CO2-uitstoot rapportageverplichting is een feit: zo ga je er slim mee om
MKB uit kritiek op rapportageverplichting CO2-uitstoot voor personeel
Inhoud:
- Extra administratie voor ruim achtduizend organisaties
- Rapportageverplichting voorlopig bedoeld om organisaties aan het denken te zetten
- Zo wordt vastgesteld of je minimaal 100 werknemers in dienst hebt
- Wat ga je precies registreren als je onder de rapportageverplichting valt?
- CO2-uitstoot registreren: hoe pak je dat slim aan?
- Zilveren randje aan nieuwe regels
Heb je minimaal honderd werknemers in dienst? Dan moet je sinds 1 juli 2024 verplicht de CO2-uitstoot van je personeel bijhouden als het gaat om zakelijke ritten (woon-werkverkeer en zakelijk verkeer). En dat levert extra administratieve rompslomp en frustratie op. Naast kilometerregistratie rapporteer je sinds 1 juli ook het soort vervoermiddel en het brandstoftype. Lichtpuntje is dat je geen registratie hoeft bij te houden over de daadwerkelijke CO2-uitstoot van de voertuigen. Dat berekent de overheid aan de hand van de gegevens die je rapporteert.
Extra administratie voor ruim achtduizend organisaties
Het gaat om ruim achtduizend organisaties die onder de nieuwe rapportageverplichting vallen. Over exact één jaar moeten de eerste rapportages worden ingediend bij de 28 omgevingsdiensten van Nederland. MKB-Nederland en werkgeversorganisatie VNO-NCW zijn in gesprek met de overheid om ervoor te zorgen dat alle organisaties op tijd kunnen voldoen aan de nieuwe rapportageverplichting. Beide organisaties zijn op z’n zachtst gezegd ‘not amused’ met de nieuwe regels. Volgens voorzitter Jacco Vonhof van MKB-Nederland zijn de kosten en administratieve lasten disproportioneel hoog. “Het is eigenlijk waanzin ten top”, aldus de voorzitter.
Klimaatakkoord
Dat de overheid zo hamert op het bewust worden en terugdringen van de CO2-uitstoot heeft alles te maken met het Klimaatakkoord dat in 2019 door het kabinet werd gepresenteerd. Dit akkoord omvat een pakket maatregelen dat ervoor moet zorgen dat de totale CO2-uitstoot in 2030 met 49 procent is verminderd ten opzichte van 1990.
"Het gaat erom dat werkgevers bewust kiezen voor duurzame mobiliteit." aldus een woordvoerder van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, dat verantwoordelijk is voor de uitvoering.
Rapportageverplichting voorlopig bedoeld om organisaties aan het denken te zetten
Voorlopig blijft het bij extra administratie bijhouden rondom zakelijke ritten. Het doel van de rapportageverplichting is bewustzijn creëren bij organisaties, zodat er tegen 2030 minimaal één megaton minder CO2-uitstoot plaatsvindt. Zakelijk verkeer en woon-werkverkeer zijn samen goed voor meer dan de helft van de totale jaarlijks gereden kilometer in Nederland. Daar wil de overheid dus CO2-winst halen de komende jaren. Lukt dit niet? Dan volgen er mogelijk vanaf 2025 verplichtingen om slimmer en zuiniger te rijden. Voorlopig is het dus vooral extra administratie die je moet bijhouden als je een bedrijf runt met minimaal honderd werknemers in dienst.
Zo wordt vastgesteld of je minimaal 100 werknemers in dienst hebt
Benieuwd of jouw organisatie onder de nieuwe rapportageverplichting valt? Houd dan rekening met het volgende:
Alleen werknemers die minimaal 20 uur of meer per maand voor je werken tellen mee
Uitzendkrachten en stagiaires tel je niet mee
Ook voor inhuur, inleen en gedetacheerden geldt dat ze niet voldoen aan het criterium 'werknemer met arbeidsovereenkomst'. Deze tel je dus niet mee.
