Onbetaalde facturen

Als je klant niet op tijd betaalt kun je een incassobureau vragen om je facturen voor je te innen. Daarbij zijn de incassokosten in principe voor rekening van je klant. Maar soms draai jij op voor de kosten. Hoe zit dat? Wat kosten incassobureaus voor jouw bedrijf?

Kosten incassobureaus

Een veelgestelde vraag is: wat kost een incassobureau? De kosten van incassobureaus zijn vaak gebaseerd op het principe ‘no cure, no pay’. Dat betekent dat wanneer het incassobureau je onbetaalde factuur niet kan incasseren, ze bij jou geen kosten in rekening brengen. 

Soms rekent het bureau wel een standaardbedrag voor de behandeling van jouw factuur (dossier- en/of administratiekosten). Dit is meestal niet meer dan € 75,00, maar het is verstandig dit na te vragen op het moment dat je de rekening aanbiedt.

Wat zijn incassokosten?

Het incassobureau int voor jou via een incasso een openstaande factuur en berekent incassokosten over de factuurbedragen. De incassokosten zijn de kosten van de verrichte incassowerkzaamheden en worden ook wel buitengerechtelijke kosten of incassoprovisie genoemd. Dus alle uren en middelen die het incassobureau heeft ingezet om de factuur te innen. De kosten zijn bijvoorbeeld hoger als er ook gerechtelijke stappen gezet moeten worden.

Lees ook: Wat is een incasso?

Wie betaalt de kosten van het incassobureau? 

In de meeste gevallen betaalt je klant de incassokosten, samen met het factuurbedrag en de rente (zie verderop). De exacte kosten kunnen verschillen per incassobureau en zijn afhankelijk van de tijd en middelen die zijn besteed aan het innen van de factuur. Er geldt wel een wettelijk maximum voor deze kosten (zie tabel hieronder).

Wanneer betaal je zelf incassoprovisie?

Betaalt jouw klant maar een deel van de rekening en blijkt dat de rest niet meer te incasseren is, bijvoorbeeld omdat je klant failliet is? Dan eindigt het werk van het incassobureau. De incassokosten moeten betaald worden, maar de debiteur kan de incassokosten niet betalen. In dit geval kan het incassobureau de incassokosten op jou verhalen.

Je krijgt dan een factuur toegestuurd voor het overgebleven deel van de incassokosten. Het incassobureau zal je uiteraard uitleggen waarom zij vindt dat je beter genoegen kunt nemen met de deelbetaling. In dit geval betaal jij dus de incassoprovisie. Dit kun je ook voorkomen door vooraf goede afspraken te maken. Bij een volledige ‘no cure no pay’-afspraak hoef je in principe niet te betalen, maar check dit vooraf.

Let op: een incassobureau mag alleen kosten in rekening brengen die zijn afgesproken. Dus controleer de overeenkomst die jij met het incassobureau hebt en eventuele algemene voorwaarden.

Incassobureau kosten

Als je een incassobureau inzet dan mogen zij een maximum aan incassokosten in rekening brengen. De maximale incassokosten zijn wettelijk vastgesteld. Ze zijn afhankelijk van het factuurbedrag van de openstaande rekening. In onderstaande tabel zie je wat de maximale incassokosten zijn.

Incassokosten berekenen

Met de gegevens uit bovenstaande tabel kun je dus de incassokosten berekenen. Stel dat je een openstaande factuur hebt van € 2.000, dan zijn de maximale incassokosten € 300 (15%). Als je bij één klant meerdere facturen hebt openstaan waarvoor aanmaningen zijn verstuurd, dan kun je de incassokosten berekenen over het totaal van de facturen.

Rekenvoorbeeld incassokosten 

Je hebt een openstaande factuur van € 4.000. Wat zijn dan de maximale incassokosten? Deze kosten zijn:

• 15% over de eerste € 2.500 = € 375

• 10% over de resterende € 1.500 = € 150

• Het totaal aan incassokosten is dus maximaal € 525. 

Minimale incassokosten

Er is overigens ook zoiets als minimale incassokosten, te weten een bedrag van € 40. Dus als een incassobureau een factuur van € 150 int, zijn de incassokosten € 40, ook al is dat meer dan 15% van het totaalbedrag.

Afwijken van wettelijke incassokosten

Als je een zakelijke klant hebt, dan mag je afwijken van het wettelijke maximum en minimum aan incassokosten. Je moet dit wel goed vastleggen in een contract. De bedragen die je dan afspreekt zijn van toepassing. Bij particuliere klanten mag je dit niet doen. Dan geldt dus altijd het wettelijke minimum en maximum bedrag.

Wettelijke rente incassobureau

Als een factuur niet op tijd betaald is, mag je ook rente vragen aan je klant. Dit staat los van de incassokosten. Jij mag dit zelf in rekening brengen bij je klant, maar het incassobureau kan dit ook namens jou doen. Er geldt een wettelijke rente voor zakelijke klanten (handelstransacties) en particuliere klanten (niet-handelstransacties). Namelijk:

• Wettelijke rente voor particuliere klanten: 2% 

• Wettelijke rente voor zakelijke klanten: 8%

Incassokosten btw, hoe zit dat?

Over de dienstverlening van een incassobureau wordt btw berekend, dus ook over de incassokosten. Ben jij btw-plichtig? Dan mag het incassobureau de btw niet bij jouw klant incasseren. Jij betaalt de btw en kunt die weer aftrekken van de btw die jij zelf aan de fiscus moet betalen. Per saldo betaal je dus niks. Als jij niet btw-plichtig bent, betaalt jouw klant de btw aan het incassobureau.

Kosten incassobureaus beperken

Incassobureaus zijn er in alle soorten en maten. Welk incassobureau je kiest heeft effect op de kosten. Ga je voor een incasso ‘no cure no pay’ of een andere aanpak? Let daarbij niet alleen op de kosten. Het is belangrijk een incassobureau te zoeken dat bij je past, maar vooral één dat een werkwijze hanteert waar jij achter staat. 

Zoek daarom een gerenommeerde incassopartner met een duidelijke positie in de markt. Bespreek de inhoud van de incasso-overeenkomst en de kosten die het incassobureau bij jou en je klant in rekening brengt. Check eventuele algemene voorwaarden en vooral: stel vragen als iets niet duidelijk is. Daarmee voorkom je onverwachte kosten van het incassobureau.

Checklist incassobureau kiezen

Wat doet een incassobureau precies? Bekijk de diensten die zo’n bureau aanbiedt en gebruik een checklist voor het kiezen van een betrouwbaar incassobureau.

Auteur

Raphael Klees

Elke week probeer ik ondernemers in Nederland te inspireren en vooruit te helpen. Dat doe ik als redacteur en hoofdredacteur van verschillende zakelijke websites. Mijn doel is de informatie voor bedrijven zo helder en duidelijk mogelijk te maken. Daardoor kunnen ondernemers zich snel weer richten op hun bedrijfsvoering.