Stakeholder Engagement in de CSRD: zo pak je het aan

Wil je een succesvolle onderneming bouwen? Dan zijn je leveranciers, klanten, collega’s en partners onmisbaar. Het betrekken van zulke ‘stakeholders’ is daarom ook een cruciaal onderdeel van de CSRD. Wat houdt dit in, en hoe pak je het aan?

Wat zijn stakeholders? 

Stakeholders zijn belanghebbenden. Het zijn de personen, partijen of groepen die invloed hebben op, of beïnvloed worden door, de activiteiten van jouw bedrijf. Stakeholders kunnen interne spelers zijn, zoals werknemers of aandeelhouders, maar ook externe partijen zijn, zoals klanten, leveranciers, overheden en de lokale gemeenschap.

Wat is stakeholder engagement?

Stakeholder engagement is het proces waarbij bedrijven interactie opzoeken met belanghebbenden met als uiteindelijke doel om de bedrijfsvoering te verbeteren. Dat kan gaan over het ophalen van input en feedback, het communiceren van bepaalde informatie of updates of het starten of onderhouden van samenwerkingen met stakeholders. 

Waarom is stakeholder engagement belangrijk?

Het is voor ieder bedrijf waardevol en belangrijk om met je stakeholders te communiceren en zo nu en dan op te halen wat hun verwachtingen, feedback en ideeën zijn. Dit helpt je als bedrijf om risico’s en kansen te identificeren, zodat je je bedrijfsvoering kunt verbeteren. 

Ook als het gaat om sociale en ecologische duurzaamheid, is het waardevol om met je stakeholders in contact te komen. Zij hebben vaak waardevolle informatie of ideeën waarmee jij de impact van jouw bedrijf kan verbeteren. Dat is dan ook precies waar de CSRD-richtlijn om de hoek komt kijken. 

Stakeholder engagement als onderdeel van CSRD-richtlijn

De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) stimuleert bedrijven om met duurzaamheid bezig te zijn. Deze nieuwe Europese richtlijn vereist namelijk dat bedrijven (waaronder mkb-bedrijven) die voldoen aan bepaalde voorwaarden, hun impact op mens en milieu transparant rapporteren. 

Het doel van deze richtlijn is dat bedrijven laten zien hoe hun activiteiten impact hebben op mensen, de maatschappij en het milieu. Dat gaat verder dan alleen de interne operaties. Hoe de hele waardeketen, van leverancier tot klant, wordt beïnvloed, is minstens zo belangrijk. Stakeholders spelen volgens de CSRD dan ook een cruciale rol in het bepalen van deze impact.

Waar in het CSRD-proces moet je je stakeholders betrekken?

Het betrekken van stakeholders is geen eenmalige activiteit, maar een doorlopend proces dat op verschillende momenten in de implementatie van de CSRD plaatsvindt. Waar speelt stakeholder engagement een rol? Hieronder zetten we de belangrijke stappen op een rij:

1. Stakeholder Map

Om je stakeholders op een waardevolle en effectieve manier te betrekken, moet je eerst weten wie je belangrijkste stakeholders überhaupt zijn. Een belangrijke stap als onderdeel van het CSRD-proces is dan ook het opstellen van een Stakeholder Map.

Dit is een visueel hulpmiddel dat wordt gebruikt om de belangrijkste belanghebbenden van een bedrijf te identificeren, te analyseren en te categoriseren. Een Stakeholder Map helpt je om te begrijpen welke partijen invloed hebben op, of beïnvloed worden door, de duurzaamheidsplannen en -prestaties van jouw bedrijf. Een belangrijke eerste stap dus.

2. Dubbele materialiteitsanalyse

Om te bepalen op welke onderwerpen je als bedrijf moet rapporteren voor de CSRD, hangt af van hoe materieel deze zijn voor je bedrijf. Daarom moet je volgens de CSRD een dubbele materialiteitsanalyse uitvoeren. Om een goede en geloofwaardige dubbele materialiteitsanalyse te doen, moet je je stakeholders betrekken. Op basis van hun input kun je bepalen welke onderwerpen (bijvoorbeeld klimaatverandering, werknemersrechten of biodiversiteit) prioriteit krijgen in de CSRD-rapportage van jouw bedrijf.

3. Duurzaamheidsstrategie en -doelen

Op basis van de uitkomsten van de dubbele materialiteitsanalyse, kun je als bedrijf je duurzaamheidsstrategie opstellen of aanscherpen. Richten jullie je in je plannen op de juiste sociale en ecologische vraagstukken? En hoe geef je strategisch en praktisch invulling aan jouw materiële kwesties? 

