Rechtsgeldige documenten voor je personeelsbeleid

Met een goed en duidelijk arbeidscontract kun je problemen in de toekomst vermijden, maar waar moet je aan denken tijdens het opstellen van zo’n overeenkomst? In dit artikel lees je meer over de verschillende soorten contracten, uit welke onderdelen een contract bestaat, wanneer een contract rechtsgeldig is en hoe je in 9 stappen een contract opstelt.

Wat is een contract?

Een contract is een mondelinge of schriftelijke overeenkomst waarin twee of meer partijen afspraken vastleggen over een samenwerking. Hierin staan de rechten en plichten van beide partijen. Hoewel mondelinge contracten ook rechtsgeldig zijn, kun je afspraken beter schriftelijk vastleggen. Wanneer er discussie ontstaat, heb je een belangrijk bewijsstuk om meningsverschillen op te lossen. Je kunt een contract zelf opstellen of laten opstellen door een externe partij.

Verschil overeenkomst en contract

De termen overeenkomst en contract worden vaak door elkaar gebruikt. Toch is er een klein verschil. Een overeenkomst is een afspraak tussen twee of meer partijen, mondeling of schriftelijk en is niet altijd rechtsgeldig. Een contract is een specifiek type overeenkomst. Het hoeft niet altijd schriftelijk te zijn om rechtsgeldig te zijn, je kunt ook mondeling een contract afsluiten. Toch wordt een contract vaak schriftelijk vastgelegd. Doordat de afspraken, rechten en plichten op papier staan geeft het meer duidelijkheid en bewijskracht in het geval van een geschil. Een contract is rechtsgeldig, wanneer aan de voorwaarden is voldaan. 

Soorten contracten

• Arbeidsovereenkomst. Een contract tussen een werknemer en een werkgever waarin de afspraken staan met betrekking tot het werk. 

• Dienstverleningscontract. Wanneer je een dienstverleningscontract aangaat, maak je afspraken met de dienstverlener over de diensten die zij aan jouw bedrijf leveren.  

• Leveringscontract. In dit contract leg je vast hoe goederen of diensten aan je bedrijf worden geleverd. 

• Leasecontract. Lease je een auto of een fiets voor medewerkers? In het leasecontract staan de financiële afspraken en voorwaarden. 

• Huurcontract. In dit contract staan de afspraken over de (ver)huur van een bedrijfsruimte. 

• Service Level Agreement (SLA). Met een SLA leg je vast aan welke eisen diensten die je levert of inhuurt moeten voldoen.  

Wat staat er in een contract? 

Welke afspraken en onderwerpen er in een contract staan, is afhankelijk van het soort contract dat je op wilt stellen. In een contract met klanten of leveranciers staan andere zaken dan in een contract met een medewerker.

Inhoud van een arbeidsovereenkomst

• Persoonlijke gegevens werknemer

• Persoonlijke gegevens werkgever

• Startdatum dienstverband

• Duur dienstverband

• Functie en taken van de medewerker

• Aantal dagen en uren werkzaam per week

• Salaris per uur en/of per maand

• Vakantiegeld en vakantiedagen

• Opzegtermijn

• Pensioenregelingen

• Regels bij ziekte

• Regels bij arbeidsongeschiktheid

• Handtekening werkgever

• Handtekening werknemer

Tip: Afspraken die gelden voor alle werknemers neem je op in een personeelshandboek. 

Inhoud van een contract met klanten of leveranciers

• Gegevens van beide partijen 

• Omschrijving product of dienst

• Kosten van het product of dienst

• Looptijd van het contract

• Startdatum

• Opzegtermijn

• Leveringsafspraken

• Betalingstermijn

• Gevolgen als een partij zich niet aan de afspraken houdt

• Garantie

• Onderhoudsverplichtingen

• Afhandeling van geschillen

• Akkoord van de klant (in vorm van handtekening of schriftelijk akkoord)

Tip: Zorg dat je niet iedere keer opnieuw hoeft te beginnen. Lees meer over het opstellen van algemene voorwaarden.

Een arbeidscontract opstellen in 9 stappen

Hoewel geen contract hetzelfde is, zijn er wel algemene stappen die je doorloopt tijdens het opstellen van een contract. 

Stap 1: identificeer de partijen. Welke partijen zijn onderdeel van dit contract? Vermeld de volledige juridische namen en contactgegevens van alle partijen.

Stap 2: bepaal het doel van het contract. Wat is het doel van de overeenkomst? Ook kijk je in deze stap naar het type contract. Gaat het bijvoorbeeld om een arbeidsovereenkomst of is het een overeenkomst van opdracht? 

Stap 3: bepaal de voorwaarden en afspraken. Bepaal alle voorwaarden van de overeenkomst, zoals de duur, betalingsvoorwaarden, de kosten, leveringsvoorwaarden, werkuren en andere relevante afspraken. 

Stap 4: voeg clausules toe. Denk aan geheimhouding, aansprakelijkheid, tussentijdse beëindiging of andere specifieke bepalingen die nodig zijn voor dit type contract. 

Stap 5: bepaal verantwoordelijkheden. Welke partij is waarvoor verantwoordelijk?

Stap 6: bepaal de vergoeding of prijs. Specificeer de financiële aspecten van de overeenkomst, zoals salaris, tarieven, prijzen, en betalingstermijnen.

