Danijel Dercksen over hybride samenwerken en digitaal sparren

Succesvol ondernemen op afstand kun je leren, bewijst Danijel Dercksen van creatief contentbureau qontent matters. Hij deelt zijn tips en lessen. "Ook op afstand voel ik me verbonden met mijn team."

Creatief sparren, hoe doe je dat als je team op afstand werkt? Dat was de grootste uitdaging voor Danijel Dercksen, partner en creatief directeur van qontent matters in Amsterdam. Dit creatieve contentbureau heeft 18 fulltime medewerkers die marketingcampagnes maken voor merken zoals verzekeraar Nationale-Nederlanden.

'De schrik zat erin'

Persoonlijk contact is de basis van hun werk. "Een nieuwe opdracht begint met kennismaken met de klant. Daarna doen we onderzoek, vervolgens gaan we samen een hok in om te brainstormen", vertelt Dercksen. "Als leidinggevende loop ik vergaderruimtes in en uit om mee te denken."

Door de coronapandemie moesten alle Nederlanders vanaf maart 2020 thuiswerken. De eerste drie maanden van de lockdown waren lastig, vertelt Dercksen. Bedrijven wisten niet waar ze aan toe waren. "De schrik zat erin bij klanten. Het was heel rustig."

Digitaal brainstormen in kleine groepen

Minder werk dus, maar het team zat niet stil. Zij zochten manieren om optimaal digitaal samen te werken. "Ons grote voordeel was dat we al veel online organiseerden", vertelt de creatief directeur. "Onze processen en tools zaten in de cloud, iedereen had een eigen laptop en videobellen waren we gewend. Wat we spannend vonden, was brainstormen: kun je op afstand samen net zo creatief zijn?"

Er was maar één optie: gewoon proberen. "We hebben veel geleerd", vertelt Dercksen. "Creatieve plannen maken blijkt goed digitaal te kunnen. Je moet wel zorgen dat de groep klein is: maximaal twee of drie personen. En neem genoeg pauzes, de hele dag in calls zitten is te vermoeiend."

Zelfs 'even binnenlopen' is mogelijk, vertelt hij. "Het is minder spontaan, maar ook online is het mogelijk om als creatief directeur mee te denken met de kleine teams."

Teamgevoel en eenzaamheid

Betrokkenheid is essentieel voor een organisatie, weet Dercksen. "We chatten en bellen de hele dag, maar het teamgevoel vasthouden op afstand is moeilijk," vertelt hij. "Daarom hadden we tijdens corona een digitale weekstart en op woensdag en vrijdag een 'check-in'. Dan belden we een kwartiertje met het hele team. Op die manier bleven we met elkaar verbonden."

Dat was niet voor alle medewerkers genoeg. "Aan sommige mensen merkten we dat zij vereenzaamden. We deden extra ons best die medewerkers te betrekken bij de organisatie. Zodra het weer kon, lieten we hen weer naar kantoor komen. Al was het maar met z'n tweeën."

Contact met klanten: digitaal en persoonlijk

Na de eerste drie maanden stroomden de opdrachten weer binnen. Samenwerken met klanten, hoe ging dat? Dercksen: "We hadden natuurlijk meer videocalls dan voorheen. In de basis is dat fijn, want het scheelt veel reistijd. Het nadeel is dat je persoonlijk contact mist."

Daarom zochten ze manieren om toch fysiek bij elkaar te komen. "Ideeën pitchten we deels digitaal. De briefing en kennismaking waren online en voor de presentatie huurden we een heel grote ruimte af. Zo konden we op veilige afstand toch persoonlijk kennismaken."

Digitaal samenwerken doet het team vooral via chats en videocalls. "We mailen alleen met klanten, niet met collega's", zegt hij. "In chats communiceer je namelijk veel directer. Ik heb nooit een overvolle mailbox en als ik mail heb, weet ik dat het urgent is."

Tools en cybersecurity

Qontent matters gebruikt zo min mogelijk verschillende tools. "We werken voornamelijk met Microsoft Teams, daarvoor hebben we gekozen omdat onze klanten deze software ook gebruiken", legt Dercksen uit. "Bestanden delen en communiceren is een stuk eenvoudiger als je allemaal in dezelfde omgeving werkt. Verder is het een veilig systeem."

Het bureau doet ook veel om datalekken tegen te gaan. "Wij kunnen op afstand alle laptops beheren", vertelt hij. "Als een laptop gestolen of gehackt wordt, kunnen we alle gegevens wissen. Verder heeft elke computer een firewall met VPN naar het kantoor. Via Cisco wordt alle mail gemonitord op spam en phishing."

Groei en vrijheid

Succesvol werken op afstand: qontent matters heeft het onder de knie. Afgezien van de eerste drie maanden van de pandemie, bleef de omzet stabiel. De afgelopen zes maanden behaalde het bureau zelfs groei, aldus Dercksen.

Het team werkt nu hybride. Op maandag en donderdag is iedereen op kantoor. "Voor het teamgevoel is dat precies genoeg", zegt de creatief directeur. "De rest van de week mag iedereen zelf weten waar hij werkt."

De samenwerking met klanten is ook deels digitaal. Belangrijke bijeenkomsten en kennismakingen zijn face-to-face, briefings en statusupdates via videocalls. Zo blijft het contact persoonlijk, maar bespaart iedereen ook reistijd. "Nog een voordeel: Mensen kunnen makkelijker hun eigen dag indelen. Als het mooi weer is kun je 's middags vrij nemen en 's avonds de uren inhalen."

Productiviteit en werk-privébalans

Om te zorgen voor een gezonde werk-privébalans, moesten ze maatregelen nemen. "Tijdens de pandemie werkten mensen soms veel te lang door, omdat ze verder niets om handen hadden", zegt Dercksen. "Daar hebben we een stokje voor gestoken via ons urenregistratiesysteem. Je mag je eigen tijden bepalen, maar maximaal 8 uur per dag."

Het team werkt uiteindelijk veel productiever. "Dat is wat mij betreft de grootste winst", zegt Dercksen. "Het is nu vrijdag, een typische thuiswerkdag. Ik zit alleen op kantoor, maar ik voel me toch verbonden met het team. Als ik iemand nodig heb of andersom, kan ik meteen contact opnemen. De stap naar een digitale call is heel klein geworden."

7 tips voor succesvol werken op afstand:

1. Digitaal brainstormen werkt het best met maximaal 3 personen

2. Behoud het teamgevoel met wekelijkse (hybride) bijeenkomsten

3. Geef je teamleden budget om hun thuiskantoor in te richten

4. Heb aandacht voor het welbevinden van medewerkers. Merk je dat prestaties achteruitgaan? Probeer die persoon meer bij het team te betrekken

5. Let op werk-privébalans. Monitor bijvoorbeeld het aantal gewerkte uren.

6. Zorg dat jouw digitale tools aansluiten bij die van je klanten

7. Besteed aandacht aan cybersecurity. Maak een plan om hacking, phishing en datalekken te voorkomen

Wil je meer weten over het werken op afstand? Bekijk dan de pagina Hybride werken

Auteur

Claartje Vogel

Schrijft al meer dan 10 jaar over economie, financiën en ondernemen, onder andere voor MKB Servicedesk. Zoekt graag ingewikkelde zaken uit en houdt van verhalen vertellen. Reist ondertussen de wereld rond.