Hoe zorg ik dat mijn algemene voorwaarden gelden?
Verwijs op tijd en op de juiste manier naar je voorwaarden
Algemene voorwaarden kunnen alleen van toepassing zijn als je er (1) op de juiste manier én (2) tijdig naar verwijst. Hoe doe je dat? Waar moet je op letten?
1. Goed verwijzen naar je algemene voorwaarden
Vaak gaat het mis bij het juist verwijzen naar algemene voorwaarden. Dan denkt men dat de betreffende zaken goed geregeld zijn; de voorwaarden zijn toch ergens gedeponeerd en er wordt toch op het briefpapier naar verwezen? Niets is minder waar! Je moet de voorwaarden altijd ‘ter hand stellen’ aan je klant. Dat kun je doen door ze te overhandigen of toe te sturen. Vraag dan om een ontvangstbevestiging. Als je er op papier, per e-mail of online naar verwijst, zorg dan dat je klant ook bevestigt ervan op de hoogte te zijn, bijvoorbeeld door (online) af te vinken dat hij de algemene voorwaarden gezien heeft / accepteert. Laat altijd weten wáár men de volledige voorwaarden kan inzien (bijvoorbeeld op jouw website) en dat je ze op verzoek toestuurt. Het is dus niet noodzakelijk om ze ergens anders te deponeren, bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel (KvK).
Je doet er goed aan de voorwaarden op de achterkant van je briefpapier af te drukken als je dat briefpapier gebruikt voor offertes. Zijn de algemene voorwaarden zo uitgebreid dat ze niet op één vel papier passen, druk dan in ieder geval de voor jou belangrijkste bepalingen daarop af. Zet die belangrijkste bepalingen ook onderaan je e-mails.
Het opstellen van algemene voorwaarden is overigens werk voor een specialist. Brancheverenigingen hebben vaak een model met voorwaarden dat je kunt gebruiken, als je er lid van bent.
2. Op tijd verwijzen naar je algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden kunnen alleen van toepassing zijn als je er naar verwijst voordat je de overeenkomst sluit of uiterlijk op het moment van het sluiten van de overeenkomst. Dus als je telefonisch een opdracht aanneemt, moet je al meteen duidelijk maken dat je algemene voorwaarden gebruikt. Vaak wordt dat vergeten. Het is ook geen leuke boodschap, je praat er eigenlijk liever niet over. Maar doe je dat niet en noem je je algemene voorwaarden later pas, bijvoorbeeld in je opdrachtbevestiging, dan kun je te laat zijn.
Een verwijzing naar je voorwaarden op facturen heeft dus ook geen zin voor een al afgesloten transactie. Hooguit kan dat helpen bij toekomstige transacties, als je opdrachtgever al een paar keer een factuur van jou heeft ontvangen. Dan wordt hij geacht te begrijpen dat jij werkt met die algemene voorwaarden.
Wat als je opdrachtgever ook algemene voorwaarden hanteert?
Lastig wordt het als jouw opdrachtgever ook algemene voorwaarden gebruikt. Want vaak zijn zijn algemene voorwaarden op sommige punten in strijd met die van jou. Welke voorwaarden zijn dan van toepassing? Dat zijn de voorwaarden van degene die er het eerst naar verwijst. Dus als jouw opdrachtgever het eerst naar zijn voorwaarden verwijst, dan kun jij verwijzen zoveel je wilt. Maar dat heeft dan geen zin meer. Als jij toch wilt dat jouw voorwaarden van toepassing zijn, dan moet je de voorwaarden van de opdrachtgever eerst ‘uitdrukkelijk’ van de hand wijzen. Je bent er geheel vrij in hoe je dat doet. Als de opdrachtgever maar goed begrijpt dat je zijn voorwaarden niet accepteert.
Bewaar alles goed
Ook al is de totstandkoming van de meeste overeenkomsten vormvrij, bewaar je voorwaarden en je verwijzingen goed! Soms heb je ze nodig om betaling van je debiteur af te dwingen, soms heb je ze jaren later nodig als er iemand met een claim komt. De praktijk leert dat de ondernemer dan dikwijls niet meer kan bewijzen dat hij er op een geldige wijze naar heeft verwezen en, indien nodig, ter hand heeft gesteld. Bewaar dus ook oude versies van voorwaarden als je nieuwe voorwaarden gaat maken. Ook eerdere versies die op je website hebben gestaan, moet je bewaren.