Stap 7: voeg juridische elementen toe. Check of je contract voldoet aan de wetgeving en voeg waar nodig extra clausules toe. Vraag eventueel een juridisch expert om mee te kijken.

Stap 8: controleer het contract. Check het contract nog een keer om zeker te zijn dat alle afspraken duidelijk zijn en dat je niets over het hoofd hebt gezien.

Stap 9: ondertekening. Als beide partijen akkoord gaan met de voorwaarden, ondertekenen zij het contract.

Wanneer is een contract rechtsgeldig?

In het Burgerlijk Wetboek staan de basisprincipes van een rechtsgeldige overeenkomst. Een overeenkomst is geldig als er iets is voorgesteld (een aanbod) en de andere partij of persoon dat voorstel heeft geaccepteerd. Beide partijen moeten de bedoeling hebben gehad om mee te doen aan de overeenkomst en dat aan elkaar laten weten. Dit kan door het aanbod te doen of het te accepteren. 

Lees ook: Wat is de wettelijke opzegtermijn bij een vast contract?

Let bij tijdelijke contracten op de aanzegtermijn 

Bij tijdelijke contracten, langer dan 6 maanden, heb je te maken met een aanzegtermijn van het arbeidscontract. Je moet uiterlijk één maand voor het contract afloopt laten weten of je het contract wel of niet verlengt. Je kunt ook al bij het afsluiten of verlengen van een contract laten weten dat je daarna niet (meer) gaat verlengen. Dan geldt de aanzegtermijn niet. Leg dit wel goed vast.

Verleng je het contract? Dan moet je laten weten onder welke voorwaarden. Als je dit niet doet, dan gelden dezelfde voorwaarden als bij het aflopende contract. 

De aanzegtermijn geldt niet bij tijdelijke contracten korter dan 6 maanden, bij een uitzendovereenkomst met uitzendbeding en bij tijdelijke contracten zonder einddatum, bijvoorbeeld een contract dat geldt tot het einde van een project. 

Waar moet je nog meer aan denken tijdens het maken van een contract? 

Je hebt een aantal standaard onderdelen in een contract, zoals de gegevens van beide partijen, de duur en de kosten. Soms zijn er belangrijke afspraken die nog ontbreken in een contract. Dit zijn de meest vergeten onderdelen:

• Beëindigingsclausule: onder welke voorwaarden mag het contract beëindigd worden?

• Geschillenregeling: hoe kunnen geschillen worden opgelost?

• Toepasselijk recht en jurisdictie: welk recht is van toepassing op dit contract en welke rechter is bevoegd in het geval van geschillen? 

• Wijzigingsclausule: onder welke voorwaarden mag het contract worden gewijzigd?

• Geheimhoudingsclausule: in deze clausule bescherm je vertrouwelijke informatie.

• Overmacht (force majeure): wat gebeurt er als onvoorziene omstandigheden de uitvoering van het contract belemmeren?

• Verzekeringen en aansprakelijkheid: wie is verantwoordelijk voor welke schade en door welke partij moeten bepaalde verzekeringen afgesloten worden om risico’s af te dekken?  

Lees ook: Een tijdelijk contract tussentijds opzeggen: mag dat?

Zelf doen of een jurist inschakelen? 

Of je een contract zelf kunt maken of beter een jurist in kunt schakelen, hangt af van de complexiteit en het belang van de overeenkomst. Gaat het om iets eenvoudigs? Dan kan een zelfgemaakt contract genoeg zijn. Gaat het om ingewikkeldere zaken of staat er veel op het spel? Dan kan het slim zijn om er een jurist bij te betrekken. Zo zorg je voor juridische geldigheid en krijg je hulp in het beschermen van de belangen van beide partijen.

Gaat het om een arbeidscontract? Dan kun je ook gebruikmaken van ons gloednieuwe online HR-documentenportaal, dat we hebben ontwikkeld in samenwerking met experts van VDT Advocaten. Hierin vind je meer dan 100 actuele en rechtsgeldige documenten die jou helpen bij je personeelsbeleid.

Veelgestelde vragen over een arbeidscontract opstellen

Wat is een arbeidscontract?

Een arbeidscontract is een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer. Hierin staan de arbeidsvoorwaarden, zoals de functieomschrijving, salaris, werktijden, standplaats, vakantie, proeftijd, etc.

Wat is een aanzegtermijn arbeidsovereenkomst?

De aanzegtermijn is de periode waarin je een werknemer schriftelijk moet laten weten of je zijn of haar tijdelijke contract wel of niet verlengt. De uiterlijke termijn is één maand voor het tijdelijke contract afloopt. 

Waar vind ik een arbeidscontract voorbeeld?

Online kun je verschillende voorbeelden vinden van een arbeidscontract. Zowel gratis als betaald. Hier kun je een voorbeeld van een informele arbeidsovereenkomst voor een 0-uren contract bekijken. Ook helpen wij je met ons online portaal. Met daarin meer dan 100 rechtsgeldige HR-documenten die je makkelijk aan kunt passen voor jouw situatie. Van arbeidsovereenkomst tot vaststellingsovereenkomst en van een brief met officiële waarschuwing tot een model voor een rechtsgeldig gespreksverslag.

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.