Je eerste webinar in acht stappen

Hoe organiseer je effectief een webinar? Is dat moeilijk? Nee, een goed gepland en voorbereid webinar, is iets wat iedereen met succes kan uitvoeren. Maar hoe doe je dat precies? Dat lees je in deze column.

Zoals alle nieuwe dingen is je eerste zelf georganiseerde webinar best eng. Welke webinarsoftware is voor mij het meest geschikt ? Hoe krijg ik voldoende deelnemers? Hoeveel tijd van te voren moet ik het webinar aankondigen? Doet de techniek het? Wat als de techniek toch faalt? Hoe zorg ik voor een goede follow up? Het is een feit dat als alles goed gepland is, je een hoog succespercentage zult bereiken.

STAP 1: Kies je webinar software en maak je eigen account aan

Dat kan bij een van de vele service aanbieders van webinarsoftware. Zelf gebruik ik GoToWebinar van Citrix. Dit systeem is zeer stabiel, en wordt wereldwijd in kleine en grote organisaties gebruikt. Citrix is voor IT afdelingen een bekende leverancier. De webinarsoftware zorgt ervoor dat 2 tot zelfs 1000 mensen gelijktijdig jouw webinar kunnen volgen, waar ook ter wereld. Met software kun je eenvoudig het webinar voorbereiden, beheren en opnemen. Natuurlijk zijn er ook gratis aanbieders. De ervaring leert echter dat als jij investeert in een betaalde aanbieder de kwaliteit van je webinarsoftware hoger is. Je wilt toch niet dat je webinar niet door kan gaan omdat de gratis aanbieder te weinig capaciteit heeft?

STAP 2: Maak een planning met checklist en draaiboek

Een goede voorbereiding zorgt dat je je zekerder voelt. Maak een planning voor je webinar voorbereiding. Een korte checklist helpt je dat je niets vergeet. En natuurlijk een draaiboek van je webinar. Hierdoor weet je wanneer je wat gaat doen in je webinar.

STAP 3: Selecteer een gepast onderwerp

Jij bent de expert in het webinar. Deelnemers komen voor jou. Neem een onderwerp waar je je echt comfortabel bij voelt om over te praten. Als expert ben je in staat om vragen te beantwoorden.

STAP 4: Nodig mensen uit om je webinar bij te wonen zich aan te melden

Je kunt dit doen met behulp van de webinarsoftware die je beschikbaar gesteld hebt gekregen. Daarnaast kun je je eigen maillijst gebruiken, linkedin, facebook en twitter om je webinar onder de aandacht te brengen in je netwerk.

STAP 5: Doe een dry-run

Dit is letterlijk droog-oefenen. Start de webinarsoftware, de opname en de presentatie. Hierdoor ben je bekend met de software. Als je gewend bent voor een volle zaal te staan kan het spreken tegen een scherm onnatuurlijk zijn. Door deze dry run doe je hier ervaring mee op en heb je straks minder zenuwen. Ook check je hier je checklist en draaiboek, en vul je deze eventueel aan. Zo ben je goed voorbereid. Nodig eventueel enkele mensen uit je netwerk uit voor de dry-run. Zorg wel dat de deelnemers je eerlijke feedback geven. Familie en vrienden durven dat lang niet altijd.

STAP 6: Zorg voor een host bij je eerste webinar

Je bent klaar om je eerste eigen webinar te geven. Wellicht vind je het heel eng. Maar maak je geen zorgen. Als je een beetje zenuwachtig bent, dit is volkomen normaal. Wel is het handig om een host (of moderator) te hebben. Een host bij je eerste webinar kan de opname starten, de introductie doen, de chat coördineren en de vragensessie leiden. De host zorgt dat de techniek werkt en jij je kunt focussen op de inhoud. Als er iets fout gaat lost hij het op zodat je publiek er weinig van merkt en de impact minimaal is.

STAP 7: Neem je webinar op

Zorg er ook voor dat je het webinar opneemt als videobestand. Met de meeste webinarsoftware kan dat automatisch. Dan kun je het later terug kijken. Je kunt je webinar opname ook via je website en je nieuwsbrief onder de aandacht brengen.

STAP 8: Follow up

Stuur na het webinar een mail aan de deelnemers. Bedankt ze voor deelname. Als je een speciaal aanbod hebt gedaan in het webinar, dan kun je dat nog een keer in de mail herhalen. Stuur ook een mail aan de niet-deelnemers. Je kunt ze de presentatie en/of de video opname aanbieden.

• Expert Tip

De beste manier om ervaring te krijgen in het geven van webinars is door het vaker te doen. Zorg de eerste keer dat je een host hebt die je helpt met de techniek. Oefening baart kunst. Zo leer je stapsgewijs. Webinars zijn een perfecte manier om informatie te delen en je zal zien dat je gaandeweg je eigen persoonlijke webinar stijl ontwikkelt.