Exporteren: een checklist

Er komt veel kijken bij exporteren en internationaal zakendoen. Niet alleen is de wetgeving per land anders, ook de benodigde papieren en gebruiken verschillen. In dit artikel vind je een checklist met punten waar je als potentieel exporteur aan moet denken.

Alle onderstaande stappen leg je vast in je exportplan. Je hoeft ze niet per sé in chronologische volgorde te doorlopen, als je maar wel over alle punten hebt nagedacht voordat je de daadwerkelijke stap gaat zetten.

Stap 1 - Bedenk waarom je wilt exporteren

Ruik je kansen op de buitenlandse markt en zie je mogelijkheden om te groeien? Dan heb je al een goede reden om de stap naar het buitenland te zetten. Andere redenen kunnen zijn de frisse kijk, interne ontwikkeling van je bedrijf en verrijking van jezelf en je personeel. En natuurlijk is het avontuur. 

Stap 2 - Praat met andere exporteurs

Veel meer mensen hebben al dezelfde stap genomen. Dus kijk rond in je netwerk en/of ga naar seminars die aangeboden worden, bijvoorbeeld door Kamer van Koophandel. Ook evofenedex heeft een breed aanbod van scholing op het terrein van internationaal zakendoen. 

Stap 3 - Maak een interne analyse

Uiteraard is het ook goed om stil te staan bij de interne situatie van je bedrijf. Ben je wel klaar voor internationalisering? Inventariseer de sterke en zwakke punten van je organisatie. Kijk dan puur naar interne situaties als personeel (zijn je werknemers voldoende opgeleid?), financiën (heb je genoeg geld om de export te financieren? Zo niet, hoe kom je dan aan het geld?), het product (is het wel geschikt voor export?) en draagkracht (heb je zelf genoeg tijd en energie om het hele proces op te zetten?). 

Stap 4 - Maak een externe analyse en doe marktonderzoek

In de externe analyse kijk je naar kansen en bedreigingen op de internationale markt. In combinatie met de interne analyse heb je zo een SWOT-analyse van je exportproces gemaakt. In de externe analyse kijk je naar de beoogde afzetmarkt(en). Zo kun je bepalen op welke landen je je uiteindelijk wilt concentreren en welk land je als eerst gaat benaderen. Andere vragen die je jezelf kunt stellen zijn:

• Wie zijn je concurrenten?

• Wat is de politieke situatie in het land?

• Hoe regel je de logistiek? 

Heb je zelf geen tijd om een marktonderzoek te doen, overweeg het dan uit te besteden aan een professional. MKB Servicedesk verwijst je graag door. Heb je een beperkt budget, zet dan studenten in voor je onderzoek. 

Stap 5 - Inventariseer de regels van je exportland en houd rekening met cultuur

In elk land gelden andere regels en gebruiken. Zorg ervoor dat je daar van op de hoogte bent. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er andere eisen worden gesteld aan invoer, veiligheid en volksgezondheid of aan etikettering. Binnen de Europese Unie is een CE-markering verplicht. Als je wilt weten welke regels voor het exportland van jouw keuze gelden, neem dan een kijkje nemen op de website van Agentschap NL. Zij hebben een handig overzicht. Doe je zaken met een land waar nauwelijks Engels wordt gesproken? Gebruik dan een tolk. 

Stap 6 - Bedenk hoe je de logistiek gaat regelen

Uiteindelijk moet het product wel op de juiste plek terechtkomen. Bedenk voor welk type vervoor je kiest: weg-, rail-, lucht- of zeevervoer? Elke vervoerswijze heeft zo zijn voor- en nadelen. Besluit ook of je als handelsagent of distributeur wilt optreden. Wil je naar een land buiten de EU exporteren? Zorg dan dat je aangifte doet bij de douane. Goed om te weten is ook dat de verantwoordelijkheid in de transportketen wordt geregeld aan de hand van Incoterms 2020. 

Stap 7 - Vind financiering voor je plannen

Om export naar voornamelijk ontwikkelingslanden te stimuleren, zijn er verschillende subsidies bij de overheid beschikbaar. Zo is er Starters In Business (SIB), speciaal voor mkb-bedrijven die weinig tot geen exportervaring hebben en de stap naar het buitenland willen zetten. Daarnaast kun je bij de bank aankloppen voor financiering voor je export.

Stap 8 - Zorg voor een goede presentatie van je bedrijf

Het klinkt heel logisch maar toch gaat het nog vaak fout: een website of mailtjes vol fouten of gebruik van verkeerde uitdrukkingen. Dat komt natuurlijk niet professioneel over. Zorg daarom voor foutloze teksten op je website en schakel daarbij eventueel een vertaalbureau in. 

Stap 9 - Alles check? Leg contacten met handelsagenten of distributeurs en mogelijke afnemers

Het vinden van een juiste handelspartner is voor veel ondernemers het grootste struikelblok in het exportproces, zo blijkt uit onderzoek van evoenedex. Netwerken is dus van groot belang. Als je zoekt naar een lokale distributeur, kan RVO.nl je helpen. Zorg ook dat je internationaal goed bereikbaar bent, zowel telefonisch als via de e-mail.  

Stap 10 - Zorg voor een correcte factuur, houd rekening met de btw-regels

Als de levering eenmaal is gedaan, stuur je een factuur. Ook daar gelden bijzondere regels voor. In de volgende artikelen lees je welke btw regels gelden bij export van diensten en goederen:

• Export van diensten

• Export van goederen