Wat zijn de regels bij naheffing van servicekosten?
Column | Marius Rijntjes
De verhuurder van een bedrijfspand, hoort volgens veel huurcontracten elk jaar een gespecificeerde servicekostenafrekening te verstrekken. Maar wat als de verhuurder jaren later pas met een afrekening komt?
In de meeste huurovereenkomsten is opgenomen dat de verhuurder elk jaar een gespecificeerde servicekostenafrekening verstrekt, waarbij de voorschotbetalingen worden verrekend met de daadwerkelijk gemaakte servicekosten. Maar wat nu als de verhuurder jaren later pas met een afrekening komt? En wat als de verhuurder jaren later nieuwe kostenposten in rekening brengt?
Vrijheid verhuurder
In principe heeft de verhuurder van bedrijfsruimte een ruime mate van vrijheid bij de afrekening van servicekosten. Een wettelijke regeling ontbreekt, dus het komt aan op de bepalingen van de huurovereenkomst. Daarin is dikwijls opgenomen dat er jaarlijks afgerekend moet worden. Het gaat daarbij om een streeftermijn. Overschrijdt de verhuurder de termijn, dan komt daarmee zijn recht om alsnog af te rekenen niet te vervallen.
Nieuwe kostenposten
Dat kan anders komen te liggen als de verhuurder – nadat er over een bepaald jaar is afgerekend – nieuwe kostenposten in rekening brengt. Het systeem van voorschotbetalingen en een jaarlijkse eindafrekening is immers bedoeld om de huurder in staat te stellen om na te gaan of de kosten terecht of onterecht in rekening zijn gebracht en daarover een vruchtbare discussie met de verhuurder te voeren. De huurder mag er dus in principe vanuit gaan dat in rekening gebrachte en door hem betaalde servicekosten finaal voldaan zijn, zonder dat hij bedacht hoeft te zijn op nieuwe kostenposten. Dit lijdt uitzondering als de verhuurder zich het recht heeft voorbehouden om na de afrekening gemaakte kosten alsnog op een later moment in rekening te brengen, maar in de meeste contracten komt een dergelijk voorbehoud niet voor.
Verjaring
Het kan voorkomen dat de verhuurder dermate laat is met het opeisen van de afrekening van servicekosten, dat sprake zou kunnen zijn van verjaring. Daarbij is van belang op welk moment de vordering tot afrekening opeisbaar is. In een uitspraak van de Kantonrechter Haarlem ging het om een afrekening over 2005 die in 2007 aan de huurder was verstrekt en in februari 2011 door de verhuurder werd opgeëist. De huurder was van mening dat de verjaringstermijn van vijf jaar vanaf 1 januari 2006 was gaan lopen (direct na afloop van 2005), maar volgens de Kantonrechter was het moment waarop de afrekening aan de huurder was verstrekt, beslissend. In dit geval in 2007. Van verjaring was dus geen sprake.
De huurder van bedrijfsruimte dient er dus rekening mee te houden dat de verhuurder jaren later alsnog servicekosten kan afrekenen. Dat geldt niet voor nieuwe kostenposten. Daarvoor zal de verhuurder een voorbehoud moeten hebben gemaakt.