Betrek je stakeholders bij deze strategievorming zodat jouw duurzaamheidsdoelen realistisch zijn. Ook zorg je zo voor een goede afstemming op wat de wereld en jouw stakeholders van jou verwachten. Jouw duurzaamheidsplannen worden hierdoor simpelweg beter en geloofwaardiger. 

4. Rapportagestructuur en -format

Wat zijn de verwachtingen van interne en externe stakeholders als het gaat om het verslag dat je moet maken? Ook bij het opstellen en ontwerpen van de daadwerkelijke duurzaamheidsrapportage kun je feedback van stakeholders gebruiken. Het doel? Ervoor zorgen dat jouw rapportage duidelijk en compleet is, en dat belanghebbenden in jouw rapportage terug kunnen vinden wat ook voor hen belangrijk of relevant is. 

5. Evalueren van resultaten

Ook tijdens en na de implementatie van duurzaamheidsmaatregelen kun je je stakeholders blijven betrekken. Zij kunnen namelijk helpen bij het evalueren van de duurzaamheidsresultaten van jouw bedrijf. Ze kunnen waardevolle feedback geven over de impact van de uitgevoerde maatregelen en meedenken over eventuele aanpassingen van jouw duurzaamheidsstrategie.

Hoe betrek je stakeholders bij CSRD? 

Maar hoe pak je dat dan precies aan? Wat zijn concrete vormen om stakeholders te betrekken als onderdeel van het CSRD-proces? Hieronder bespreken we een aantal methoden die variëren in intensiteit.

Enquêtes om meerdere stakeholders te bevragen

De eenvoudigste manier om stakeholders te betrekken is door middel van enquêtes en interviews. Met enquêtes kun je tegelijkertijd meerdere stakeholders bevragen en kun je de resultaten op efficiënte wijze analyseren. Tegenwoordig zijn er steeds meer platformen, zoals Coolset en Passionfruit, die dit proces voor bedrijven gemakkelijk maken. Via zo’n platform kun je duurzaamheidsenquêtes uitsturen. Hiermee kun je de informatie ophalen die nodig is voor het behalen van je duurzaamheidsdoelen of het voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de CSRD.

Interviews voor meer één-op-één gesprekken

Een andere optie is het organiseren van interviews. Interviews kosten iets meer tijd, maar stellen je in staat om één-op-één de diepte in te gaan. Zo zien we dat CSRD-verplichte bedrijven in de praktijk vaak kiezen voor interviews om hun stakeholders te betrekken bij de dubbele materialiteitsanalyse. Hiermee willen bedrijven een goed beeld krijgen van zowel de impact van je organisatie op de maatschappij en het milieu (impactmaterialiteit) als de invloed van duurzaamheidsfactoren op de financiële prestaties van je organisatie (financiële materialiteit). Hieronder staat een aantal voorbeeldvragen die je als bedrijf in zo’n interview kunt gebruiken, verdeeld over beide dimensies van materialiteit.

Voorbeeldvragen voor impactmaterialiteit:

• Hoe maakt ons bedrijf positieve impact op mens, milieu en maatschappij in jouw ogen?

• Hoe maakt ons bedrijf negatieve impact op mens, milieu en maatschappij in jouw ogen?

• Welke sociale of ecologische kwesties zijn wat jou betreft het meest relevant of urgent voor ons bedrijf om aan te pakken?

• Welke duurzaamheidsinitiatieven van andere bedrijven of in onze sector zie jij als voorbeeld of benchmark voor ons?

Voorbeeldvragen voor financiële materialiteit:

• Welke sociale of ecologische kwesties kunnen in jouw ogen de grootste impact hebben op de toekomstige bedrijfsvoering en het bestaansrecht van ons bedrijf?

• In jouw ogen, welke A) duurzaamheidsrisico's en B) duurzaamheidskansen kunnen mogelijk invloed hebben op de financiële prestaties van ons bedrijf op de korte of lange termijn?

• Wat denk jij dat de toekomstige impact is van strengere regelgeving en duurzaamheidsvereisten (zoals de CSRD) op de operationele en financiële prestaties van ons bedrijf?

• Welke duurzaamheidsonderwerpen of -kansen zouden ons helpen om ons te blijven onderscheiden van onze concurrenten in jouw ogen?

Pak uit met een stakeholderdag of rondetafelsessie

Je kunt ook wat meer uitpakken met hoe je je stakeholders betrekt bij de CSRD, door het in de vorm van een event te gieten. Zo zou je een rondetafelsessie kunnen organiseren, waarbij je aan de hand van vragen en stellingen in dialoog gaat met verschillende groepen stakeholders, zoals werknemers, klanten, leveranciers en NGO's. 