Je registreert en rapporteert per KVK-nummer. Heb je meerdere ondernemingen? Dan ga je per onderneming tellen of je aan de minimaal honderd werknemers komt.
Datzelfde geldt als je een holding hebt waar diverse bv’s onder vallen. Per bv met een apart KVK-nummer bekijk je of je aan minimaal honderd werknemers komt.
Wat ga je precies registreren als je onder de rapportageverplichting valt?
1. Je werknemers houden alle kilometers bij die te maken hebben met woon-werkverkeer en zakelijke reizen.
2. Deze kilometers moet je per persoon registreren per datum, heen- en terugreis. Oftewel, de reisbeweging.
3. Ook registreer je per reisbeweging welk type vervoermiddel is gebruikt.
4. Per reisbeweging leg je vast welk type aandrijving/ brandstof is gebruikt:
Auto, uitgesplitst naar benzine, diesel, volledig elektrisch, hybride of overige brandstoffen (CNG, LPG, waterstof);
Motorfiets, benzine of elektrisch;
Scooters/ bromfietsen/ speed pedelecs, uitgesplitst naar benzine of elektrisch;
Fiets uitgesplitst naar ‘trappen’ of ‘elektrisch’;
Lopen;
Openbaar vervoer. Hiervoor registreer je de jaarkilometers en de kosten.
CO2-uitstoot registreren: hoe pak je dat slim aan?
Het efficiënt registreren van de CO2-uitstoot van voertuigen van je werknemers kan een uitdaging zijn, maar met de juiste aanpak kun je het proces eenvoudiger en minder tijdrovend inrichten. Hier zijn enkele stappen om dit slim aan te pakken:
1. Automatiseer gegevensverzameling
Gebruik telematica systemen: Installeer telematica of GPS-tracking systemen in voertuigen om automatisch gegevens te verzamelen over afgelegde kilometers, brandstofgebruik en rijgedrag.
Integratie met tankpassen: Koppel tankpassen aan het registratiesysteem om brandstofverbruik en -kosten automatisch te registreren.
2. Educatie en betrokkenheid van werknemers
Training: Voorzie je werknemers van training over het belang van CO2-rapportage en hoe ze de gegevens correct kunnen bijhouden.
Incentives: Introduceer beloningsprogramma's voor werknemers die actief bijdragen aan het verminderen van de CO2-uitstoot.
3. Standaardisatie van processen
Gestandaardiseerde formulieren: Ontwikkel gestandaardiseerde formulieren voor het registreren van reisdetails, brandstoftype en voertuiggegevens. Of maak gebruik van handige templates die online worden aangeboden.
Eenvoudige procedures: Maak de procedures zo eenvoudig mogelijk om de administratieve last te verminderen.
4. Analyse en optimalisatie
Data-analyse: Gebruik de verzamelde gegevens om analyses uit te voeren en patronen te herkennen die kunnen helpen bij het verminderen van de CO2-uitstoot.
Optimalisatie van mobiliteit: Gebruik de inzichten uit de data-analyse om efficiëntere routes en duurzamere vervoersmiddelen te promoten.
5. Externe ondersteuning
Consultants en experts: Overweeg het inhuren van consultants die gespecialiseerd zijn in duurzaamheidsrapportages om te helpen bij het opzetten en optimaliseren van het systeem.
Samenwerken met leveranciers: Werk samen met leveranciers van telematica en rapportagesoftware om te zorgen voor een naadloze implementatie en ondersteuning.
Zilveren randje aan nieuwe regels
Veel ondernemers zitten niet te wachten op de nieuwe regels. Naast administratieve rompslomp brengt het ook een stukje investering met zich mee als je het rapportageproces goed wilt inrichten. Naast extra administratieve handelingen brengt het dus ook kosten met zich mee. Toch heeft dit verhaal ook een zilveren randje: door de zakelijke reisbewegingen van je werknemers efficiënt en effectief te registreren, voldoe je niet alleen aan de wettelijke verplichtingen, maar ben je ook beter in staat de duurzaamheidsdoelen van je bedrijf te halen.
