Wiens algemene voorwaarden gelden?

Je hebt je eigen algemene voorwaarden en zorgt ervoor dat je klanten en leveranciers een exemplaar ervan hebben gekregen. Maar stel dat ze zelf óók algemene voorwaarden hanteren. Wiens voorwaarden gaan voor?

Via je algemene voorwaarden regel je die dingen waar je niet elke keer met je klant of leverancier wilt onderhandelen. Je wilt namelijk je tijd efficiënt besteden. Dus onderhandel je over de prijs en de leveringstermijn, maar niet over wat hij moet doen als hij een klacht heeft of binnen welke termijn hij een klacht moet indienen. Het gaat dus om de spelregels die gelden bij het nakomen van je contract.

Beide partijen hanteren algemene voorwaarden

In het zakelijke verkeer kan het voorkomen dat zowel jij als je afnemer eigen algemene voorwaarden heeft en deze bij de overeenkomst wilt gebruiken. Stel dat in jouw voorwaarden staat dat binnen 30 dagen betaald moet worden, terwijl in de voorwaarden van de ander een betalingstermijn van 60 dagen geldt. Wiens voorwaarden hebben dan voorrang? 

Wie het eerst komt...

Als richtlijn kun je aannemen dat de partij die het aanbod doet ook de algemene voorwaarden mag stellen. De ander mag uiteraard deze algemene voorwaarden afwijzen, maar dat betekent niet dat diens algemene voorwaarden dan vanzelfsprekend van toepassing zijn. Partijen kunnen hierover natuurlijk onderhandelen en gezamenlijk een keuze maken. Soms ontstaat er na het sluiten van de overeenkomst pas de discussie over welke algemene voorwaarden van toepassing zijn. Ook in dat geval gelden de algemene voorwaarden die bij het eerste gedane aanbod hoorden, als daar naar verwezen is. Een uitzondering hierop is als je de voorwaarden uitdrukkelijk afwijst, op een manier dat het de wederpartij niet kan zijn ontgaan. Soms nemen bedrijven in hun algemene voorwaarde een afweerclausule op, waarin ze de toepasselijkheid van andere algemene voorwaarden afwijzen, maar dit geldt niet als uitdrukkelijke afwijzing. 

Onderhandelen

Om toch zaken met elkaar te kunnen doen is het slim om samen tot overeenstemming te komen over de voorwaarden. Ondernemer Ton Plooy van tbp electronics: “Het komt wel voor dat bedrijven niet direct onze verkoopvoorwaarden accepteren, omdat ze hun eigen inkoopvoorwaarden hebben. Die staan soms haaks op elkaar en daar kunnen wij niet altijd mee akkoord gaan. Meestal lukt het om tot een akkoord te komen als je voorwaarden waar je niet aan kunt voldoen schrapt of aanpast.”

Stilzwijgende verwijzing of uitdrukkelijke aanvaarding?

Om onduidelijkheid te voorkomen over wiens voorwaarden gelden: laat het niet bij verwijzen naar je voorwaarden; zorg ook dat de ander je voorwaarden accepteert. Bijvoorbeeld door ondertekening van de offerte waar ze achterop gedrukt zijn. Door de rechtspraak is namelijk bepaald dat een uitdrukkelijke aanvaarding dat bepaalde algemene voorwaarden gelden, voorrang heeft boven een stilzwijgende verwijzing in een offerteaanvraag. Als je dus als eerste in je offerteaanvraag verwijst naar jouw algemene voorwaarden en later door ondertekening van de offerte de voorwaarden van je wederpartij uitdrukkelijk aanvaardt, dan bent je gebonden aan diens algemene voorwaarden. 

Ton Plooy: “Let er goed op of een bedrijf waarmee je zaken doet, haar inkoopvoorwaarden van toepassing verklaart. Op het moment dat je in dat geval een opdrachtbevestiging uitstuurt ga je namelijk akkoord met de voorwaarden van de ander en dan zit je daaraan vast. Ook al heb je eerst jouw voorwaarden ter hand gesteld en ze met de offerte meegestuurd. Vraag na of ze inkoopvoorwaarden hebben, lees ze goed en kijk of je akkoord kunt gaan, of laat de andere partij jouw verkoopvoorwaarden accepteren.”