Een alternatief is dat je een stakeholderdag organiseert: een dag(deel) met bijvoorbeeld al je belangrijkste leveranciers. Op zo’n dag kun je diverse agendapunten bespreken, waar CSRD onderdeel van kan zijn. Zo organiseerde cateringbedrijf Appèl een leveranciersdag, waarin ze met leveranciers in gesprek gingen over trends en ontwikkelingen omtrent duurzaamheid binnen de cateringsector. Dit hielp het Brabantse bedrijf niet alleen om waardevolle ideeën en feedback op te halen, maar versterkte de dag ook de band met leveranciers. 

Werk samen met je stakeholders

Voor bepaalde stakeholders, zoals leveranciers of lokale gemeenschappen, kan samenwerken en het opstarten van gezamenlijke projecten ook een effectieve manier zijn om betrokkenheid van stakeholders te vergroten. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je samen met leveranciers duurzamere productiemethoden onderzoekt of dat je met lokale gemeenschappen werkt aan waardevolle projecten. Het creëren van een duurzame toekomst is immers een gezamenlijke uitdaging, die we alleen kunnen oplossen als we goed met elkaar samenwerken. 

Praktische tips voor stakeholder engagement

Door stakeholders te betrekken kun je niet alleen aan de wettelijke vereisten van de CSRD-regelgeving voldoen, maar ook waardevolle inzichten ophalen die positief bijdragen aan je duurzaamheidsstrategie en -resultaten van je bedrijf. Tevens is het een mooie kans om je relaties met stakeholders te versterken. Ook als je nog niet CSRD-plichtig bent, is dit dus een waardevolle activiteit.

Ga je hier op korte termijn mee aan de slag? Houd deze praktische tips in je achterhoofd:

• Begin klein: Je hoeft niet meteen grootschalige events, dialogen of onderzoeken te organiseren. Begin eens met informele gesprekken met werknemers, leveranciers en klanten om hun mening te peilen.

• Focus op je belangrijkste stakeholders: Het is niet altijd mogelijk om iedereen te betrekken. Richt je op de stakeholders die het dichtst bij jouw bedrijf staan, zoals grote leveranciers, trouwe klanten of strategische partners. De Stakeholder Map kan hierbij helpen. 

• Integreer stakeholder engagement in je dagelijkse bedrijfsvoering: Maak stakeholder engagement een vast onderdeel van je operatie. Maak een plan en organiseer regelmatig interne bijeenkomsten, events of interviews om duurzaamheid met stakeholders te bespreken. Vergeet niet de verantwoordelijkheid hiervoor intern te beleggen bij een collega.

• Documenteer je inspanningen: Zorg ervoor dat je alle vormen van stakeholder engagement goed vastlegt. Dit is niet alleen handig voor de CSRD-rapportage, maar helpt ook om je inspanningen zichtbaar te maken naar interne en externe stakeholders.

• Gebruik technologie: Online tools zoals enquêtes en webinars kunnen je helpen om snel en efficiënt feedback te verzamelen, vooral als je stakeholders geografisch verspreid zijn. Ook zou je AI kunnen gebruiken bij het opstellen van goede vragenlijsten of enquêtes.

• Sta open en blijf objectief: Wanneer je met stakeholders in gesprek gaat over de impact van jouw bedrijf en waar ruimte ligt voor verbetering, is het verleidelijk om te reageren op de feedback die je krijgt. Bijvoorbeeld omdat je het er niet mee eens bent of omdat de stakeholder in kwestie niet het volledige plaatje kent. Oordeel niet over het advies dat je krijgt, maar neem het ter harte.

Houd leveranciers op de hoogte

Stakeholder engagement stopt niet na één dialoog. Het is essentieel om de communicatie open en transparant te houden. Dit kan via regelmatige updates op je website, via nieuwsbrieven of op sociale media. Zorg ervoor dat stakeholders op de hoogte blijven van je duurzaamheidsdoelen, je voortgang en eventuele nieuwe initiatieven. Dit helpt om de dialoog open te houden en vertrouwen op te bouwen.

Auteur

Floor Meeder

Voor een duurzame toekomst hebben we meer bedrijven nodig - groot én klein - die het verschil willen maken. Mijn missie? Ondernemers in beweging zetten en hen helpen om op eigen wijze waarde te creëren voor mens en milieu. Dat doe ik door te schrijven, op platformen als deze, en MKB-bedrijven direct te ondersteunen met Etiquet: Een duurzaamheidsstudio die ondernemers helpt het verschil te maken en een plek te bemachtigen in de nieuwe economie.