Bewaartermijn administratie: hoelang moet je administratie bewaren?

Voor ondernemers geldt er een wettelijke bewaartermijn administratie. Je hebt fiscale bewaarplicht. Hoe lang je welke delen van je administratie moet bewaren en hoe je dat moet doen, lees je in dit artikel.

Boekhouding bewaren, wanneer en hoe?

De wettelijke bewaartermijn voor je administratie is 7 of 10 jaar. Dat houdt in dat je bepaalde gegevens moet bewaren op papier of digitaal. 

Hoe moet je je zakelijke administratie bewaren?

Je mag als ondernemer zelf bepalen hoe jij je boekhouding wilt bewaren. Je kunt hem inrichten en bijhouden zoals past bij jouw bedrijf. Je administratie moet binnen een redelijke termijn te controleren zijn door de Belastingdienst als je een boekenonderzoek krijgt. Dit geldt voor papieren administratie, maar ook voor digitale bestanden. 

Lees ook aan welke eisen je boekhouding moet voldoen 

Bewaartermijnen administratie: 7 of 10 jaar?

Je moet de basisadministratie 7 jaar bewaren, gegevens over onroerende zaken 10 jaar.

Unieregeling van het eenloketsysteem

Doe je zaken in de EU met klanten die geen btw-aangifte doen en heb je daarnaast gekozen voor het eenloketsysteem (One Stop Shop)? Ook dan is de bewaartermijn 10 jaar. 

Kortere bewaartermijn afspreken met de Belastingdienst

Je kunt soms met de Belastingdienst een kortere bewaartermijn afspreken. Dit geldt niet voor de basisgegevens uit je administratie, die moet je altijd 7 jaar bewaren. Overige gegevens mag je na zo’n afspraak wel korter bewaren. Je kunt ook afspraken maken over de vorm waarin je gegevens bewaart - digitaal of op papier. Maak je zulke afspraken met de fiscus, dan wordt dat schriftelijk vastgelegd.

Basisgegevens administratie - 7 jaar

• het grootboek

• debiteurenadministratie

• crediteurenadministratie

• in- en verkoopadministratie

• loonadministratie

• gegevens die belangrijk zijn voor belastingheffing aan derden 

Gegevens onroerende zaken - 10 jaar

Overige gegevens - 7 jaar

• privé-gebruik goederen en diensten

• tussentijds gemaakte controleberekeningen - ook kladaantekeningen

• bankafschriften

• contracten, overeenkomsten en andere afspraken

• agenda’s en afsprakenboek

• software en databestanden

• rittenregistratie en/of kilometerregistratie

Administratie geheel of gedeeltelijk uitbesteden

Ook als je je administratie uitbesteedt, bijvoorbeeld aan een administratiekantoor of boekhouder, gelden de genoemde bewaartermijnen. In principe zal een administratiekantoor de opslag netjes voor je regelen, maar je bent uiteindelijk zelf eindverantwoordelijk als de Belastingdienst een keer aanklopt. Als het bedrijf dat jouw administratie verzorgt grove fouten maakt, kun je ze trouwens wel aansprakelijk stellen voor de schade die jij daardoor lijdt. Hoe dan ook, maak duidelijke afspraken als je je administratie uitbesteedt. Check de algemene voorwaarden en zorg dat je altijd zelf toegang hebt en je administratie kunt inzien. 

Dienstverleningsovereenkomst en zorgplicht

En, vergeet niet, dat zodra de Belastingdienst een controle uitvoert, je de administratie moet kunnen overleggen. Ook als je de samenwerking met het bedrijf beëindigt of je de administratie overdraagt aan een andere partij, moet je ervoor zorgen dat de relevante gegevens beschikbaar zijn voor zolang als de verplichte bewaartermijn loopt. De overdracht van administratie valt meestal onder de afspraken die je samen vastlegt in een dienstverleningsovereenkomst. 

Daarnaast bestaat er een zorgplicht; dit betekent dat een administratiekantoor of boekhouder zorgvuldig en professioneel moet omgaan met jouw administratie en belangen als klant. Onder de zorgplicht valt ook dat bij beëindiging van de samenwerking jouw administratie op een nette manier moet worden overgedragen. 

Vertrouwelijkheid en geheimhoudingsplicht

Jouw financiële gegevens vallen onder een geheimhoudingsplicht. Ze mogen deze niet zonder jouw toestemming delen met derden, behalve als de wet dit verplicht (bijv. bij een belastingcontrole).

Tip: vraag hoe een administratiekantoor of boekhouder omgaat met de bewaarplicht en leg afspraken schriftelijk vast. Check ook wat er in het contract staat over eventuele beëindiging van de samenwerking en overdracht.

Administratie ordenen en bewaren: 3 tips

De boekhouding of administratie is niet het favoriete onderdeel van de meeste ondernemers. Het is soms een gedoe, ingewikkeld en het kost tijd. Maar als de boel netjes staat, kan dat je belastingvoordeel opleveren zoals de kleineondernemersregeling (KOR), de startersaftrek en zelfstandigenaftrek.  Daarom nog 3 tips om je administratie te ordenen en veilig te bewaren.

• Vanaf het begin bijhouden. Hoe eerder je start met het bijhouden van je administratie, hoe beter. Ook als je nog in de voorbereidende fase zit, zonder KVK-nummer, klanten of investeerders. Dit geeft je inzicht in je cijfers vanaf het begin, zodat je beter kunt inspelen op ontwikkelingen en trends.

• Houd je aan de fiscale bewaarplicht. Je weet nu wat je moet bewaren en voor welke termijn. Houd je aan die termijnen.

• Gebruik tools en programma’s. Je hoeft gelukkig niet meer alles handmatig bij te houden, maar kunt gebruik maken van tools en programma’s. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een boekhoudpakket.

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.