kun je je inschrijven. Daarvoor moet je persoonlijk langskomen met een geldig legitimatiebewijs. De kosten van de inschrijving bedragen eenmalig 50 euro. Meer over het inschrijven lees je op de site van de Kamer van Koophandel.

Stap 6: Aanmelden bij de Belastingdienst

Als startende ondernemer kom je in aanmerking voor speciale belastingregelingen. Je moet dus ook worden aangemeld als startende ondernemer bij de Belastingdienst. Dit kan heel eenvoudig tegelijkertijd met je inschrijving bij de KvK. Je hoeft niets extra door te geven, de KvK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst. Je krijgt dan een btw-identificatienummer dat je moet vermelden op je facturen en een omzetbelastingnummer om je omzetbelasting mee te doen. Vroeger was dit een nummer, maar omdat hier het burgerservicenummer in verwerkt was, kon hier persoonsfraude mee gepleegd worden. Goed om te weten: de Belastingdienst wil uiteindelijk weer toewerken naar één nummer.

Meer informatie vind je op de site van de Belastingdienst.

Stap 7: Het regelen van de administratie

Bij het starten van een bedrijf krijg je ook te maken met een hoop administratieve plichten. De wet schrijft je voor om een bedrijfsadministratie bij te houden en te bewaren. De basisgegevens zoals het grootboek, de debiteuren en crediteuren, de voorraad, de in- en verkoop en de loonadministratie moet je zeven jaar bewaren. Voor gegevens van onroerende zaken geldt een termijn van tien jaar. Uit je administratie moet blijken hoeveel btw je aan de Belastingdienst moet afdragen. Daarvoor houd je in elk geval het volgende bij:

• De facturen die je uitschrijft en betaalt;

• Je uitgaven en ontvangsten;

• Het privégebruik van goederen en diensten.

Je kunt er natuurlijk voor kiezen om je boekhouding volledig in Excel te doen, maar dan is de kans op foutjes relatief groot. Er is tegenwoordig veel boekhoudsoftware te koop waarmee dat makkelijker gaat. Het is altijd slim om in zee te gaan met een boekhouder of accountant, al is het maar om je ingevoerde gegevens na te lopen.

Stap 8: Regel je bankzaken en verzekeringen

Zorg ervoor dat je bedrijf een eigen zakelijke rekening heeft. Zo kun je altijd snel je financiële zaken regelen. Natuurlijk is het ook van belang dat je de financiering voor je bedrijf rond krijgt. Lees hier meer over in ‘Hoe kom ik aan geld?’.

Veel ondernemers gebruiken een zakelijke creditcard voor hun betalingen. Dat is makkelijk en veilig. Zo kan je inkopen met aflevergarantie en zijn je vrijwel al je aankopen verzekerd tegen schade, diefstal en verlies. Voor de startende ondernemer is het overhandigen van jaarcijfers lastig maar bij sommige creditcardmaatschappijen is dat niet nodig.

Verder is het belangrijk dat je de juiste verzekeringen hebt afgesloten. Verzekeringen waar je aan moet denken zijn:           

• Aansprakelijkheidsverzekering;

• Rechtsbijstandverzekering;

• Arbeidsongeschiktheidsverzekering;

• Ziektekostenverzekering;

• Overlijdensrisicoverzekering.

Stap 9: Het aanvragen van de juiste vergunningen

Afhankelijk van de branche zorg je ervoor dat je de juiste vergunningen hebt. Denk daarnaast aan de volgende verplichtingen:

• Reprorecht, vergoeding voor kopiëren van auteursrechtelijk beschermde materialen;

• Buma/Stemra, vergoeding voor het draaien van muziek.

Stap 10: Het werven van personeel

Veel starters beginnen alleen. Sommige bedrijven hebben echter meteen personeel nodig. Vraag jezelf een aantal dingen goed af:

• Hoeveel personeelsleden heb ik nodig?

• Op welke momenten? 

• Ga ik werken met fulltimers, parttimers of oproepkrachten? Zijn zzp’er een uitkomst?

• Wat verwacht ik van mijn nieuwe medewerkers (functieprofiel)?        

Wanneer dit voor jezelf duidelijk is kun je op zoek gaan naar je personeel. Meer over personeel vind je op onze Personeelsdesk.

Stap 11: Het regelen van registraties

Je wilt je product beschermen zodat een concurrent je product niet zomaar kunt namaken. Ook wil je zeker weten dat een concurrent niet iets op de markt brengt wat op jouw product lijkt. Er zijn een aantal registraties die je kunt doen om je product te beschermen:

• Merkregistratie - Je kunt je merk registreren bij het Benelux-Merkenbureau of via een merkenregistratiebureau.

• Octrooibescherming - Met een octrooi ‘claim’ je een vinding en kan niemand anders deze commercieel uitbuiten. Meer over octrooien lees je in ‘octrooien’.

• Intellectueel eigendom - Sommige unieke aspecten van producten en diensten hebben wettelijke bescherming nodig. Nederland kent wetten die dit 'intellectueel eigendom' regelen. Je kan je bij registratie laten bijstaan door een juridisch specialist op het gebied van octrooien, merken en modellen.

• Auteursrecht - Heb je een werk van letterkunde, kunst of wetenschap geproduceerd dat je persoonlijke stempel draagt, dan heb je automatisch het auteursrecht op dat werk. Meer over auteursrecht lees je in ‘auteursrecht’.